組織協調是監理工作的重要任務

李建梅

在工程項目建設監理中,要實現三大控制目標,除需要監理工程師們有較強的專業知識和對監理程序的充分了解之外,具有較強的組織協調能力也是十分重要的。在整個工程的建設過程中,項目管理總目標與各參與方目標之間是既相聯系又相矛盾的,要保證項目的參與各方圍繞項目開展工作,使項目目標順利實現,這就需要組織協調工作。只有通過積極的組織協調,才能使項目各方彼此溝通,促使相互了解和理解,才能使影響項目監理目標實現的各個因素處于統一可控之中,使項目系統結構均衡,保證監理工作實施和運行過程順利,確保工程建設目標實現。

監理工程師應充分運用管理學、心理學、行為科學等方面的知識、技能、方法和工具開展組織協調工作。在協調過程中應站在多方面的角度考慮問題,充分考慮到各方的利益,盡量做到公正、科學、合理和合情,只有這樣,才能進行有效的組織協調。

1 組織協調的目的

采取相應的組織協調形式、手段、方法,對項目實施過程中產生的各種關系進行疏導,對產生的干擾和障礙予以排除或緩解,解決各種矛盾、處理各種爭端,以便理順各種關系,使整個項目的實施過程處于一種良好、順暢的運行狀態,并不斷使各種資源得到有效合理的優化配置,實現所監理項目的最終預期目標和要求。

2 組織協調的內容

監理項目的組織協調,主要是協調參建各方與工程建設有關單位和人員的人際關系,組織機構之間的關系,供求關系,協作關系,法律關系以及其他可能發生的關系。

3 項目監理機構內部的協調

1)項目監理機構內部人際關系的協調;2)項目監理機構內部組織關系的協調;3)項目監理機構內部需求關系的協調。

4 項目監理機構外部的協調

1)與業主關系的協調;2)與施工單位的協調;3)與設計單位的協調;4)與政府部門及其他單位的協調。

5 組織協調的工作方法

項目監理機構的組織協調主要采用交談、會議、書面、訪問、對話、談判、發文、監督、督促、發布指示、修改計劃、進行咨詢、提出建議、交流信息等工作方法。

6 監理工程師組織協調時的注意事項

1)協調工作要做到有原則性。在具體協調工作中,始終貫徹項目建設過程各方必須執行國家和地方的有關法律、法規、規范、標準,嚴格檢查、驗收,對于各方的違規行為不姑息、不遷就。同時,在協調過程中監理人員嚴格遵守監理的職業道德、清正廉潔、作風正派、辦事公允、以德服人。2)協調工作要做到公正性。公平、公正是指協調過程中要堅持中立,要保持中立和公正,與各方既要形成良好的工作關系,又要保持一定的距離。首先要鍛煉提高識別真假是非的能力,不被表面現象迷惑。當發生矛盾時,監理工程師要站在公正、客觀的立場上,依據有關的法律、法規、規范和承發包合同,以科學分析的方法公正無私的處理,不偏袒任何一方。樹立監理方在組織協調中的威信,以取得各方的配合和支持。3)協調工作要做到有預見性。要善于發現各單位之間在結合部位上的矛盾和問題以及各專業工程在交叉施工時給對方造成的不利影響,要有觀察事物變化的敏感度,加大預先控制的力度,事先分析目標偏離的可能性,并擬定和采取各項預防性的措施,做到事前控制,各方都積極響應,以使計劃目標得以實現。4)協調工作要做到及時性。要及時了解和掌握有關各方當事人之間的利益關系,當各方產生了矛盾和糾紛,通過交談、會議等協調方法和手段及時協調各類矛盾。這些矛盾和糾紛又經常具有突發性、臨時性和沖突性,如不及時解決勢必引起矛盾的激化,引起工程索賠,影響工程的進程,嚴重時會誘發工程的質量安全事故。處理突發問題,努力做到“不回避、不隱瞞、不拖延”,使矛盾和糾紛得到及時解決。5)協調要做到有針對性。當矛盾和問題出現后,要對情況進行分析、歸納,找準問題,抓住主要矛盾或矛盾的主要方面,有針對性的進行協調處理,使矛盾和問題得以解決。解決問題的方式、方法都確定了,監理工程師還要檢查,督促各方執行,以免引發新的矛盾和問題。6)協調工作要做到靈活性。工作方法上和為人處事方面,要因人、因事、因地而宜,根據實際情況隨機應變,靈活運用戰略、戰術和各種協調方法,不生搬硬套、不小題大做、不威脅利誘,抓大放小,盡可能促使被協調方自我機制的完善。在眾多的矛盾中,要突出重點,分清主次,抓主要矛盾,關鍵問題解決了,其他問題便可以迎刃而解。在協調處理問題時,有時處理問題的方法不一定被對方所接受,這就要求監理工程師有較強的應變能力,及時改變處理問題的方式、方法。例如,可以先讓一方提出幾種解決問題的方案,讓另一方來選擇,若不成,監理工程師還可以提出幾種方案供各方選擇、認可。總之要找到一個讓各方都能接受的方案,從而使問題得到解決。7)協調工作要做到群眾性。在協調過程中注意走群眾路線,讓大家獻計獻策,群策群力,激發群眾的創造熱情,充分發揮集體的智慧和力量,與各方同舟共濟,解決問題戰勝困難。8)協調工作要做到有忍耐性。在整個過程中需要組織協調解決的內容是多方面的,有時一個問題需要多次進行協調,或者舊的問題還沒解決完,新的問題又出現,這就要求監理工程師在組織協調時要有耐心,不斷地組織各方進行協調處理,直到問題解決為止。9)協調工作要做到有技巧性。監理人員要采用感情、語言、接待、用權等藝術,搞好協調;注意說話的方式方法,做到有利于協調的話多說,不利于協調的話不說、不傳;多做說明,多做說服工作。在協調前要多設想幾種情況,盡可能考慮到各方可能提出的問題,多準備幾套解決方案,做到有備無患;在協調前要明確協調對象、協調主體、協調問題的性質,然后選擇適用的手段,以提高協調效率。協調中拿不準、考慮不成熟的問題,不急于表態,協調爭取做到有理、有利、有節。當爭議不影響大局,應采取策略,引導雙方回避爭議,互謙互讓,加強合作,形成利益互補,化解爭議。

7 結語

組織協調是監理工作的一項重要任務,貫穿于監理工作的全過程和各個方面。組織協調是一種管理技術和技巧,協調工作是否成功還與監理工程師自身素質有密切關系。通過監理有效的組織協調,可以使項目參與各方意見統一,使各方矛盾向有利的方向轉化,在項目總目標和各分目標之間尋求平衡,達到統一思想與行動,使各項工作順利進行,實現項目總體目標。

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