淺析EXCEL篩選功能在工作中的應(yīng)用

郎鴻雁

（興安盟廣播電視大學(xué)，內(nèi)蒙古 烏蘭浩特 137400）

淺析EXCEL篩選功能在工作中的應(yīng)用

郎鴻雁

（興安盟廣播電視大學(xué)，內(nèi)蒙古 烏蘭浩特 137400）

本文通過對(duì)兩類篩選功能的闡述及其在實(shí)際工作中應(yīng)用的解析，為那些常年進(jìn)行財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、文秘等辦公族提供參考，以便提高工作效率和速度.

篩選；EXCEL；辦公效率

E X E C L中的篩選功能是財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、文秘工作者辦公的首選.然而，如何自如的應(yīng)用它，卻不是每一個(gè)辦公自動(dòng)化的工作者都能做到的.本人在多年的教學(xué)實(shí)踐中,總結(jié)和摸索了一些較為實(shí)用的辦法.

1 篩選的含義

什么是篩選呢？篩選是查找和處理區(qū)域中數(shù)據(jù)子集的快捷方法.篩選區(qū)域僅顯示滿足條件（條件：所指定的限制查詢或篩選的結(jié)果集中包含哪些記錄的條件）的行，該條件由用戶針對(duì)某列指定.簡(jiǎn)單的說篩選就是在給定的數(shù)據(jù)中查找滿足條件的記錄.例如，在給定的表1中要查找所有女生的記錄，這就是簡(jiǎn)單的篩選.我們?cè)诤竺鏁?huì)詳細(xì)說明篩選的操作方法.

2 篩選的分類及功能解析

M i c r o s o f t E x c e l提供了兩種篩選：

自動(dòng)篩選，包括按選定內(nèi)容篩選，它適用于簡(jiǎn)單條件；高級(jí)篩選，適用于復(fù)雜條件.

與排序不同，篩選并不重排區(qū)域.篩選只是暫時(shí)隱藏不必顯示的行.

2.1 自動(dòng)篩選是在給定的數(shù)據(jù)表中利用字段名設(shè)置篩選條件，進(jìn)行篩選顯示記錄.如要在表1（僅是一部分?jǐn)?shù)據(jù))中查找所有漢族同學(xué)有多少？在E x c e l中如何進(jìn)行呢？

非常簡(jiǎn)單，只需在E X C E L的菜單欄上單擊“數(shù)據(jù)”“篩選”“自動(dòng)篩選”.這時(shí)在E X C E L的姓名等字段處就多了一個(gè)小按鈕，要查找所有漢族的學(xué)生記錄，就在民族處單擊，在下拉的菜單中單擊漢族，（如圖2）這樣滿足民族是漢族的所有記錄就顯示出來了，而不滿足的記錄就暫時(shí)隱藏起來.（如圖3）如果你想查找所有女同學(xué)的記錄方法也同上，在自動(dòng)篩選的前提下，只需單擊性別字段，然后再出現(xiàn)的下拉選項(xiàng)中單擊“女”即可.

表1

圖2

圖3

在自動(dòng)篩選中還有一種自定義篩選.這種方法在我們的實(shí)際工作中也是常用到的.如我們經(jīng)常要統(tǒng)計(jì)單位中工資在2000元以上的職工或年齡在30歲以上的職工等.以上的工作我們用自動(dòng)篩選中的自定義篩選是最快捷的.下面我就以表1中的數(shù)據(jù)為例，解析一下自動(dòng)篩選中自定義篩選的操作過程.

如，要查找表1中所有年齡在25歲以上的記錄.操作步驟為：第一步、在給定的數(shù)據(jù)中單擊“年齡”字段后再單擊菜單中的數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選如圖1（1）；第二步、單擊年齡字段如圖1（2），在出現(xiàn)的菜單中單擊“自定義”出現(xiàn)如圖1（3）對(duì)話框，在對(duì)話框中的年齡下方單擊大于（因?yàn)轭}中要求查找年齡在25歲以上的記錄），在右側(cè)的方框中輸入25，單擊確定，滿足25歲以上的記錄就顯示出來了如圖1（4）；

以上是對(duì)自動(dòng)篩選功能的解析，在我們的實(shí)際工作中，如果常常要統(tǒng)計(jì)或查詢滿足簡(jiǎn)單條件的記錄，就可使用自動(dòng)篩選功能.但是自動(dòng)篩選一次只能查詢一個(gè)字段，兩個(gè)以上的字段用自動(dòng)篩選是不能操作的，如“要查詢年齡在25歲以上的女生記錄”，在這個(gè)查詢中涉及兩個(gè)字段年齡和性別，這個(gè)查詢用自動(dòng)篩選就實(shí)現(xiàn)不了，只能用高級(jí)篩選.

圖1 （1）

圖1 （2）

圖1 （3）

圖1 （4）

2.2 E X C E L的高級(jí)篩選功能

利用E X C E L的自動(dòng)篩選功能一次只能對(duì)一個(gè)字段（這里把表頭中涉及的姓名、性別等稱為字段）進(jìn)行操作.那么要查找兩個(gè)或兩個(gè)以上條件的記錄用什么方法來查找呢？E X C E L中提供了高級(jí)篩選功能.高級(jí)篩選實(shí)現(xiàn)的是較復(fù)雜的查詢功能.在使用高級(jí)篩選時(shí)有以下幾點(diǎn)是用戶必須把握的.

2.2.1 高級(jí)篩選所解決的篩選條件復(fù)雜,系統(tǒng)規(guī)定必須創(chuàng)建一個(gè)篩選條件區(qū),并在該區(qū)內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的篩選條件.

篩選條件區(qū):是一個(gè)表格,由表頭和數(shù)據(jù)區(qū)構(gòu)成.

表頭字段:是篩選條件所對(duì)應(yīng)的字段

數(shù)據(jù)區(qū):是對(duì)應(yīng)篩選依據(jù)字段的條件描述區(qū).

2.2.2 把握篩選原則：

A.要查找的兩個(gè)或多個(gè)字段間是不是要求必須同時(shí)滿足，如果同時(shí)滿足，要在建立條件區(qū)時(shí)將多個(gè)字段建立在同一行中.

B.要查找的兩個(gè)或多個(gè)字段間是不是要求必須同時(shí)滿足，如果不是同時(shí)滿足，只滿足其中一個(gè)就行，要在建立條件區(qū)時(shí)將多個(gè)字段建立在同一列中.

理解和把握了以上兩點(diǎn)就可以輕松進(jìn)行高級(jí)篩選了.

3 篩選在工作中的應(yīng)用

篩選功能在實(shí)際工作中的應(yīng)用比較廣泛也比較實(shí)用,最主要的是高級(jí)篩選,下面我就用一個(gè)高級(jí)篩選的實(shí)例來作個(gè)介紹:

例如：我們要在表1中查找所有漢族的女生的記錄.

第一步：建立篩選條件區(qū)

（1）根據(jù)要求發(fā)現(xiàn)本次查找需要的字段有民族和性別，所以就要用這兩個(gè)字段建立一個(gè)條件區(qū).

（2）分析題中要求發(fā)現(xiàn)本要求中涉及的兩個(gè)字段必須是同時(shí)滿足，所以要按照篩選原則給兩個(gè)字段建立在同一行上，如圖4中的紅色字是根據(jù)題意建立的篩選條件區(qū)（篩選條件區(qū)一般建在給定表的下方）.

第二步：進(jìn)行高級(jí)篩選

（1）選中要進(jìn)行篩選的原始數(shù)據(jù)區(qū)，然后單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“高級(jí)篩選”如圖5.

（2）在出現(xiàn)的對(duì)話框中，將鼠標(biāo)定位在條件區(qū)域處，然后用鼠標(biāo)選擇用紅色字建立的篩選條件區(qū)如圖6，最后就是單擊對(duì)話框中的確定按鈕高級(jí)篩選完成.如圖7，所有漢族的女同學(xué)的記錄就被顯示出來了.

圖4

圖5

圖6

圖7

E X C E L中的篩選功能，在我們的工作中經(jīng)常應(yīng)用.通過以上對(duì)兩類篩選的解析，但愿能幫助正愁于不知如何進(jìn)行查找和統(tǒng)計(jì)的人，希望大家一起共勉.

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A

1673-260X（2010）07-0035-03