淺談城建檔案管理存在的問題及對策

沈惠利 楊 琦

城建檔案是城市可持續發展的寶貴資源,是城市發展的真實記錄。自1980年全國科技檔案工作會議之后,城建檔案管理已延伸、滲透到了城市社會生活的各個領域,其收集、整理、保管、編研、利用、執法等逐步得以完善,但隨著城建事業的飛速發展,城建檔案管理同樣也面臨著諸多難題及新的挑戰。本文結合某市城建檔案管理情況,分析當前管理工作存在的問題,提出具體的對策及設想。

1 城建檔案管理存在的問題

1.1 檔案資源收集、處理不盡規范

1)檔案收集來源不均衡。a.從整體情況看,檔案資料收集地上多,地下少;b.從管理權限上看,建設系統各專業部門內部檔案收集得多,外部收集得少;c.從分類大綱上看,部分檔案收集存在漏項,甚至是空白。2)檔案收集方式過于單一。主要反映在紙質檔案收集比較多,特種載體檔案少,滿足不了城建檔案信息化管理的需要。3)檔案資源處理不規范。a.只重視館藏數量,盲目收集,范圍過于粗放,有利用價值的資料難以準確、完整的接收進館,質量難以保證;b.缺乏必要的、規范的整理、分類,造成不必要的人力、物力的浪費。

1.2 檔案信息化建設力度不能滿足現實需要

1)信息化建設中,硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉,而目前其硬件配置、網絡組建仍然滯后。僅靠有限的人力實施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應信息化快速發展的要求。2)信息化建設中,軟件或系統開發節奏過緩。軟件或系統開發是對傳統檔案管理手段的提升,需要縱向和橫向的分步實施,也就是說需要從整個系統或地區統籌安排,而目前軟件或系統開發缺乏積極應對。3)既有管理理念有待轉變。信息化檔案管理與傳統的檔案管理有著質的飛躍,僅靠按部就班的理念轉變,不僅滿足不了城市建設的迅猛發展,也有悖科學發展觀的基本要求,這就迫切需要檔案管理人員拓寬視野,不斷進行管理知識和手段的更新,而此方面恰恰是當前城建檔案管理的薄弱環節。

1.3 城建檔案行政執法的落實不夠深入

1)城建檔案執法細則有待進一步完善。城建檔案事業的發展需要法律法規文件作為保障,2008年1月1日,《城鄉規劃法》的頒布實施,從法律條款上進一步對城建檔案工作給予了支持,同時也拓展了城建檔案的服務地域,如：城市、鄉村都納入了城建檔案的業務范疇,但相應的實施細則尚無進一步修訂或完善。

2)城建檔案的行政執法過緩。目前城建檔案的行政執法大多還停留在行政檢查階段,而并未真正開展過行政處罰,對于不移交檔案或者檔案散失等狀況常常聽之任之、束手無策。

2 對策及設想

2.1 實施目標管理,規范檔案資源的收集、處理

1)統籌安排城建檔案資源的收集。a.把資源收集納入目標管理,統一規劃收集的對象、結構和層次,制定相應目標,分階段達標;b.嚴格按照城建檔案管理分類大綱逐步堵漏補空;c.認真分析資源分布結構,有重點地突破資源收集結構不合理的現象。

2)積極推行檔案資源收集方式的多元化。對于能夠納入特種載體收集的資源,力求搭建微機化或網絡化管理平臺進行采集,進一步提高管理效率,為資源使用、服務提供保障;同時,對符合既有收集資源向特種資源轉換條件的,逐步進行載體轉換。

3)加強檔案資源的規范化處理。a.做好檔案分類研究,把好關口,分清層次,做好檔案資源的數量和質量上的統一,杜絕垃圾資源的侵入;b.進一步優化檔案資源的收集、處理的工作流程,結合多元化的處理方式進行處置,提高管理效率;c.加強檔案管理的檢查督促。采用平推檢查和互檢的方式予以監督與交流。

2.2 加快城建檔案管理信息化進程

1)合理加大硬件投入。根據信息化建設需要,利用現有現代化辦公設施,逐步搭建檔案資源流轉、利用平臺,縮短檔案資源歸檔的周期,提高城建檔案的準確性、時效性及利用率。2)積極進行軟件及系統開發。對橫向和縱向的檔案信息管理實施分步開發,優先滿足小區域既有檔案資源的信息化需求,并兼顧大區域信息化開發的過渡,同時,統籌規劃大區域信息化系統的研發,為整體城建檔案管理信息化提供有力支持。3)加強城建檔案信息化管理的宣傳,加快管理人員的培訓。利用各種渠道加強理念宣傳;對管理人員采用觀摩、送培、參與信息系統研發及服務等手段,加大其參與信息化建設的介入力度,切實加快觀念的轉變。

2.3 加大城建檔案管理的執法力度

1)進一步修訂或完善城建檔案的管理辦法。結合《某市城鄉建設檔案管理辦法》,制訂出實施細則,明確權利義務,保障城建檔案管理,為城建檔案的行政執法工作提供可靠的依據。

2)找出突破口,切實履行行政執法的職能。a.有針對性地利用宣傳媒體,加大對執法的宣傳力度;b.調整內外部執法機構與管理機構的協作,積極參與執法;c.對于多發、貫發違法案件重點突破,加大責任追究及處罰,使行政執法健康有序地發展。

3 結語

城建檔案管理依據科學發展觀的要求,結合城市建設發展的現實需要,有針對性地趨于完善,不僅要體現理念的轉變,還要做好扎實的基礎工作,敢于突破與創新。

[1]基本建設項目檔案工作法規規范選編[Z].浙江省檔案干部培訓中心,2007.

[2]盛 彥.檔案館業務建設與管理[M].北京：檔案出版社,1993.

[3]王傳宇.科技檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社,1999.