論建筑施工企業工程檔案管理對策

趙九軒

建筑工程施工是一項服務當代、惠及后代的重要事業。提高建筑工程質量,對推動城市化建設步伐、改變城市面貌有著極為重要的意義。建筑施工企業工程檔案管理是工程建設的一個重要組成部分,是工程建設項目的歷史記錄,也是工程項目投產后運行、維修、管理、改建、擴建及技術改造等工作的重要依據。如何做好建筑施工企業檔案管理工作已成為當務之急。

1 當前建筑施工企業工程檔案管理的主要問題及成因

在工程建設過程中,及時收集工程檔案信息,準確鑒別工程文件材料,規范整理工程檔案,確保工程檔案的完整和系統,不僅是為在建工程做好當前服務工作的需要,也是為工程項目投產者開展各項工作做好服務的需要。但是由于建筑施工企業在管理過程中受各種因素的影響,在工程檔案管理方面存在一些不可忽視的問題:1)工程項目施工中對內業資料重視不夠,歸檔不及時。其主要原因有:a.整理資料是苦差事,沒有人愿意去干;b.工程到了收尾階段,大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位;c.一般項目部沒有專職檔案管理人員,內業資料分散于各個崗位人員手中,工程后期人員陸續撤離后,留下的人員對資料不熟悉,加之有些資料簽字手續不完備,需要施工單位或監理人員親筆簽字,但這些人員又很難隨時召來,拖延了資料整理時間,久而久之,勢必造成工程檔案的遺失或因保管不當造成檔案的損壞,從而影響了工程檔案的及時歸檔。2)工程資料數量增多,質量不佳。作為施工企業的工程檔案應包括施工前準備階段的文件資料;施工過程形成的有關文件資料以及項目竣工驗收階段的文件資料。但從目前工程資料數量接收的范圍和內容上分析,主要是不注重鑒定工作,忽視歸檔范圍,造成一些無保存價值的工程資料也進入檔案,濫竽充數,而一些有歸檔價值的工程總結、工程竣工驗收和結算等重要資料歸檔不全,影響了檔案的優化管理和有效利用。3)工程檔案資料缺乏真實性和有效性。有些工程檔案資料在形成過程中由于制作份數不夠或因保管不慎丟失,在竣工移交時就時常以復印件代替,有的因項目負責人不在現場,一些重要性文件如一些審批文件、竣工圖章的簽字等,工作人員隨意代簽,使形成的工程檔案資料真實性和法律效應大打折扣。4)施工人員檔案意識淡薄。一般情況下,一項工程竣工驗收后就交付給業主使用,短期內沒有出現質量問題,施工企業也就認為大功告成,萬事大吉,隨即將有關施工檔案束之高閣,無人過問,錯過了收集整理的最佳時機,給工程檔案資料歸檔造成不可彌補的缺憾。在檔案的利用方面,對于施工企業來說工程檔案即使有一部分利用者,也只是借閱一些如竣工驗收證書、工程決算或竣工圖等少量資料,至于其他大部分工程檔案也就暫時擱淺,工程檔案資料在短期內利用率就顯得比較低。因此,部分施工人員認為城建檔案館與建設單位是今后工程的使用、維修單位,需要歸檔保存完整的工程檔案資料,而我們是施工企業,再保存成套的工程檔案資料仿佛顯得多余。

2 做好建筑施工企業工程檔案管理工作的對策

建筑施工企業檔案管理是一個復雜的過程,做好工程檔案管理工作,首先要考慮到管理本身的四個基本特征:管理的載體是組織,管理的主體是管理者,管理的任務是設計和維持一種環境,管理的核心是處理好人際關系,而人是管理的第一要素。因此,只有明確了檔案管理的基本特征和內在涵義才能制定行之有效的管理對策。1)要增強項目管理人員檔案意識,明確檔案管理人員職責。要向工程項目管理人員大力宣傳《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市規劃法》,熟悉和掌握《建設工程檔案管理條例》《城市建設檔案管理規定》(建設部90號令)等法規文件,使工程項目管理人員增強檔案管理意識和法律意識,明確檔案管理的職責,制定好檔案管理制度和各項工作標準,認真貫徹工程檔案管理工作的“三納入”(即納入工程施工程序、計劃管理和有關人員的崗位職責)和工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔及移交的“三同步”(即布置施工任務與布置工程檔案編制同步;工程施工進展與工程檔案形成積累同步;工程驗收交接與工程檔案交接同步),保證項目施工過程中文件的形成、積累、整理、歸檔有法可依,有章可循,職責明晰。2)明確施工企業工程檔案的歸檔范圍。施工企業工程檔案的歸檔范圍主要包括:前期準備階段的文件材料,如建設工程規劃許可證,工程開工審批表,施工前建設單位、設計單位與施工單位進行的施工圖紙會審、技術交底資料等;施工過程形成的文件材料,如各種原材料的匯總表及檢驗報告、設計變更、建設單位與施工單位的工程洽商記錄、工程定位測量記錄、隱蔽工程驗收記錄、工程質量事故處理記錄等;項目竣工驗收階段的文件材料,如竣工圖、竣工驗收報告、竣工驗收證書等。只有明確了施工企業工程檔案的歸檔范圍,嚴格按照歸檔范圍進行工程檔案的收集整理,才能保證工程檔案的完整性,為實現檔案的優化管理奠定基礎。3)確保工程檔案資料的真實性和有效性。在項目施工過程中,為確保形成文件材料的真實性、準確性,必須明確法律責任,規定由責任人簽字的必須由責任人本人簽字,絕不允許代簽,確因特殊原因不能親筆簽字的,責任人必須出具委托授權書,由受托人代簽,授權委托書應連同竣工文件一并歸檔保存,以提高檔案管理的嚴肅性和法律效力。在工程檔案形成過程中,確因失誤造成的文字表達或數據錯誤,要求責任人必須對其進行修改,并在修改處加蓋修改人印章,保證檔案資料的真實性和有效性。4)重視工程資料形成過程的管理工作。在項目實施過程中,應將檔案工作融入工程建設的整個過程,對工程檔案的管理,項目部除開展自查外,集團公司職能部門應定期、不定期結合工程質量、工程進度、安全檢查、文明工地考核、貫標等工作對工程檔案資料的形成、管理情況進行跟蹤檢查,針對檢查出的問題,要求限期整改。除此之外,還應注意做好歸檔文件材料的成套性、系統性整理工作,要求竣工文件材料以工程標段、項目幢號為單位進行收集、整理、歸檔。為了提高檔案管理的時效性,還必須制定保證金制度,要求必須在工程竣工驗收之日起三個月內向有關檔案管理部門移交一套完整的工程檔案資料,待工程檔案資料如數移交完畢后,再撥付施工單位的保證金。5)嚴格竣工檔案的審核工作。工程項目竣工驗收后,各施工項目部根據集團公司工程檔案收交范圍和內容,將工程前期準備階段形成的文件、施工過程形成的文件以及竣工驗收的文件進行整理,送交集團公司有關職能部門進行審查。職能部門根據歸檔范圍和內容進行認真對照審核,主要圍繞以下內容進行重點審核:工程檔案移交是否齊全、完整,分類是否科學、系統;工程檔案的內容是否真實,能否準確地反映工程建設活動和工程實際狀況;工程檔案的立卷是否符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》標準;竣工圖繪制方法、圖式及規格等是否符合專業技術要求,圖面是否整潔、蓋有竣工圖章;文件的形成、來源是否符合實際,要求單位或個人簽章的文件,其簽章手續是否完備;文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求。如發現漏、缺部分,應立即要求補缺補漏。

建設工程檔案是企業的寶貴財產,是建筑施工企業的真實記錄,是工程建設者辛勤汗水和智慧的結晶。通過對它的管理、編研、開發和利用,必將轉化為直接的生產力,推動城市建設的發展,為社會積累更多的財富。建筑施工企業必須充分認識工程檔案管理的重要性,工程施工單位和相關人員要時刻牢記所肩負的使命,本著“對歷史負責,為現實服務,替未來著想”的宗旨,做好工程建設項目檔案管理工作,為企業的生存與發展保駕護航。

[1]邢補團.淺談建筑企業經營管理[J].山西建筑,2007,33(16):224-225.