西部地區高校檔案管理工作創新探析

李鴻雁 帥 敏

（吉首大學 張家界校區，湖南 張家界 427000）

檔案作為一種人類的特殊記憶，反映了人類社會實踐活動方方面面的內容。知識經濟時代，檔案管理作為一種知識管理，將成為一種知識產業，而受到越來越強烈的關注，在社會發展中具有越來越重要的地位和作用。西部地區高校檔案管理工作水平如何，直接影響到檔案工作的開展及西部地區高校自身的發展與建設。隨著高科技的迅猛發展，當今社會已進入一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期，西部地區高校檔案事業作為社會主義文化建設的重要組成部分，務必迅速、有效地提供檔案材料，為學校的教學、科研和黨政管理等工作服務，充分發揮學校檔案在教育事業中的作用。因此，創新西部地區高校檔案管理工作勢在必行。

一、西部地區高校檔案管理工作存在的問題

隨著經濟信息、科技人才競爭的日益全球化，國家對教育，尤其是高等教育的投入逐年增加，西部地區高校現代化建設水平也日益提高，檔案管理制度和管理水平也不斷提升。但從整體上看，目前西部地區高校檔案管理工作在管理機制、管理手段和人員素質等方面仍然存在著與西部地區高校事業發展不相適應的地方。具體而言，主要表現在以下幾方面。

（一）檔案管理人員綜合素質不高

一般說來，作為一名合格的檔案管理人員應該有扎實的專業知識，熟練的業務技能，但是目前西部地區高校檔案管理人員能達到上述要求的并不多。他們大多未受過專門的檔案管理方面的教育，專業性和規范性較差；部分檔案人員的職業道德素質、綜合業務素質不高；有一些檔案工作者敬業精神欠缺，工作責任感不強，對待檔案利用者不主動、不熱情，缺少奉獻精神。

（二）檔案管理人員存在工作脫節

西部地區高校的檔案兼職人員是檔案工作者隊伍的重要組成部分，他們主要負責本單位檔案的收集、整理、歸檔和部分檔案數據庫的建設等工作。西部地區高校的檔案兼職人員數量很多，但由于這些人員工作崗位變化很大，對檔案業務又不太熟悉，使得這支隊伍只能充其數量，而不能完成任務，更不能夠很好地配合專業人員工作，這大大阻礙了檔案工作整體水平的提高。

（三）檔案管理工作不太規范

雖然部分西部地區高校按照《檔案法》的要求加強了對檔案工作的領導和管理，并且建立了檔案館，但是仍然有部分西部地區高校因地處偏遠、財力有限、信息落后等多種原因，檔案管理工作還沒有完全規范到位，檔案管理沒納入法制管理、科學管理軌道。檔案大多散落到校內各職能單位，學院多家管理，管理制度不健全；由于缺乏及時歸檔意識，導致一些基層單位檔案長期不整理、不裝訂，管理水平低，收集渠道不通暢。

（四）管理方式與時代不相適宜

事實上，目前許多西部地區高校的檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，反而大大增加了額外手工勞動的投入。這種傳統的手工管理方式，已經越來越顯得無能為力，難以適應信息化的要求。

西部地區高校檔案工作存在的這些問題，究其原因是多方面的，但最主要的原因有兩點：一是認識不到位。部分西部地區高校對檔案在學校工作中的功能和作用認識不足，沒有充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源；二是檔案建設投入不足。西部地區高校在發展與建設過程中，需要經費投入的地方很多，而對檔案建設投入相對較少，致使檔案建設中許多應該解決的問題得不到及時解決，檔案建設跟不上學校發展的步伐。

二、創新西部地區高校檔案管理工作的基本思路與對策

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。西部地區高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義現代化建設的需要。

（一）大力創新工作思路

要想有創新行為首先要有創新意識，思路決定出路，檔案工作創新的前提是管理思路的創新。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和西部地區高校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值取向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。

（二）大力創新服務內容

使西部地區高校檔案管理從檔案數量要求向質量要求轉變，檔案管理服務模式創新的內容是多方面的，西部地區高校的檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉，而是要充分挖掘自身潛能，通過不斷完善、豐富、創新工作內容，推動服務工作向高水平、高層次發展。近年來，隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，西部地區高校的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道。檔案工作從傳統的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉變，已成為一種必然的趨勢。檔案的價值在于被利用，西部地區高校的檔案資源就像一座寶庫。西部地區高校檔案工作者要實現服務模式的創新，很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針，加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環節，以服務方式的主動性、提供信息的系統性、編研成果的創造性等優勢在經濟建設中的很多領域發揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發揮檔案資源作用，適時把相關的信息轉化成編研成果，直接為西部地區高校的中心工作服務，從而使編研成果發揮出最大的社會效益和經濟效益。

（三）大力創新服務方式

使西部地區高校檔案管理由被動服務向主動服務轉變，新時期西部地區高校檔案部門應立足館藏，面向未來，大膽改革現有的高校檔案管理模式，在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性上下大力氣，建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點放在檔案資源的開發利用上，努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。檔案管理者要強化參與意識，在校領導的重視和支持下，緊緊圍繞學校的中心工作，積極參與學校的重大活動，及時了解、掌握學校發展動態，經常深入教學、科研第一線，熟悉教研業務工作的流程和具體內容，了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求，有針對性地開展信息服務工作。同時，在檔案主管部門的協調下，加強西部地區高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯系與協作，廣泛開展聯機檢索等業務，互通信息，促進交流，改變各自為政的局面，優化檔案信息資源配置，聯合搞好信息資源開發，實現資源共享。

（四）大力創新服務手段

使西部地區高校檔案管理由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變，服務手段的創新是檔案服務工作創新的載體，隨著計算機和多媒體網絡技術的加速融合發展，數字化檔案館的建設是二十一世紀檔案業務建設的必然發展趨勢。因此，必須加快檔案信息化建設步伐，把現代科學技術手段運用到西部地區高校檔案管理工作中去，改變傳統的手工操作管理模式，實現現代化管理。檔案工作人員要借助現代計算機技術及網絡通訊技術，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進行處理、存儲，實現同一事物的多種形式表現，從而改變傳統的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者。同時，加強檔案館信息網絡建設，在因特網上建立檔案信息主頁，搞好網絡化服務，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息；按照信息化標準建成的檔案館，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便地獲得這些信息，并且信息存儲和用戶訪問不受地域限制。這種檔案館信息網絡能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理和查詢集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，從而改變過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發放圍墻之內的不利狀況。

總之，信息時代環境下的西部地區高校檔案管理，只有充分利用網絡的優勢，與時俱進，成為學習與支持服務體系的一個重要組成部分，才有可能在激烈競爭中生存和發展。

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