淺析高校圖書館采編業務外包的優勢與風險

夏力苗

（赤峰學院 圖書館，內蒙古 赤峰 024000）

淺析高校圖書館采編業務外包的優勢與風險

夏力苗

（赤峰學院 圖書館，內蒙古 赤峰 024000）

隨著網絡信息技術的快速發展,高校圖書館編目作業方式發生了根本改變.從編目外包產生的背景、內涵等概念及發展狀況出發,分析了高校圖書館編目外包的動因、優勢及風險,提出了成功實施高校圖書館編目外包的策略.

高校圖書館；編目工作；業務外包

1 圖書館編目業務外包產生的背景

編目業務外包就是指圖書館把編目業務的部分或全部交由其他機(服務者)完成,從而降低成本,節約時間和人力資源,提高編目整體效果和服務質量.編目外包是國外圖書館業務外包中應用最廣且最具有成效的工作,早在20世紀七八十年代的美國、日本等,圖書館就已開始編目業務部分外包.1967年美國OCLC成立以后,由于它費用低,質量可保,成了世界各地圖書館編目外包的服務商.在我國,隨著現代信息技術應用和Internet技術的迅猛發展,江蘇省建立了圖書館圖書聯合采編中心,實行江蘇省內的聯合采購、聯合編目.這種業務外包形式也為各大書商、出版社提供了良好的發展機遇.從20世紀90年代起,國內許多圖館就普遍采用了編目業務外包的方式.以赤峰學院圖書館為例,由于學院是新升格組建的本科院校，學生人數大幅度遞增,圖書采編量也大大增長,為了減少圖書積壓,圖書館得不增加采編力量,以加快新書的分編、上架速度,與此同時有選擇地選取了部分編目業務由書商完成,即實現了編目業務的外包.

2 圖書館業務外包的內涵、類型

圖書館業務外包是指圖書館以合約的方式委托外部服務商為圖書館提供本應由圖書館自己完成的各種業務活動和服務.這是圖書館界參照工業企業外包模式提出的一種新型管理方法,其主旨在于通過有效整合、利用圖書館外部最優秀的專業化資源,將一些非核心的、次要的或輔助性的功能業務外包給外部的專業服務機構,達到彌補人員不足、降低運營成本、提高工作效率、充分利用社會資源、提高服務水平的目的.

目前,我國高校圖書館采取的編目業務外包類型有三種,書商隨書配備分編數據、套錄書目數據庫公司書目、委托專業公司(團體)分編.目前大多數圖書館采取的是前兩種形式,并且運作也比較成功.

3 高校圖書館業務外包的起因

高校圖書館編目業務外包實際上就是向社會借力,從而提高自身的核心競爭力,更好地為廣大師生服務.

3.1 經濟因素.20世紀90年代末,國家對高等教育進行改革,各高校紛紛合并重組,規模不斷擴大,招生數量成倍增加,學生與圖書數量的比例與教育部評估標準差距較大.在校學生與圖書館藏書之比遠遠低于國家教育行政部門要求的標準,有的學校因此而受到了黃牌警告.為了解決圖書數量不足的問題,各高校均投入大量購書經費來采購圖書,造成現有圖書館人員的緊張狀況.為了能使新書盡快上架,圖書館不得不利用外部的技術和人力資源來解決面臨的困難，外包不失為一種好的解決方式.

3.2 人員因素.隨著高校內部體制改革的不斷深化,使作為輔助單位的高校圖書館隊伍建設與高校圖書館快速發展的需要越來越不相稱,高校圖書館每年進人指標非常有限,業務人員嚴重短缺、館舍空間不足.購書量逐年遞增,造成編目業務人員負擔加重,圖書資料無處擺放.外包就可以彌補這些不足,使圖書館更好地提高服務質量.

3.3 科技因素.網絡技術的普及,從根本上改變了圖書館的作業模式.網絡環境下,國家圖書館聯合編目中心于1997年10月成立,聯機編目應用程序于1998年12月開始運行.為各高校圖書館全面開展資源共享和文獻信息服務提供了先進的應用平臺、服務環境和服務手段.目前各書商在提供圖書的同時,均免費提供書目數據.

3.4 市場競爭因素.現在的圖書流通市場競爭非常激烈,由此而誕生了一大批有競爭優勢的企業,如書刊代理商、數據庫開發制作公司等.它們為在圖書流通市場占得一席之地,紛紛盡力為各高校圖書館提供售后服務,盡量滿足客戶需要.從簡單的手工加工業務到復雜的技術業務,如分類編目等,為高校圖書館編目外包的實現提供了可靠的保證.因為高校圖書館是事業單位,信譽好,購書費拖欠的可能性非常小,書商為了長期的利益,也愿意提供業務外包服務.

4 高校圖書館編目業務外包的優勢與風險

4.1 圖書館編目業務外包的優勢

4.1.1 節約了圖書館有限的購書經費

近幾年來，隨著我國高等教育事業的發展,制約高校圖書館發展的瓶頸——圖書經費問題得到了領導的相對重視,但總的來說還是比較緊張.所以,怎樣讓有限的經費充分發揮其作用是圖書館領導者應重點考慮的問題.圖書館編目業務外包在一定程度上大大節省了圖書館的運作成本,節省了有限的圖書經費,合理有效地緩解了這一棘手的問題.圖書供應商的企業化管理、商業化競爭意識和規模化經營,使企業保持足夠的活力,就完成同一業務來說,圖書供應商的投入往往低于圖書館的投入.就編目數據來說,由于網絡技術的應用,目前圖書館編目業務已進入聯機編目階段,我國已建立了國家圖書館聯機編目數據中心和CALIS高校文獻保障服務系統,其強大的技術優勢可以為高校圖書館提供編目服務或承擔編目業務.據有關資料統計,我國每種書的原始分編成本在10-15元,而從CALIS套錄數據或者由書商自己提供分編數據,成本就要低得多.由此看來采編業務外包降低運作成本的作用顯而易見.通過業務外包節省的開支還可以用于改善服務環境,更好服務于高校的教學科研工作.

4.1.2 提高了圖書館的工作效率

高等教育事業的快速發展,高校辦學層次的提升和人才培養水平評估的要求,都使圖書館各項硬件指標特別是圖書資源所占比重的標準相應提高,生均圖書由原來的50冊到后來的60冊、100冊,各高校要購買大量的新書并要求加工上架.這樣采編任務繁重,再加上人手的缺乏,導致圖書積壓待編的現象時有發生,從而影響到新書與讀者見面的時間.一般來說,新書從采購到初加工的完成,再到典藏上架同讀者見面,至少需要1個月時間,有的甚至在2個月以上.而當前高新技術的發展日新月異,知識老化速度加快,信息更呈現出其時代性和時效性.據專家稱,新書特別是科技類圖書,滯留一年,其情報價值就喪失30%,而尖端高新技術類圖書,由于高新技術發展更快,1~2年后,幾乎變成舊書.可見,新書上架與讀者見面的時效性是多么重要.而如果圖書館采用編目業務外包,從要求書商隨書配送編目數據、圖書的埋設磁條、加蓋館藏章、貼條形碼、貼書標到最后一道工序典藏上架,全部交給書商來完成,則可大大縮短新書與讀者見面的時間.

4.1.3 彌補了人力、人才資源的不足

業務外包之后節省的人力資源效益是非常明顯的,以圖書的分編加工為例,使用一個正式職工,其最低的工資福利至少在每年2萬元以上,而現在由于圖書市場競爭異常激烈,書商為了爭取到較大的市場空間,往往提供一系列的特色服務、一條龍服務、甚至圖書初加工的無償服務,而這些原由圖書館工作人員承擔的工作量轉移給供書商,相應地這些人員的開支就無形地消失了.圖書館人才資源的缺乏長期以來是制約圖書館發展的最大障礙.由于圖書館的工作性質和特點,使得我國圖書館特別是高校圖書館長期被作為安排職工家屬就業和落聘人員的首選單位.職工的技能水平、文化水平參差不齊,人員知識結構、性別結構不合理,特別是技術含量比較高、專業性較強的崗位人才缺乏,專業技術引領型人才長期得不到應有的補充,難以適應新形勢、新技術環境下圖書館工作發展的需要.以我校為例,圖書館正式在編人員74人中,采編部圖書館專業畢業人員只有3人.編目工作的開展可想是多么困難,編目任務是多么繁重.再加上圖書館在職稱評定、工資晉級和人事聘任升遷等條件與教學科研一線人員相比存在有一定的差別,所以影響到一些人員工作熱情的發揮,更有甚者驅使一些館員調出圖書館,而這些人員大多是圖書館學歷和專業素質較高的人群.急需專業人才引進的困難、原有圖書館熟練專業人員的調離,再加上業務骨干長期日復一日地從事繁瑣的非核心事務中,根本沒有時間和精力考慮自己業務的繼續學習和深造,所以導致整個圖書館隊伍業務素質相對偏低,圖書館陷入少數專業技術人員超負荷運轉、整體技術力量嚴重滯后的困境,難以適應現代信息技術條件下圖書管理和服務的要求.借助編目業務外包這一新型管理模式的潛在優勢,則可以緩解圖書館人力人才資源不足的雙重壓力.

4.1.4 用人機制更加靈活

通過編目業務的外包,圖書館的隊伍更加精干.特別是采編部是圖書館業務要求最強的部門之一,其人員的業務素質、專業素質都要有專業型引領型人才,其素質的高低直接影響到圖書館的整個文獻采購質量,藏書結構是否合理,文獻學科結構是否顯現學校的重點專業,文獻載體類型是否單一等等,都體現了采編人員的專業素養.所以,編目業務外包的實施,使一部分原有的工作人員由于工作的需要調離本部門,崗位之間流動的可行性、適應性增加,一人多能、崗位平衡就容易實現.

4.2 圖書館編目業務外包的風險

4.2.1 圖書館人員失去主動學習的動力和主體創新的能力

編目業務外包,使得部分甚至全部編目工作交由外部供書商承擔,從某種意義上來說,圖書館編目人員可以從繁雜的事務中解脫出來,可以有一定的時間和精力加強自身的學習和業務上的精益求精,保證圖書館主流的核心業務做得更充分、更完美.但是,圖書館在享受到最充分最優厚的服務的同時,也承擔了不同的風險.編目人員由于工作業務內容的轉變,工作壓力相對減少,相應地業務上的嚴格要求降低了,主動學習的動力放松了,失去了實踐鍛煉的機會,甚至原有的編目業務由于無暇實踐而退化,久而久之,圖書館編目人員對供書商產生了業務上的依賴性,業務素質有可能會下降,更談不上對業務的拓展和創新,館員核心能力的培養也成為無源之水,無本之木,成為無法實現的空話.這樣不利于圖書館事業的長遠發展.

4.2.2 編目業務外包存在一定的質量問題

由于供書商職業良莠不齊,編目人員素質的不確定性,造成編目數據的非專業化操作,再加上受經濟利益驅動,加班加點,外包之后工作效率是提高了,但圖書的加工質量并沒有十足的保證.例如,館藏章加蓋的位置不正確、字跡不清晰、方向上下顛倒,磁條和條形碼粘貼的不規范,書目數據的殘缺不全和錯誤較多等等,都是在外包工作中容易出現的質量問題,而且有些問題如編目數據的不規范,在當時還不易被檢查到,只有當讀者無法借出該書時才被認識到,這對圖書館的館藏質量造成很大的影響,直接關系到館藏數據的正確率.

4.2.3 編目業務外包后將引發圖書館員的情緒問題

圖書館編目業務外包,原有的初加工工作全部承包給圖書供貨商,這樣不可避免地造成圖書館部分員工工作位置的調動,甚至崗位的撤銷.這樣造成圖書館人員崗位的流動、合并,圖書館領導妥善處理好一些人員崗位安置,盡量做到人盡其才,才盡其用,充分發揮每位員工的長處,以人為本,激發館員的創造活力,使一切有利于圖書館發展進步的創造愿望得到尊重.

5 高校圖書館編目外包的對策

5.1 慎重選擇業務承包商

要對承包商的業績狀況進行定期檢查考核并持續監督,設立專門的編目數據質檢員,以檢查控制數據的差錯率,提高編目質量.明確圖書外包編目規則及注意事項,詳細記錄編目流程和步驟,加強對外包商的質量控制.

5.2 與承包商建立相互信任和合作關系

圖書館與承包商要保持經常的溝通和交流,使大家在合作的收益和責任上達成共識,要和外包商建立良好的互動關系和互信機制.因為圖書館與外包商的關系是互惠互利的雙贏關系,雙方應在相互尊重與相互理解基礎上形成合作機制,才能使業務外包順利進行.

5.3 注重核心業務以提升圖書館的核心競爭力

所謂核心競爭力指某一組織內部一系列互補的技能和知識的結合,它具有使一項和多項業務達到競爭領域一流水平的能力.在企業,核心競爭力已經成為企業競爭的基本戰略,培育和擁有核心競爭力,是企業立于不敗之地的根本戰略,是企業持續競爭優勢的源泉.同樣,圖書館的核心競爭力是指圖書館能夠及時掌握并適應用戶需求變化,經過長期精心培育建立起來的獨特的差別優勢,是維持圖書館存在和保障圖書館發展的獨特能力.業務外包能使圖書館把資源和智能集中于保持和發展圖書館的核心競爭力上,建立核心優勢,最終提高其核心競爭力,使圖書館的讀者服務質量和水平得到迅速提升,樹立圖書館的良好形象,強化圖書館的行業地位.

5.4 加強編目外包的過程監控與成果評估

圖書館要把風險防范機制貫穿于編目業務外包的整個過程中,保持對編目外包作業的實時監測評估,定期或不定期地對外包商進行檢查,了解他們的具體工作情況.而外包商則需要接受評估檢驗并及時糾正出現的偏差錯誤,不斷創新,以適應圖書館的變化.此外,雙方在合作過程中應實施反饋修正機制和動態目標管理方式,根據圖書館預設目標的變動,不斷地整合,重構內外部的優勢資源和能力.

雖然編目業務外包在高校圖書館得到了一些應用,但還處于初級階段,只有大膽實踐,不斷總結經驗,才能探索出一條符合我國國情的高校圖書館編目業務外包之路.

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〔3〕王鳳娥.淺談高校圖書館編目業務外包的實施.科技情報開發與經濟，2006（3）.

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