銷售主管時間管理技巧

羅蘭芳，葉寧

（三明學院經濟管理系，福建三明365004）

銷售主管時間管理技巧

羅蘭芳，葉寧

（三明學院經濟管理系，福建三明365004）

銷售主管面臨著越來越多的競爭與壓力，必須全神貫注于幫助團隊完成銷售目標.要成為一名優秀的銷售主管，不僅要求其擁有豐富的銷售管理經驗，還要懂得管理好時間.時間管理技巧是銷售主管成功的有效助手，通過有效的時間管理可以把銷售主管從繁文縟節中解放出來，致力于整個銷售團隊的發展，帶領自己的銷售團隊創出銷售佳績.

銷售主管；時間；管理

在分秒必爭、瞬息萬變的商業競爭中，時間管理是考核銷售主管績效、增強企業競爭力的重要因素.時間有限而工作無限，這就要求銷售主管改變拖延、忙亂、無序的工作方式與習慣，重視、學習并掌握時間管理的方法與技巧，來更好地掌控自己的工作.

1 時間管理的涵義

時間管理是對時間的一種統籌安排的過程，它探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標，它要求我們通過改變習慣，引進新的工作方式和方法，包括訂立目標、計劃、分配時間、權衡輕重、權力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高時間管理效益.時間管理的對象并非管理時間，時間本身不是問題，因為我們每個人都擁有一年365天，一天24小時，所以時間管理的關鍵在于你如何更好地善用和分配時間.

2 銷售主管時間管理誤區

2.1 缺乏時間管理的意識

許多銷售主管缺乏時間管理的意識，沒有認識到時間管理的重要性，沒有將工作時間進行有效分配，結果自己忙得團團轉，連口喘氣的時間都沒有.他們每天都被繁雜的事務包圍著，堆滿桌子的文件，一個接一個的電話，各種大小會議，頻繁的下屬請示，不斷來訪的客人，顧客的投訴與抱怨的處理等等.銷售主管一旦陷入這種無法自拔的工作模式中，自然會被弄得焦頭爛額、頭暈目眩.

2.2 缺乏時間管理的計劃方案

許多銷售主管不明白計劃的重要性，總是抱著踩著西瓜皮滑到哪里是哪里的心態，凡事都沒有一個計劃方案，沒有一個時間表，碰到什么就做什么.他們認為，計劃沒有變化快，沒有必要做計劃，即使有了計劃，也不一定按照它去做.還有的銷售主管不喜歡被束縛，認為只有在壓力之下才會有好的表現，而制訂計劃反而會束手縛腳、墨守成規，限制其能力的發揮，令其失去優勢，所以也不做計劃.

2.3 缺乏時間管理的執行力

良好的溝通是成功的計劃的重要組成部分，有的銷售主管雖然有計劃方案為依托，但仍擺脫不了整天奔忙勞碌的情形，他們認為工作時間越長，越能顯示出自己的敬業與重要性.其實，這正是缺乏個人時間管理執行力的表現，究其原因是因為缺乏與銷售團隊成員之間進行有效和必要的溝通，造成下達的命令執行欠佳，影響工作效率和工作業績.

3 銷售主管時間管理技巧

美國麻省理工學院對3000名經理作了調查研究，結果發現所有成績優異的經理都有一個共同的特點，就是他們都可以非常合理地利用時間，讓時間消耗降到最到限度.[1]銷售主管每天面對的事情很多，雖然每位銷售主管都公平地擁有一天24小時，但要讓有限的時間發揮最大的成效，就需要掌握時間管理的技巧，把時間管理好.

3.1 訂立計劃

周全的計劃不僅能節省時間，還能使工作順利、優質地被完成，良好的計劃可以起到事倍功半的效果，它能使銷售團隊把注意力集中在月份、季度和年度目標上.銷售主管訂立計劃應包括計劃目標、執行步驟、控制標準、最后期限、優先順序等.當銷售主管面對各項工作時，周遭的雜事會占用你的時間，這可能使你失去洞察力，也忘記了事項的輕重緩急次序，要克服這一點，關鍵是要花時間去衡量什么才是重要的.

圖1 銷售主管時間管理矩陣

銷售主管可把制訂的計劃按照是否緊急與重要這兩個要素把事務進行分類(如圖1所示).對于銷售主來說，在處理好緊急且重要的事項的同時，應把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然.

此外，在訂立計劃的過程中，銷售主管還要預留出機動時間，以防不確定性事件、變化或危機的發生所造成的不必要的影響.如果銷售主管把一天的時間都排滿了各種活動，沒有一點時間空檔，那么，一旦出現意外情況，就會把你的全盤計劃打亂了，反而降低了工作效率.因此，在計劃時間分配上一定不要過分安排你自己的事情.

3.2 充分授權

有些銷售主管事無巨細地插手、步步緊跟地檢核，不給銷售人員留一點自主的空間，自己忙得疲憊不堪，又養成了銷售人員“等、靠、要”的依賴心理，這樣自然培養不出一支高績效的銷售團隊.充分有效地授權可以使你的工作化繁為簡、化忙為閑，讓你靜下心來研究銷售規劃與策略上的問題；洞察企業外部的銷售市場環境變化及內部的經營狀況，讓你跳出狹隘的視野，發現新的銷售機會及銷售工作中存在問題并解決好它.學會授權吧，讓你的銷售團隊由簡到繁地開始承擔越來越多的日常作業方面的事務，一旦他們做到這點，你就能通過授權復制你自己，利用你的銷售團隊為你工作，來放大自己的時間杠桿，這樣既能夠培養、激勵、成就你的銷售團隊又能使你自己從繁瑣的事務性工作中擺脫出來.

3.3 提高執行力，克服拖延

銷售主管們雖然制定了計劃，但常常因為缺乏執行力而使計劃變得越拖越長.一旦開始遇事拖延，就很容易養成再次拖延的毛病.拖延是你的敵人，它不僅是偷竊時間的賊，也是偷竊金錢、機會、成功以及自我價值的賊，銷售主管對付拖延要有一定策略，一步一步地將它從你生命中去除.

3.3.1 學會立即著手工作

銷售主管一定要有緊迫感，改變自己愛拖延的工作習慣，一旦在工作中接到新任務，就要學會立即著手工作.比如，銷售主管的促銷計劃表、區域分銷規劃、銷售報告的匯總與總結等一定要按時完成，才能順利開展后序工作或減少事后回憶的時間，避免事后回憶所造成的遺漏.

3.3.2 不為自己的拖延找借口

銷售是一項壓力巨大的工作.在壓力面前，有些銷售主管養成了為自己的拖延找借口的毛病.諸如，銷售人員能力不足、行動遲緩，產品缺乏賣點，渠道信息反饋不流暢等.成功的人尋找原因，失敗的人尋找借口.借口帶來的唯一好處，就是讓你不斷地為自己去尋找借口，讓你逐漸養成找借口的習慣，任由借口牽著你的鼻子走，使你的工作就變得拖拖拉拉，沒有效率.銷售主管們要時刻保持清醒的意識，養成有問題不找借口找原因的好習慣.

3.3.3 嚴格設定任務期限

巴金森在其所著的《巴金森法則》中，寫下這段話：“你用多少時間完成工作，工作就會自動變成需要那么多時間.”如果你有一整天的時間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它.而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它.[2]寬松的時間造成了拖拉的工作作風.如果你在確定某個任務所需用的時間過于寬松的話，你的工作效率就會大打折扣.因此，銷售主管在規定時間期限時要格外謹慎.只有懂得運用時間管理給自己壓力的銷售主管，才能按時完成工作任務.銷售主管可以制訂工作進度檢查制度，按照各項任務期限，嚴格要求自己.

3.4 提升溝通技能

有些銷售主管在工作中凡事都是自己說了算，從不與下屬溝通；或是溝通時溝通的目的、內容不明確，遺漏了關鍵的訊息；或是由于缺乏溝通技巧而產生不必要的麻煩與誤會.一線銷售人員是最貼近市場、了解客戶實際情況的，他們也是各類計劃方案的執行者，銷售主管要想打造高績效、高凝聚的銷售團隊就應意識到有效的溝通是銷售團隊內部訊息通暢的重要保證，它可縮短你與團隊成員之間的距離，促成共識的達成，提高決策的可靠性.因此，銷售主管應努力改變工作作風、提升自己的溝通技能與自己的銷售團隊實現充分的溝通.比如，與銷售人員溝通前，銷售主管應明確每一次溝通的目的，對溝通的內容做出計劃、時間、地點等的安排；溝通時簡明扼要，避免產生歧義；學會、發展和鍛煉自己的傾聽，學會換位思考，學會贊美你的團隊成員等溝通技能.

3.5 養成整潔、條理的習慣

有的銷售主管的辦公室慘不忍睹，亂的一塌糊涂.文件柜里文件的數量在不斷膨脹卻未及時整理與更新，充斥著各種過時無關的資料，而用過的資料隨手亂放，有時候連重要的客戶資料都找不到.研究表明：每個人每天平均會找28次的東西.這樣一年下來，我們就要有兩個星期的時間沒日沒夜地在找東西.為什么找東西呢？是因為沒有用的東西太多了，有用的東西混在沒有用的東西里.如果平常能做好辦公桌上的清理運動就可以減少我們花在找東西上的時間.銷售主管要提高工作效率，就必須養成整潔、條理的習慣，具體可從以下幾方面著手：

第一，養成拿東西哪里拿、哪里放的習慣，并且把那些過期的、沒用的紙質文件、文書及時扔進垃圾箱，那些還有用的檔案可根據工作需要歸入相應的資料夾中，把它們分類存檔并做好注釋標簽以方便查找，比如可將資料夾分成公關活動、記者會、展覽會、銷售合約、銷售月報表等.

第二，善用WINDOWS文件管理器，做好各類電子文件的分類與管理，對于重要的客戶資料及文件應做好備份，定期整理自己的文件夾或刪除電腦中無用檔案和資料，以減少在茫茫文海中尋找所需文件的時間.

第三，學會在每天下班前把辦公桌和文件檔案整理好，將不需要用的各種書籍、文件夾、筆記和其他各類材料收到相應的文件柜里放好，為第二天高效率地工作做好準備.

3.6 安排不被打擾的時間

日本專業的統計數據指出：“人們一般每8人分鐘就會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50－60次.平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%.其中80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的.同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時.”根據以上的統計數據，可以發現，每天因打擾而產生的時間損失為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%.[3]

頻繁的打擾大大地降低了我們的工作效率.對于銷售主管來說，下屬及客戶頻繁的請示與打擾往往易導致銷售主管無法集中精力思考和決策.銷售主管在日常工作中可結合自己生理的黃金時間段把工作日時間分成“紅色時間段”與“綠色時間段”.在綠色時間段內，你可以允許他人打擾或者處理事務性工作；而在“紅色時間段”內，你不允許他人打擾，你要在自己的辦公室里專心工作處理最重要的事項或進行思考.

3.7 學會說“不”

銷售主管不會說“不”大凡有以下幾種情形:

一是不愿拒絕不合理的要求，是因為害怕因此影響自己的營銷業績，斷送自己的事業前程；

二是找不到合適的借口拒絕別人，擔心別人也會從此拒絕自己或采取報復的手段；

三是不愿意拒絕下屬請求或客戶的要求，想做個人人都喜歡的角色，想贏得他人的贊許、認可與接受.

銷售主管不會說“不”是其浪費時間的一個重要表現之一.因為不善拒絕，銷售主管成了沒有原則的“老好人”，這樣只會把自己累壞，讓自己很被動又助長了下屬的懶惰和其他人求你辦事的機會.有時說“不”，不需要任何借口，只要你的拒絕對你來說是合理的.每位銷售主管都不可能做到人見人愛，學會拒絕別人，可以節省大量的時間，避免許多不必要的麻煩，它是過度熱心腸型銷售主管的一劑良藥.

3.8 學會處理會議

銷售主管們常常受到“會議病”的困擾.會議本來是溝通意見、解決問題、制定決策的一種有效方法，但是它卻經常被濫加使用.很多銷售主管會有一個習慣，一旦有關討論或是傳達的事，就召集銷售人員開會，開會時沒有明確的目的，講到什么問題就是什么，開完會后布置的工作也無人負責跟蹤與檢查.

參加許多沒有成效的會議，也是一種浪費時間的做法.如果你是銷售主管，浪費了大量時間在會議上，那么你應該重新評估一下，需要多長時間和部下開會，以及要達到的目的.每天或每周開會真的需要開會嗎？可不可以采取更有效的方式，減少類似的會議呢？比如有些是否可以通過電子郵件或電話咨詢商量的方式取代會議.實在要開的會，銷售主管應明確會議目標，提前發出會議議程表及與會議有關的資料，明確會議的內容與時間計劃，哪些與會人員需要發言，針對何問題進行發言，限時幾分鐘都一一注明.開會時應按會議程所編列的優先次序進行了討論，如是否達到目標，未達到存在什么原因，如何改進，具體措施；達到了請總結經驗與大家分享.在結束會議之前，銷售主管應概括復述各項工作分配及完成各種工作的時限，并布置好會議跟蹤與待辦事項的監督工作.

3.9 善于安排零碎時間

爭取時間的惟一方法是善于安排和利用零碎時間.有人曾算過一筆時間賬：每天人的自由時間＝日歷時間（24小時）－必要時間（包括上班和交通10小時）－睡眠時間（8小時）－吃飯時間（2小時）＝4小時.如果你能每天利用好其中一半也就是2小時的零碎時間，按70年計算，扣除學齡前7年，就是45990個小時，合5748個學習日，相當于比15年還多的學習時間.[4]因此，充分利用零碎的時間，短期內也許沒有什么明顯的效果，但日積月累，將會有驚人的效果.

銷售主管要善于挖掘與安排零碎的時間，從而最大限度地提高工作效率.比如，有時間空檔的時候可以思考如何更有效的培訓與激勵自己的銷售團隊，產品銷售區域規劃，客戶的喜好等等.此外，銷售主管還要利用零碎時間大量吸收知識，而利用零碎時間學習就是一種快速的方法.它可通過學習別人的經驗和知識，大幅地減少錯誤和縮短摸索時間，使我們更快速地走向成功.一個好的銷售主管，除了在實戰中向專家和同行學習外，更應該利用空余時間向書本學習，利用空余時間研究銷售技巧、溝通技巧、銷售管理等書籍與講座.

〔1〕何耀明，張艷紅.世界500強企業員工的50個工作習慣[M].北京：華夏出版社,2008.

〔2〕無作者.管好時間的七大魔法［J］.資源再生,2008(11):60.

〔3〕馮璽玲.“華為人”的時間管理[J].人才瞭望,2004(7):29.

〔4〕任淑美.經理人時間管理[M].廣東：廣東經濟出版社, 2004.

F713.3

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1673-260X（2010）11-0044-03