Word排版在科技期刊數字出版中的應用及優勢分析

陳曉峰

《(科技進步與對策》雜志社,湖北武漢430071)

Word排版在科技期刊數字出版中的應用及優勢分析

陳曉峰

《(科技進步與對策》雜志社,湖北武漢430071)

根據科技期刊稿件的特點,在總結以往科技期刊排版研究的基礎上,得出了Word排版是克服現有排版軟件的局限、實現數字出版的最佳選擇。在總結期刊排版實踐工作經驗基礎上,介紹了使用Word2007對期刊排稿的技術要點,并重點分析了Word排版在標題自動化編號、公式的轉化、頁碼變更、標題頁眉自動化變更、格式利用轉化等方面的優勢。

Word;排版;科技期刊;數字出版

近年來,由于科研學者們對信息及網絡技術的使用越來越普遍,許多期刊社都采購了期刊采編系統,方便作者投稿及專家審稿,同時也實現了編輯部出版流程的網絡自動化。但目前大多數編輯部的采編系統只用于收稿和審稿,并未實現期刊文章完全的數字出版,這與市場上目前主流排版軟件的局限性所帶來的影響密不可分。

筆者在實踐工作過程中,通過對Word排版技術的深入研究,充分挖掘利用了Word2007新的功能特性,形成了一整套有關科技期刊Word排版的技術模式,極大程度地提高了工作效率以及排版的準確性。

一、Word2007排版的技術要點

(一)樣式集的使用

Word2007作為微軟公司最新的自動化辦公軟件,相比之前版本產生了較大的變化,特別是體現在樣式集上,更加直觀,快捷方便。由于科技期刊在排版過程中,對文題、作者、單位、摘要、關鍵詞、各級標題、正文、參考文獻等都有固定的格式要求,因此,在論文模板中,我們只要在樣式集里按照相應文章要素的格式要求設定好格式并自定義好快捷鍵,將原文復制到模板里后,即可通過已設置好的樣式快捷鍵將原文的格式迅速變更為期刊目標樣式。同時,還需要注意將各級標題定義為多級列表格式,使得在改變各級標題樣式的同時也對各級標題進行自動化排序。此外,由于文章各種要素都被制定了樣式,將為通過樣式導出相應文章要素內容帶來極大的便利,例如可利用標題、作者樣式生成目錄。

(二)域的使用

在Word中,域的使用在以往科技期刊Word排版的研究中并沒有被提起和重視,實際上,它是實現科技期刊自動化排稿很重要的要素之一。通過在文章編碼和頁眉設置相應的頁碼域與樣式域,文章編碼中指代當前頁頁碼的域可通過刷新域自動更新,而頁眉中的樣式域也可以直接鏈接到文章的標題和作者,方便準確地完成相應的設置。

(三)主控文檔的使用

主控文檔通常是大家在使用Word中比較陌生的功能,但在科技期刊排版的實踐過程中卻有極大功用。通常一篇篇文章都是獨立的Word文檔,當一期的文章需要合版的時候,通過插入主控文檔中形成了稿件的集合,即基本完成了拼版。而此時主控文檔的本身只是這些合版稿件的鏈接文檔,對于修改獨立的某篇合版文檔,在主控文檔合成后都會有相應的變化,甚至對于臨時需要撤銷更換拼好版的文章,在主控文檔里調整好后,通過刷新域,均可以實現全文頁碼自動變更,傳統排版軟件需要手動改且極容易出錯的過程通過Word自動化方式得到了解決。

二、Word排版的優勢分析

由于目前期刊大多采用方正書版、方正飛騰軟件排版,與作者提供的Word原稿存在轉化的過程。在這個過程之中,往往由于公式、圖、化學符號等需要重新輸入,常常容易造成不準確性,而且這些軟件自動化程度較低,輸入的文件轉化的PDF有一定的困難,不利于共享。Word是日常辦公中最經常使用的軟件,利用好其自動化排版和樣式,完全能夠實現方正類排版軟件所達到的效果,同時能夠無縫快速準確地轉化作者Word來稿,其優勢主要體現在以下幾個方面。

標題自動化編號。可以設置文章一二三級標題的序號樣式,可以按照文章順序自動化編號。不僅如此,在編輯編稿的過程中,由于會刪除部分段落內容,Word的自動化編號可以實現自動變更序號。

公式的轉化。由于目前作者來稿的公式大多數是通過Word中集成的Mathtye插件來輸入的,如果是傳統的方正軟件,通常需要重新輸入,這樣常常會由于排版人員手工輸入,或多或少出現一些偏差和錯誤,這也給編輯校稿帶來了一定的難度,而在Word中直接可以將公式轉化為排版要求的格式。

靈活的頁碼變更。在期刊的出版過程中,常常會遇到定版的稿件撤稿和添加的現象。由于稿件的撤換帶來了一系列正文內容的變更,往往給編輯校對核稿帶來了很大的麻煩,而Word排版通過域的使用可以實現自動化變更,避免了由于人為操作失誤帶來的問題。

標題頁眉自動化變更。科技期刊往往在文章正文頁眉部分會出現文章的作者和標題,通過設置樣式域,在改稿的過程中如果修改了文章標題,相應頁眉、目錄部分會實現自動變更,避免了錯誤發生的可能性。

格式利于轉化,方便瀏覽傳輸。由于是 Word排版,編校的稿件可隨時上傳至期刊網絡數據庫,方便編輯下載修改與提交,使編校過程可在網絡環境下進行,突破了地域的限制。Word排版后,通過PDF打印機制成PDF直接可用于出版印刷,同時也可以制作為閱覽使用的 PDF,供讀者閱讀學習;同時Word的定稿還可以存為html格式,上傳至服務器,不僅讀者瀏覽更加方便,同時還可以被各大搜索引擎收錄。

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責任編輯 韓璽吾 E2mail:shekeban@163.com

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G20

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1673-1395(2010)04-0133-02

20100510

陳曉峰(1983—),男,湖北武漢人,編輯,主要從事數字出版、期刊網絡化研究。