新時期高校學生檔案信息資源開發探討

呂 輝

(黑龍江生態工程職業學院,哈爾濱 150025)

新時期高校學生檔案信息資源開發探討

呂 輝

(黑龍江生態工程職業學院,哈爾濱 150025)

對高校學生檔案的信息資源內容進行了劃分,指出了當前對高等學校學生檔案進行全面收集、合理分類和有效開發的必要性,并提出合理開發建議。

高校;學生檔案;信息開發

高等學校學生檔案 (以下簡稱高校學生檔案),是記錄高校學生在校學習期間形成的,能全面客觀反映學生的求學經歷、政治面貌、品德修養、知識結構、能力特長、社會實踐等情況的第一手材料。它是聯系學生、高校、社會的重要紐帶之一,是全社會重要信息資源的一部分。以下筆者將對高校學生檔案的信息資源內容進行劃分,指出了當前對高等學校學生檔案進行全面收集、合理分類和有效開發的必要性,并提出合理開發建議。

1 高校學生檔案信息內容類型

1.1 個人基本信息

包括新生入學登記表、歷年體檢表、畢業生登記表、大學生體育合格標準卡、身份證明、戶籍證明、政治面貌 (入黨入團材料等)主要家庭成員及社會關系情況。

1.2 在校學習情況

此部分是高校學生檔案的組成主體,其內容主要是學生在高校學習期間的學習記錄、學籍變動情況、學號、所學專業、歷年成績單及畢業論文成績評定表、所獲各種榮譽稱號及證書、獎學金、助學金、助學貸款記錄和違紀處分等。

1.3 社會實踐記錄

此部分信息主要是高校學生在校期間參加的各種社會實踐活動的信息記錄,如實習鑒定、參加志愿者活動、支邊支教、“三下鄉”和各種學術類和非學術類競賽,進行自主創業等。

2 高校學生檔案信息資源開發的必要性

高校學生檔案,關系到高校學生、高校和社會的共同利益。高校學生檔案是高校學生在校期間個人成長經歷,能較為全面客觀的反映一個人在求學期間德智體各方面情況的記錄,為今后個人人事檔案的形成打下基礎。因此,高校學生檔案在當前乃至今后相當長的時期內,對國家、單位和個人都有不可替代的重要作用。因此,對高校學生檔案信息資源進行全面收集、合理分類和有效開發,具有重要意義。

首先,全面收集高校學生在校期間的信息資料,是反映學生在校期間全面發展的真實寫照。高校學生在校期間的學習、生活、學術科研、社會實踐中形成的各種登記表、自傳、自我評定等,是一個人在接受高等教育期間最全面、直接、生動的寫照。通過這些材料,高校學生可以正確認識自我,自覺規范行為,進行自我約束、自我調整,不斷提高自身素質,發揚優點,改正不足,逐漸成為適應社會需求的高素質人才;同時,將學生的個人經濟、科研創新、社會實踐信息全面收集到學生檔案中,能更加詳盡地反映不同學生在校期間的不同成長經歷,避免學生檔案“千人一面”、評語雷同的情況發生。

其次,科學管理高校學生檔案,也是反映高校在培養造就高級人才程序以及學生管理工作水平、高校工作水平的重要標志。高校學生檔案不僅詳細生動地記錄了學生的成長經歷,也能相應地反映出一所學校辦學質量和管理水平的高低,是高校在教育教學管理全過程中較為真實、可靠的信息來源。高等學校通過對不同時期形成的學生檔案進行全面比較、綜合分析,可以總結出學校的發展歷史和不同時期培養學生方式的全過程。因此,高校學生檔案不僅能為反映一所高校的歷史沿革、教學發展、學生培養等情況提供寶貴的憑證,更是學校政策、管理條例的制訂,學科、專業建設與調整等各方面重要的情報來源,為促進學校的可持續發展提供具有參考價值的信息。高校學生檔案還是學校領導、學生管理部門和輔導員、專業教師對學生進行科學、有針對性管理的重要依據。高校檔案館將從學校學生管理部門收集到的學生檔案進行全面收集、科學管理,合理分類,從中做出盡可能科學、準確、詳細的分析歸納,再將所得出的數據、資料等反饋給有關學生管理人員,以便他們對學生有全面的掌握和了解,在工作中做到情況明了、心中有數、有的放矢,有利于實現“以生為本”的高校教育模式的實現,從而對高校學生進行“個性化培養”。

第三,合理開發高校學生檔案,可以為社會選擇人才提供有力參考。《中共中央國務院關于進一步加強人才工作的決定》中明確指出要堅持改革創新,努力形成科學的人才評價和使用機制。“建立以能力和業績為導向、科學的社會化的人才評價機制。堅持走群眾路線,注重通過實踐檢驗人才。完善人才評價標準,克服人才評價中重學歷、資歷,輕能力、業績的傾向。根據德才兼備的要求,從規范職位分類與職業標準入手,建立以業績為依據,由品德、知識、能力等要素構成的各類人才評價指標體系。改革各類人才評價方式,積極探索主體明確、各具特色的評價方法。完善人才評價手段,大力開發應用現代人才測評技術,努力提高人才評價的科學水平。”高校學生檔案記載著學生從中學到大學,特別是大學這一個人成長關鍵時期的學習成長全過程,是對在校學生思想品德、學習成績、組織協調能力、學術科研能力、獎懲情況、社會實踐活動、家庭和社會關系以及身體健康狀況等綜合素質記錄。高校學生檔案為用人單位提供了能全面反映畢業生整體綜合素質的權威性材料,為用人單位考察、選拔、聘用畢業生提供可靠的依據,對發現人才、識別人才、培養人才和使用人才都具有十分重要的意義。用人單位通過對學生檔案材料進行分析研究,可以從中發現學生成長的某些特點和規律,合理預測學生的發展潛力。

3 高校學生檔案信息資源開發的措施

全面收集、合理分類和有效開發高校學生檔案信息資源,需要高校學生、高校以及全社會的共同努力。

3.1 加大對學生檔案管理工作重要性的宣傳力度

高等學校要增大對學生檔案重要性的宣傳力度。高校檔案管理部門要發揮在學生檔案收集整理工作中的主體作用,不斷提高自己的工作效率和業務水平,加強對學生檔案的收集整理工作。高校學生檔案管理人員在平時就要注意對學生檔案的收集與整理,使學生的檔案“各得其所”,避免在畢業生離校和新生報到的檔案流動高峰時期,學生檔案材料發生混雜,造成丟失或遺漏,影響學生檔案的完整與真實。高校檔案館還可以編印“高校學生檔案整理手冊”,將我國現行的與人事檔案、學生檔案有關的法規、政策、功能、作用、轉遞程序等編入其中,便于學生在平時對自己的材料進行主動整理,使其內容和規格基本符合檔案收集標準,使高校檔案館在整理收集到學生材料時無需再對材料規格進行重新統一,減少不必要的重復勞動,減輕檔案管理人員的工作負擔。高校中的其他部門要協助高校檔案館做好檔案教育宣傳工作,通過校園網、廣播站、櫥窗、學生公共課等多種途徑,宣傳學生檔案對個人的重要意義和“棄檔”的危害,使學生的檔案意識得到提高,對自己的個人檔案的重要性有一個清楚的認識。

3.2 強化對學生的引導工作,進行學生檔案資源開發

高校學生要樹立正確的檔案價值觀,保存并整理好自己在平時形成的各種能反映自己成長情況的有價值材料,并在合適的時候主動上交學校檔案館進行鑒定并歸檔保存。高校檔案館雖設有學生檔案專職管理人員,但也大多是一名學生檔案管理員要管理數千份學生檔案。這種情況,在客觀上給學生管理人員和學生檔案管理人員造成了較大的工作強度和管理壓力,使他們難以對每一名學生的檔案進行細致有效的主動征集。因此,這就要求高校學生在平時做好自己的相關材料、獎勵證明等的整理和積累工作,在適當的時候主動向學校檔案館提供這些材料,讓學校檔案管理人員對這些材料進行鑒定,將有價值的材料進行收集歸檔,使自己的人事材料豐富完整、反映內容生動具體,有利于自己以后的就業與深造。

3.3 強化社會對學生檔案資源的科學利用工作

全社會要普遍提高對學生檔案的重視程度。用人單位在招聘畢業生時,也要重視對應聘者檔案進行內容的真實性和完整性的考察,優先考慮那些檔案材料完整、內容真實可信、具有發展潛力的求職者。這樣,既能增強高校畢業生對自己檔案的重視,又可以使用人單位達到考查畢業生的目的,公正地選拔人才,合理地利用人才,實現“任人唯賢”、“人盡其才”的社會效益。

[1]教育部.高等學校檔案管理辦法 (第 27號)[Z].2008-09-01.

[2]中共中央、國務院關于進一步加強人才工作的決定[Z].2003-12-26.

[3]周冀.開發學生檔案信息 提高學生綜合素質——談高校學生檔案的管理與利用[J].科技創業月刊,2004,(11).

G271

A

1674-6341(2010)01-0144-02

2009-11-25

呂輝 (1977-),女,黑龍江哈爾濱人。

責任編輯:李增華