信息化提升項目計劃管理能力

◎ 易建科技有限公司 劉 平

前言

“計劃的好壞決定項目的成敗”。對于這一點，許多施工企業的項目管理者是深有體會的。計劃工作在項目管理中的重要性是不言而喻的，但是如何才能制訂出全面、周密、準確、滿足實際需求、便于執行的計劃，卻時常困擾著他們。

“計劃流于形式”、“計劃的可操作性不強”、“計劃趕不上變化快”等等，項目管理者們經常會發出諸如此類的感慨。的確，在市場經濟高度發達的今天，建筑施工作為我國國民經濟的支柱產業，面臨的市場環境正發生深刻的變化。市場競爭日趨激烈，業主的需求日趨苛刻，墊資、壓價的幅度越來越大，工期越來越短，質量要求越來越高。面對如此復雜多變的環境，在制訂項目計劃時，項目的管理者常常會覺得力不從心。

如何制訂出全面、周密、準確、滿足實際需求而又切實可行的計劃，使“計劃真正趕得上變化”，是建筑施工企業面臨的一道難題。本文以此為契機，重點探討信息技術在工程項目計劃管理中的應用。通過工程項目信息化建設，梳理企業的項目計劃管理體系與流程，提升項目計劃管理的能力，使企業通過項目實施過程中各類計劃的編制、執行、檢查、協調，合理安排企業各方面的經營和管理活動，優化配置企業的各種資源，取得良好的經濟效益和社會效益。

施工企業項目計劃管理之痛

計劃是項目管理的首要職能，在談其它的職能時，都離不開計劃，它貫穿于項目管理的全過程。因此，在項目管理過程中，制訂計劃是項目管理的首要工作，計劃的成功意味著項目已經成功了一半。但是，在實際的項目計劃制訂中，面對項目進度、成本、質量安全、物資設備等眾多目標，項目管理者往往會覺得無從下手。盡管許多企業都非常重視項目計劃管理，投入了大量的人力、物力、財力編制項目進度計劃、成本計劃、資金計劃、物資供應計劃、機械設備供應計劃、勞動力供應計劃、采購計劃、質量計劃等，但事實上，這些計劃在項目實施過程的效果卻不太理想，沒有對項目的實施起到應有的指導作用。這既有體制上的問題、思想意識上的問題，還有計劃管理手段、工具和方法的問題。由于篇幅所限，在此，我們僅就計劃管理手段、工具和方法的問題進行分析，并總結歸納為以下幾個主要方面：

■ 沒有形成比較系統的計劃體系，計劃之間的關聯性不強

工程項目的計劃通常包括進度計劃、成本計劃、勞動力供應計劃、物資供應計劃、機械設備供應計劃、質量計劃、安全計劃等一系列計劃，這些計劃都是服務于項目進度、成本、質量、安全等目標，彼此之間相對獨立，又緊密聯系，形成一個項目計劃體系。目前，施工企業的項目通常都是按職能劃分來制訂計劃的，進度計劃由技術部制訂，成本計劃由造價管理部制訂，質量計劃由質量管理部制訂。由于受到內外部多種原因的影響，各個職能部門在制訂計劃時，常常缺乏溝通與協調，信息流通渠道不暢，本位主義比較嚴重，容易造成各計劃之間相互脫節、失真，形成不了統一的計劃體系，進而影響到項目實施過程中的進度、成本、質量、安全等目標實現。

項目計劃是在科學預測的基礎上，為實現項目目標對未來一定時期內的工作做出安排的一系列活動的總稱。因此，項目的計劃是建立在對以往工程經驗的總結、對環境狀況的分析、以及對未來合理的預測的基礎上的。而未來環境是不確定的，任何因素包括市場變化、氣候變化、資金變化、溝通誤差、質量安全事故等情況都會對項目正常實施帶來影響。這就使得項目計劃在實施過程中必須不斷調整，使項目的計劃適合新的情況。但是，任何計劃編制都需要一定時間，特別是一些對項目實施有重要影響的大計劃，比如說項目總體進度計劃、項目總體成本計劃等，需要花費大量的時間收集信息、評估資源狀況、協調各部門的工作。于是，等到計劃編制出來的時候也是計劃更改的時候。因此，計劃趕不上變化的局面隨處可見。

■ 計劃脫離實際、流于形式

編制項目計劃需要大量的信息，也需要與許多項目的相關部門進行溝通，在這個過程會產生大量的信息與數據需要進行交換和共享。由于傳統的計劃管理手段比較落后，再加上項目各參與方的本位主義思想等因素的影響，項目的計劃往往不全面、不科學、不周密、不實際，可操作性差，對項目實施的指導作用根本無法體現。

總的說來，項目計劃管理中出現這些問題，越來越成為制約企業提升項目計劃管理水平，增強企業核心競爭力的枷鎖。因此，必須盡快找出有效的解決方法，解決困擾企業計劃管理工作中的各種問題，這已成為廣大工程項目管理企業的共同訴求。

信息化帶來了項目計劃管理的革命

近年來，隨著信息時代的來臨，信息技術在我國工程項目管理中的應用已經取得了長足發展。在工程項目管理中通過充分利用計算機技術、網絡技術、數據庫等科學方法對項目的進度、成本、質量、安全等多種信息進行收集、存儲、加工、處理，并輔助決策，大大地提高項目計劃管理水平、降低了項目管理成本、提高了項目管理效率。用信息化手段提高項目計劃管理的能力，已經成為大家的共識。

工程項目是一個復雜的系統，目標的多樣性是項目的一個顯著特點。在項目實施的過程中，既要滿足項目進度目標，還要滿足項目的成本目標、質量目標、安全目標等，這些目標相互獨立、相互共存，又互相制約。過于追求項目的進度目標，可能給成本、質量、安全等目標帶來一定的負面影響，反之亦然。如何使這些各自獨立的目標有機的融合在一起，為項目的成功實施創造條件，就需要通過計劃管理的手段，來協調進度、成本、質量、安全、資源等項目管理的各要素之間的關系。

利用信息技術來提升工程項目計劃管理的能力，是行業信息化建設的一個重要的內容，目前國內有不少軟件企業在做這方面的嘗試，并取得了一定的成效，易建科技有限公司就是其中的佼佼者。

最近，“不小心摔了一跤”的照片在網上火了。原本是個別人的“炫富摔”，卻引起各行各業、各色人群競相模仿，從考研摔、吃貨摔，到醫生摔、消防員摔……花式“假摔”令人目不暇接，用摔落一地的物品曬出生活的個性，曬出職業的特色。有媒體說得好：炫富挑戰關注多，原是生活有話說。

易建科技有限公司作為國內領先的建設行業工程項目信息化與咨詢服務供應商，憑借自身深厚的行業經驗與工程項目管理的實踐，并結合先進的軟件與信息技術，推出了易建工程項目管理軟件系列產品。產品從項目計劃管理的角度出發，將計劃管理的職能納入到項目管理系統之中，建立了一個系統化的項目計劃體系，將計劃管理的應用融入到項目管理的其它職能管理之中，將項目管理的進度、成本、質量、安全等職能目標有機地結合為一個綜合的總體，并通過計劃的PDCA不斷循環過程，逐漸實現和優化項目的進度、成本、質量、安全等多項目標。易建工程項目管理系統的計劃管理體系與項目職能管理的結構圖如圖所示。

易建項目計劃管理體系與項目職能管理結構圖

從計劃管理體系與項目職能管理的結構圖中，我們可以很清楚的了解到，在系統的計劃體系中，有項目進度計劃、成本計劃、質量計劃、安全計劃、資源計劃等一系列計劃。系統通過計劃的制訂、實施、檢查與調整的不斷循環，去驅動項目的各項職能管理，從而最終達到項目的進度、成本、質量、安全等目標的綜合優化。

從這個角度上來說，信息技術在工程項目管理中的應用為項目的計劃管理帶來了革命性的突破，幫助企業擺脫了長期困擾他們的項目計劃管理之痛，解開了捆在施工企業的枷鎖，對企業提高項目管理的綜合能力，促進企業的可持續性發展起著重要的作用。

信息化提升項目計劃管理的能力

工程項目管理目標的多樣性，決定了項目計劃的復雜性與多樣性。在工程項目的實際管理過程中，項目計劃主要包含這幾大類計劃：

■ 進度計劃。包括項目總體進度計劃、進度實施計劃、作業計劃、工序計劃等。

■ 成本計劃。包括項目各層次、單元成本計劃、組織責任成本計劃、資金計劃等。

■ 資源計劃。包括人、材、機等的供應計劃、采購計劃、租賃計劃等。

■ 質量安全計劃。包括質量保證計劃、安全保障計劃、環境保護計劃等。

■ 風險計劃。包括風險應急計劃、風險控制計劃等。

■ 其它計劃。包括施工組織計劃、施工工藝計劃等。

以進度計劃為主線的項目計劃體系結構圖

如何協調各類計劃之間的關系，是項目計劃管理要解決的首要問題。項目的各類計劃，都服務于各自的職能目標，這其中，進度計劃是工程項目計劃體系中最重要的組成部分，是其它計劃的基礎。

易建工程項目管理系統依據自身多年工程項目管理的實踐經驗，從項目管理與控制的過程出發，把項目的進度計劃作為項目管理的主線，運用信息化的計劃管理的手段，將項目實施過程中的各種活動納入進度計劃管理之中，并且應用科學的工作分解結構以及工程網絡計劃技術，編制并優化進度計劃。在綜合考慮項目總目標與工期要求等各方面因素的基礎上，將項目總目標與工期要求分層次、分階段、分專業逐級分解，形成從總體到局部、從上至下、由粗到細互相銜接的一個項目實施與控制的進度計劃保證體系。通過進度計劃這條主線，將項目的成本計劃、資源計劃、質量安全等計劃有機地串聯起來，形成了一個相互聯系、相互制約的項目管理的計劃體系，成為項目管理者用于指導、安排、協調與控制項目的各類活動，配置人、財、物等各類資源的指導性文件。

上圖就非常直觀的反映了在易建工程項目管理系統的計劃體系之中，進度計劃與其它計劃之間的相互關系。

系統在工程項目進度計劃制訂時，從建立項目WBS框架 - 定義活動 - 確定活動的工期 - 確定活動間的邏輯關系 - 估計與明確資源需求 - 制定和優化進度計劃等幾個步驟出發，遵循了一條項目的準備籌劃、執行反饋、調整修改、再執行及執行結果評價的計劃管理科學的循環過程，這就是著名的“戴明環”也即PDCA循環過程。

同樣，系統在制訂成本計劃、資源計劃、質量安全計劃等等計劃時，也遵循PDCA這一科學的循環程序。例如，在進行成本計劃時，系統通過靈活設置成本階段與成本科目，形成了估算成本、概算成本、預算成本、目標成本、計劃成本不斷由粗到細的成本計劃的科學制訂過程。在成本計劃的執行中，通過對成本的實際發生和成本變更進行嚴格的核算、控制，并將實際的成本與各階段的成本進行統計、對比分析，通過這一系列的成本計劃管理過程，將項目的成本控制在成本目標與預算之內。

此外，系統可利用強大的信息收集與檢索功能，充分實現各種資源歸集、共享，數據信息零距離響應，大大的提高了項目計劃過程中，對項目的各種變化情況的反應速度，使項目計劃的制訂者能及時根據情況變化不斷地修改、調整和優化計劃，從而保證項目計劃符合實際情況，形成全面、科學、周密、操作性好的項目計劃體系。“計劃趕得上變化”從此不再是一句空話。

小結

工程項目的管理是一個復雜的系統工程，計劃、組織、協調、控制貫穿項目管理的全過程，許多因素相互聯系又相互制約。“計劃是項目管理的龍頭”，項目的計劃工作的好壞決定了項目的成敗，因此，在實際工作中，應借助現代的信息技術手段和先進的工程計劃管理方法，真正做好項目計劃工作。提高項目計劃管理水平是大勢所趨，在這個方面，易建工程項目管理系統為建設行業的信息化建設樹立了一個非常好的典范。