淺談鐵路建設項目竣工文件

高宏偉 趙長軍

竣工文件是指在建設項目建設過程中形成的，如實反映施工過程和建設項目實體狀況的，具有利用、保存價值的各種文件材料、圖紙、錄音、錄像等[1]，是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及鐵路設備養護、維護及破損后修復的依據，是改建、擴建和實施質量保修的重要憑證。

為加強建設項目管理，規范項目竣工驗收程序，促進建設項目及時投產運營，提高工程質量和投資效益，鐵道部辦公廳早已發布鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法及有關規定，但時至今日，某些項目仍舊因為竣工文件無法及時移交造成工程無法及時驗收交付使用，其主要原因就在于對竣工資料的形成沒有足夠的重視。

1 竣工文件的編制

竣工文件編制工作應由建設單位負責組織，施工單位負責編制，接管單位檔案部門負責指導協助，各部門之間在竣工資料的收集、整理、歸檔、移交的四個環節中必須相互協調，保持一致并做到以下工作同步進行。

1.1 布置施工任務與布置竣工文件編制同步進行

建設單位作為建設項目的整體監督指導部門應在開工前根據項目規模對項目施工過程中產生的文字材料規定詳細的歸檔范圍和內容，開工后在第一時間按照接管單位檔案部門的要求，成立專門的機構，指定專人負責，監督、指導、組織各參建單位做好文件材料的形成與積累工作。對于建設單位如若對各專業竣工文件的編制和填寫有相關要求，應在此時對各參建單位進行詳細說明并下發專門指導性文件，如若建設單位對各專業竣工文件的編制和填寫沒有相關明確的要求，那么施工單位的各單項工程負責人應按各專業竣工文件的編制內容進行標準的制定并第一時間上報建設單位促使其形成專門指導性文件，避免日后各個參建單位尤其是施工單位在標準的采用、表格的填寫、相關資料收集上產生分歧，以至于導致日后資料的大量返工，避免由此帶來的大量人力與物力的浪費和流失。

1.2 工程施工進展與竣工文件形成積累同步進行

各施工單位要認真履行投標承諾與合同中關于竣工文件編制的有關條款。規定將這項工作納入到施工技術管理工作中，并在各級技術管理部門都應有專人負責，同時各單項工程的技術負責人要將形成的各種檢查證、試驗報告、原材料出廠合格證等原始紀錄按照工程項目的內容分門別類放置，以防文件材料的散失與損壞并隨時接受各級相關部門的指導與檢查。

1.3 工程驗收交接與竣工文件交接同步進行

建設項目在辦理竣工驗收前施工單位就應編制好已完工程的全部竣工文件，并須保證達到相關部門的驗收標準并有足夠的份數，經初驗工作組審查確認其達到齊全、完整、準確的要求后送接管單位并按照相關規定送各級檔案部門歸檔。

2 竣工文件管理過程中各部門要做到的質量要求

2.1 齊全完整

應該歸檔竣工驗收證書、各項申報表、決算表、建交表、各項報告、檢查證、檢驗批、各種表格、圖紙等要全部收齊，并保證其各項簽字齊全。杜絕各項資料的參差不齊并找出因簽字蓋章不完備而無相應法律效力的廢證、廢表、廢圖，將其簽字或蓋章找到相應責任人或部門補齊。

2.2 內容準確

竣工文件內各項內容必須是真實紀錄、準確反映建設過程和竣工時的工程客觀實際，尤其對于施工過程中產生的各項原始紀錄、原材料出廠合格證、檢查證、檢驗批、各項試驗報告必須保證其數據真實可靠，竣工圖紙的繪制要與現場相符，做到施工圖與對應現場一致。

2.3 系統配套、組卷合理

一個建設項目內各個專業的內容，一個單位工程內施工資料、圖紙的各項內容應配套完整。同時要針對各個專業的內容及單位工程對資料組卷進行合理劃分，以方便竣工資料的歸檔及檔案部門的管理。

2.4 整潔美觀

竣工文件材料要裝訂美觀、整齊，軟封面和目錄要填寫清楚、準確、工整、美觀，圖紙圖幅標準、線條清晰、字體工整、反差良好、折疊規范。

2.5 存放安全

各個部門要配備確保資料安全的庫房和設備，要有相應的防火、防盜、防潮、防有害生物的相應措施，保證資料實體及信息安全。各介質要符合其所承載的資料的耐久性要求，某些特殊資料如聲像、電子資料等更要保證介質的安全可靠。

3 竣工文件管理應注意的問題

1)竣工資料在收集和整理的過程中，一定要遵循其形成的規律，保持各文件之間的有機聯系，區分不同的價值，管理人員確定分類方法，編制出合理分類方案，列出各類目層次和各類目名稱，全面準確地確定歸檔文件材料的范圍，劃定不同的保管期限，這樣才能反映工程建設的全過程，又符合人們利用檔案查找的心理預期，為檢索提供方便。

2)由于大部分工程從項目提出到竣工驗收過程時間長，跨年度較多，分管領導和檔案管理人員應按制度及時督促檢查。責任人工程技術人員要定期進行階段性整理以保證文件條理清晰、齊全完整，在工作變動時，更要按要求將本職工作中形成的各種文件材料進行階段性整理，移交本單位檔案人員。

項目檔案是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄[2]，是工程建設、管理、運行、維護、改(擴)建等工作的直接依據和參考材料，也是落實工程質量終身責任制的重要憑證。竣工資料作為工程檔案的重要組成部分，其重要的地位同樣不容忽視。真實、詳細的竣工資料是工程的直接反映，為審計、紀檢和司法機關提供可靠依靠，促進了社會主義物質文明和精神文明協調發展，為國家和社會創造經濟效益和社會效益。

[1] 王松根，張須義.公路工程竣工資料編制指南[M].北京:人民交通出版社，2001.

[2] 蔡友蘭.鐵路工程竣工文件的編制原則與管理要求[J].北京檔案，2007(5):53-54.

[3] 李 紅.淺談公路建設項目中如何做好竣工資料管理工作[J].建筑科技與管理，2008(7):37-38.

[4] 祁靜靜.提高竣工文件編制質量須全過程控制[J].祖國，2009(7):11-12.