使用Excel 2003制作電子版介紹信

張小偉

（大慶師范學院，黑龍江大慶163712）

使用Excel 2003制作電子版介紹信

張小偉

（大慶師范學院，黑龍江大慶163712）

本文為組織部門的工作人員提供了實用易學的電子版介紹信制作技術.

Excel 2003；Microsoft Visual Basic編輯器；宏編輯器；繪圖；合并；啟用宏

傳統的組織關系介紹信基本都是手工填寫的，但近年來，隨著高校畢業生黨員數量的逐漸增多和就業單位的多樣化，許多高校畢業生黨員在畢業前不能及時落實組織關系去向，在畢業離校前幾天才能確定組織關系開往單位，這給各高校組織部門工作人員的工作帶來了很大難度.

本文將向讀者介紹如何使用Excel 2003的Microsoft Visual Basic編輯器制作電子版介紹信，實現自動傳遞介紹信信息功能，幫助用戶在最短的時間內完成組織關系接轉上的技術問題.

1 電子版介紹信功能

電子版介紹信可實現如下功能：

（1）制作完整的畢業生黨員組織關系轉移名冊.

（2）實現“自動傳遞介紹信信息”功能.

2 電子版介紹信制作過程

2.1 創建名冊，確定文件題目及字段名稱

（1）打開“電子表格”，點擊“工具”，選擇“宏”，選擇“安全性”，選擇“中”，選擇“確定”.

（2）創建并保存文件：以XLS為后綴名，保存文件.

（3）重新命名工作表為“名冊”：右擊左下角“sheet1”，選擇“重命名”，輸入“名冊”.

（4）確定并錄入文件題名和字段名稱.其中字段的設定要與空白介紹信傳遞的信息內容相一致，可設為：介紹信編號、抬頭、姓名、性別、年齡、民族、黨員狀況、身份證號碼、轉出單位、接收單位、黨費交至年、黨費交至月、有效天數、黨員聯系電話、基層黨委通訊地址、聯系電話、傳真、郵編、介紹信開出年、介紹信開出月、介紹信開出日.

2.2 制作空白介紹信模板

（1）重新命名工作表為“介紹信”：右擊左下角“sheet2”，選擇“重命名”，輸入“介紹信”.

（2）利用電子表格中的“合并”、“繪圖”、“單元格格式中的邊框”等功能制作空白介紹信.制作《中國共產黨黨員組織關系介紹信》時要注意合并以下列：

第二行的X-AA列，第十一行的X－AA列，第三十一行的X－AA列，信息內容為“介紹信編號”

第三行的G-N列，第十四行的D－K列，信息內容為“姓名”

第三行的U-Y列，第十六行的F－G列，信息內容為“黨員狀況”

第五行的J-Q列，第十八行的C－L列，信息內容為“轉出單位”

第五行的T-AC列，第十八行的N－AB列，信息內容為“接收單位”

第七行的P-S列，第二十四行的Q－S列，信息內容為“介紹信開出年”

第七行的U-V列，第二十四行的U－V列，信息內容為“介紹信開出月”

第七行的X-Y列，第二十四行的X－Y列，信息內容為“介紹信開出日”

第十二行的B－P列，信息內容為“抬頭”

第十四行的O列，信息內容為“性別”

R－S列，信息內容為“年齡”

V－AA列，信息內容為“民族”

第十六行的Q－AB列，信息內容為“身份證號碼”

第二十行的R－T列，信息內容為“黨費交至年”

V－X列，信息內容為“黨費交至月”

第二十二行的F－G列，信息內容為“有效天數”

第二十五行的P－AC列，信息內容為“黨員聯系電話”

第二十六行的P－AC列，信息內容為“基層黨委通信地址”

第二十七行的G－L列，信息內容為“聯系電話”

P－V列，信息內容為“傳真”

Z－AC列，信息內容為“郵編”

2.3 使用Microsoft Visual Basic編輯器將名冊與空白介紹信模板鏈接起來

2.3.1 認識宏編輯器

“Microsoft Visual Basic編輯器”，又稱宏編輯器，是一個為初學者設計的編寫和編輯宏代碼的程序.它是為了讓人們在使用軟件進行工作時，避免一再地重復相同的動作而設計出來的一種工具，它利用簡單的語法，把常用的動作寫成宏，當在工作時，就可以直接利用事先編好的宏自動運行，去完成某項特定的任務，而不必再重復相同的動作，目的是讓用戶文檔中的一些任務自動化. 2.3.2使用宏編輯器編寫程序

（1）將鼠標移至“名冊”，右擊，選擇“查看代碼”，進入編輯頁面，準備編輯.

（2）定義目標值，輸入以下內容：

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

Dim i As Integer

Dim row As Integer

Dim介紹信編號,抬頭,姓名,性別,年齡,民族,黨員狀況,身份證號,轉出單位,接收單位,黨費交到年,黨費交至月,有效天數,黨員聯系電話,基層黨委通信地址,聯系電話,傳真,郵編,介紹信開出年,介紹信開出月,介紹信開出日As String

〔1〕Bill Jelen Tracy Syrstad.巧學巧用Excel 2003 VBA與宏（中文版）.電子工業出版社.

TP317.3

A

1673-260X（2010）11-0027-02