會計電算化在華能火溪河電站的運用

任泰運

(四川華能涪江水電有限責任公司,四川 成都 610041)

四川華能涪江水電有限責任公司是在四川省平武縣注冊的華能控股公司,主要負責涪江中上游的水電站建設,從 2002年正式開始進行涪江上游火溪河梯級電站的建設,在短短的 8年時間里,公司克服了時間緊、任務重、人手少、戰(zhàn)線長的重重困難,已經成功使涪江上游火溪河流域自一里、水牛家、木座、陰坪四個電站陸續(xù)投產發(fā)電,為華能的事業(yè)增光添彩。特別是公司財務部的同志,積極主動、保質保量地完成了各項財務工作,保障了基建和生產經營任務的順利完成,尤其在會計電算化方面作了大量工作,取得了令人肯定的成績。

首先是會計核算。我們在建立會計帳套之初,就明確了走會計電算化的道路,放棄了手工作帳的老傳統(tǒng)。根據財政部發(fā)布的《會計電算化管理辦法》的原則,選擇了經過國家有關部門認證的、合格的電算化系統(tǒng):用友財務軟件系統(tǒng),使我們的財會電算化工作有了可靠的保證。在實施之前,與用友公司的技術人員做了詳細的溝通與協(xié)商,明確了我們需要的會計核算功能模塊,最終確定首先使用總帳和 UFO報表兩個模塊。對于另外的一些功能則在以后需要相關功能模塊的時候再另行增加(后來根據工作需要增加了固定資產和材料模塊),作到充足夠用,絕不浪費,講求效益。同時,將我們使用的電算化軟件系統(tǒng)及相關管理制度報送平武縣財政局、稅務局等相關政府部門備案。建帳之初,我們作了一系列的會計電算化初始設置,包括安裝總帳系統(tǒng),增加了新帳套、明確了會計人員工作崗位和操作權限,嚴格按自一里電站概算建立了會計科目體系,錄入科目期初余額,并根據電站參建施工單位、設備廠家和公司個人往來核算的需要,在輔助核算里啟用了項目核算、客戶核算與個人核算功能。在期末設置中,把一些常用和期末結轉的憑證按照出現(xiàn)的頻率手工進行自定義錄入,從而大大減輕了一些重復性較強的憑證錄入工作量。在 UFO報表系統(tǒng)中,我們按照國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定,先后設置了資產負債表、損益表、現(xiàn)金流量表等符合要求的會計報表,并根據公司管理的實際需要單獨設置了投資完成情況表,并對公式進行了反復的檢查和試算,根據具體工作中的會計科目的變動,隨時修改公式,從而保證了財務報表數(shù)據的及時性和準確性,讓各級領導能及時看到工程的最新投資完成情況,為工程建設決策提供了依據。華能火溪河電站因其是連續(xù)滾動開發(fā),同時進行四個電站的建設,參建的施工單位多達 30多家,設備材料廠家有上百家,而財務人員卻長期只有 2人,大家業(yè)務時間主動加班,幾乎天天工作到晚上十一、二點,一個多月才回家休息 3天,憑著對華能事業(yè)的堅定信念,我們的財務人員經受住了考驗,堅持了下來,圓滿完成了與火溪河電站各參建單位的相關會計往來核算工作。

根據內部控制制度要求,我們按照會計分工對財務人員用友會計軟件的操作權限進行了設置,通常一張憑證由制單、審核、記帳、帳務主管簽字幾個流程才能完成,從而保證了憑證的安全性,確保了不相容的職務由不同的人執(zhí)行。同時要求財務軟件的操作密碼長度不得低于六位,且應由字母、數(shù)字和特殊符號組成,不得單一使用字母或數(shù)字,密碼也必須定期修改,以滿足內部控制的需要。隨后,我們將一些不兼容的工作分工放在公司新成立的信息中心,在他們的配合下,電算化的財務服務器由他們管理、進出機房在他們的陪同下進行嚴格的登記、電子會計檔案的備份也交由他們落實。信息中心的工作人員在財務服務器上的操作,只有操作系統(tǒng)的維護權和財務數(shù)據的備份權,沒有財務數(shù)據的修改權,對于財務信息的安全與獨立性有了更為制度化的保證。在實施會計電算化的同時,我們嚴格按照相關要求,將會計憑證、總帳和相關明細帳用書面形式打印出來,從而保證了帳務數(shù)據紙質材料的完整性。

電算化工作取得的成績離不開公司領導的重視,在賀瑜章總經理的直接關心下,公司在有限的預算里,重點保障了財務部門對財務核算相關硬件的要求,配備了足夠的電腦和打印、掃描設備;為了安全起見,帳務處理使用的電腦是單獨配備的臺式機,用內控專網單獨連接,與外網隔離開,不易受到外網的攻擊,從而提高了其安全性能。考慮到財務人員經常在成都和工地兩地辦公的情況,專門為財務人員配備了筆記本電腦,用于平時收發(fā)郵件、資料收集、報表填制。帳務系統(tǒng)用專線連接起來,保證了工地和成都都能同時使用,從而可以方便地實現(xiàn)移動辦公。隨著工作的逐步發(fā)展,財務人員的陸續(xù)增加,我們對用友財務軟件系統(tǒng)進行了 4次升級,從最初的單機版升到網絡NC版,從 1站增加到多站點。在自一里電站編制竣工決算的時候,我們根據實際情況的需要,增加了固定資產和材料模塊,建立了固定資產卡片,實現(xiàn)了計算機自動分類計提折舊;通過材料帳套的設置和使用,每月與庫房進行材料收發(fā)及庫存金額的核對,從軟件上保證了更好的財務工作質量。升級后的財務軟件有很多功能更加簡化和方便,比如現(xiàn)金流量表的設置和查詢,以前作一套現(xiàn)金流量表非常困難,需要花費大量的時間,并且不易進行檢查,現(xiàn)在的版本在每次錄入憑證時都要求輸入現(xiàn)金流量,月末現(xiàn)金流量表就自動生成。在老企業(yè)管理模式中常常需要三、四人才能完成的工作,現(xiàn)在通過人與電腦的有機結合,一個人就可以完成了,從而大大提高了工作效率和數(shù)據的準確性。

雖然我們的會計電算化工作取得了顯著的成績,但是我們也清醒地看到了一些值得改進的地方,比如說,在會計科目設置上以及分電站核算的模式上,我們以前對會計核算統(tǒng)一性與兼容性考慮不周,在剛開工的時候,我們是按照概算的體系設置科目的,不足之處在于這種科目體系不能直接滿足與施工單位對帳和編制竣工決算的要求,工程后期相關的工作量相對較大。現(xiàn)在則是結合在 2008年實施新會計準則的基礎上,按集團審定下發(fā)的會計科目設置科目體系,并結合管理概算的科目進行明細設置,基本上是按施工標段設置的,可以非常方便、準確地與施工單位對帳,以后編制竣工決算也比較容易。目前,公司的在建工程是按照一套科目,分項目輔助核算的辦法實施的,比照同行業(yè)的其他兄弟單位的科目設置方法,以后我們將把電站明細直接設在科目明細里,而不通過輔助核算反映,這樣可以在帳目核對時看的更加直接、明白。

在實現(xiàn)會計核算電算化的同時,我們也要求達到會計管理的電算化。目前,根據集團管理革命的要求,我們正在作財務數(shù)據信息化建設的工作,經過在遠光財務軟件上科目對應關系的設置,已經完成將用友的財務數(shù)據通過遠光軟件統(tǒng)一轉換上傳到北京,然后進行集中取數(shù)、運算,進而實現(xiàn)部分報表的自動生成,從而減輕了財務人員反復錄入一些基礎數(shù)據的簡單操作,最終實現(xiàn)了財務報表的自動填報,滿足了不同人員對相關數(shù)據的需求。同時,遠光還開發(fā)了電力 ERP,包含了現(xiàn)金管理、預算管理、資產管理、材料管理等 29個功能模塊,我們通過試用其借款管理功能,每月測算利息支出,到期準備相應的資金付息。面對未來的挑戰(zhàn),我們?yōu)榱素瀼貙崿F(xiàn)先進的企業(yè)管理思想,需要應用信息技術來實現(xiàn)對整個企業(yè)資源的一體化管理。ERP是一種可以提供跨地區(qū)、跨部門甚至跨公司整合實時信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng),它在企業(yè)資源最優(yōu)化配置的前提下,整合企業(yè)內部主要或所有的經營活動,包括財務會計、管理會計、生產計劃及管理、物料管理、銷售與分銷等主要功能模塊,以達到效率化經營的目標。

電算化工作是一個系統(tǒng)工作,只能按企業(yè)的發(fā)展目標分步驟實施。目前,我們僅作了最基礎的部分。會計電算化向 ERP發(fā)展是大勢所趨,不管是審計機構,還是稅務機關,在對我公司進行帳務稽查時,都會在基本財務數(shù)據的基礎上進行多方面的分析,并要求通過電腦輸出到存儲設備上,以方便進行查詢;會計電算化同時是一項技術性較強的工作,涉及面較廣,內容較復雜。目前,在會計電算化越來越依賴網絡時,我們的財務人員也自覺加強了計算機知識的學習,特別是針對公司目前主要使用無線網絡的特點,主動向信息中心了解相關設置與問題的解決辦法,今后我們將更加加強培訓會計在軟硬件方面的知識。

在華能火溪河梯級電站的建設中,我們利用會計電算化在工作中取得了一些成績,滿足了基本建設工作的相關需求,隨著火溪河一庫四級電站的陸續(xù)投產發(fā)電,接下來我們不僅要繼續(xù)作好涪江干流上的電站建設工作,還要努力作好生產經營工作。今后,公司的重點將會放在梯級電站統(tǒng)一調度上,我們的會計電算化工作也要適應新形勢的要求,按照華能集團的統(tǒng)一布署,根據華能四川水電公司的工作安排,在繼續(xù)作好會計核算的基礎上深入實現(xiàn)會計管理的電算化,作好會計預測,編制財務計劃,進行會計控制,開展財務分析。通過我們的工作,加快會計輔助決策支持軟件的實施來幫助對產品銷售和定價、生產、成本、資金及企業(yè)經營方向等內容進行決策,并輸出決策結果,協(xié)助領導完成科學決策,以形成一個完整的 ERP體系。我們相信:會計電算化工作必將在華能的事業(yè)上作出更大的成績。