外貿工作中商務英語信函寫作探析

邢臺醫(yī)學高等專科學校 尚艷平

外貿工作中商務英語信函寫作探析

邢臺醫(yī)學高等專科學校 尚艷平

當今，商務信函已經成為公司從事外貿活動的一項重要的溝通手段。本文論述了商務英語信函寫作應堅持的基本原則和須注意的事項。

商務英語信函 基本原則 漢化英語

當今的國際市場上，經濟全球化的趨勢勢不可擋，規(guī)模巨大，影響深遠。一個大型跨國公司用于內外溝通的投資可能高達數十億美元，即使是一個小公司，也會在在管理、生產、物流、市場、社交等方面投入一定的財力，否則它將難以繼續(xù)生存下去。同時作為一個企業(yè)的經營者，必須盡量滿足合作伙伴的需求，盡量使合作者感到滿意。在這樣一個環(huán)境下，商務英語信函作為商務溝通的一種方式必然發(fā)揮著不可低估的作用。具體到信函寫作來說，如何組織信息，應用何種途徑傳達信息，怎么才能實現(xiàn)成本效益的最優(yōu)化，這些無不要求我們在現(xiàn)有的規(guī)范之下有所創(chuàng)新。

1 商務英語信函寫作應遵循的基本原則

商務英語信函在貿易往來中是一種強大的溝通手段，能為公司賺得利潤，能為客戶帶去滿意。但是它只有在一定原則的指導下才能達到預期的效果，相反，如果違背了既定原則，可能會給外貿工作造成意想不到的麻煩。

1.1 準確和正確原則(Correctness)

商務英語信函寫作的準確和正確包括兩方面的含義：信息準確和技術性細節(jié)的正確。信息準確是指所寫的必須是所想要表達的意思，也就是表達準確的信息，并且進一步提供準確資料支持該信息。技術性細節(jié)正確是指，在寫作過程中要遵循語法規(guī)則，正確拼寫詞匯，正確使用標點符號，以適當的格式書寫信函。

1.2 簡潔原則(Consciousness)

簡潔原則是商務英語信函寫作重要的原則，指用簡潔明了的詞匯充分表達商務信函的內容，這符合現(xiàn)代商務信函的特點。一封好的商務信函要求清楚、準確，不用多余的詞。例句比較：We are in receipt of your letter of 12 June．與Thank you for your letter of 12 June.前句顯得陳舊、過時、累贅，而后句就簡潔明了得多。

1.3 具體原則(Concreteness)

在商務交流過程中，如何傳達一條信息和信息內容本身一樣重要，也就是說信函的寫作方法和信函內容是同等重要的。“具體”的意思就是“詳盡”。首先，要求信息完整全面，因為商務信函的寫作者是代表自己的公司與對方進行交流，在讀完來信之前，收信人對于寫信者或者寫信者所在的公司都是一無所知的，也不了解信里要談的話題。如果不在信中寫出完整的信息，收信人會對信的內容感到困惑不解，不得不做些調查，不利于貿易的開展。其次，商務信函要求細節(jié)完整具體。信件細節(jié)完整具體，可以讓收信人對寫信人要表述的內容有全面的了解。例如，商務信函中寫信者應該盡量不用“one of your products”，這樣的敘述不夠具體，使讀信人感到信息含糊。應用具體的產品類型來表示，如：“TV21DWSUC”(21英寸進口電視)。

為了避免產生歧義，強調具體原則的另一要義是慎用英語簡略詞。例如，“Electronic trading”在商務信函中出現(xiàn)會產生模棱兩可的含義，它的意思可以是“電子產品交易”，也可以是“以電子方式進行交易”，甚至可以理解為“交易的電子記錄”。商務英語信函寫作中盡量注意這方面的問題。

1.4 清楚原則(Clarity)

為了提供信息，商務信函作者寫作風格必須清楚、直接，消除任何產生誤解的可能。清楚一直都是商業(yè)溝通的重要元素，是商務寫作追求的目標。如果對方不清楚信函中所寫的東西，不管多準確、多具體、多體諒都毫無價值。

寫作者在措詞層面應該使用具體而不是籠統(tǒng)的詞匯，耳熟能詳的詞語而不是技術詞語。在對話層面上，應該提供足夠的事實、確切的數字、具體的細節(jié)、令人信服的說明。例1. This figures indicate a significant decrease. “significant”一詞意為“明顯的、不小的”，語義模糊，應用具體數字替換。例2.Your goods will be delivered soon.“soon”表示“不久、很快”，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。

1.5 禮貌原則(Courtesy)

商務英語信函是商務活動中協(xié)調人際關系、促進商務交流的必要手段，鑒于其直接影響到整個交易的成敗，禮貌程度必然比日常信函要高。買賣雙方應高度重視措辭方式， 要婉轉、禮貌， 使對方容易接受，目的是為了促使公司與公司間貿易的順利開展。

在寫作商務信函時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。例句比較：Please give us your best quotations for 65,000 pieces.與 I would appreciate it if you could give us your best quotations for 65,000 pieces. 前句語氣生硬，對方很難接受，不利于交易。后句中使用了虛擬語氣和委婉語氣，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇、禮貌得體，很容易為對方接受。

2 商務英語信函寫作須避免“Chinglish”

商務英語信函寫作中一個比較嚴重的問題是“Chinglish”－“漢化英語”，也就是把用中文思考的想法直譯成英文。漢化英語在語法方面可能沒有錯誤，但以英語為母語的人讀起來感到很難懂，會阻礙貿易的開展。商務英語中出現(xiàn)的“漢化英語”現(xiàn)象是因為寫信者受了漢語思維方式和文化習慣的干擾，要求其在平時訓練自己，避免“Chinglish”現(xiàn)象。

2.1 了解中西方文化差異及其不同的表達方式

中國和西方國家處于不同的地理環(huán)境，并且歷史條件也不相同，造成了在語言表達上的一些差異性。例如，寫信人想表達某人是一個“生手”時可用“green hand”表示(不可以理解為“綠色”的手)。England是個島國，船是重要的交通工具，為了保養(yǎng)船只，常用與海水顏色一樣的綠色油漆來漆船。一個不熟練的油漆工雙手常沾滿油漆。了解這一背景，“green hand”就不言而喻了。

2.2 正確判斷信函中哪些語言形式可以接受，哪些不可以接受

商務信函中，一方常會給對方提建議，提建議的目的是讓對方接受建議。當然，對方是否接受建議取決于各種因素，寫作者要考慮英語的表達形式，避免使用帶有命令口氣的詞語。例如:“You must...”,“You should...”，“You have to...”等表達方式不容易被對方接受。用“Why don′t you...”,“Why not...”,“Do you think...”等婉轉語氣更能達到理想的效果。

2.3 要養(yǎng)成英語來思維

英漢兩種語言差異較大，用漢語思維模式來取代英語思維模式，往往會逐字理解、對釋，這種一一對應的錯誤模式違反了英語表達規(guī)律。例如：Today is very close.是一種錯誤表達方式，英語中表達天氣、時間和距離常用it做主語。應改為：It is very close today.

3 商務英語信函寫作應與時俱進

我們生活在一個日新月異的世界，商務英語信函的寫作也應與時俱進來適應時代的發(fā)展，這要求寫作者密切注意各種表達方式的更新。具體來說，商務英語信函寫作要擺脫“語言陳腐”—— 被眾多信函寫作者頻繁使用的詞語和表達法，以至于它們最初被創(chuàng)造出來時所帶有的新鮮感已經蕩然無存。過多使用陳腐語言將給商務溝通形成障礙。

外貿環(huán)境、技術、術語的變化和更新為商務英語信函寫作提出了挑戰(zhàn)，同時也為商務英語信函寫作提供了選擇空間。隨著今后貿易活動更加廣泛，形式更加多樣，商務信函的語言風格也在發(fā)生變化。但是，不管怎樣變化，只要抓住商務英語信函的言語風格和規(guī)律，堅持與時俱進的寫作模式并且符合信函寫作的規(guī)律，就一定能成功地實現(xiàn)國際商務交流。實踐證明，商務英語信函已經為推進國際經濟貿易和我國經濟的快速發(fā)展都起到了不可替代的作用。

[1] Leech,G.N.Principles of Pragmatics[M].London:Longman Group Limited,1983.

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1005-5800(2010)11(b)-237-02