遼寧省高校系統科技查新規范管理探究

劉鳳俠 黃 欣

（沈陽農業大學圖書館，遼寧 沈陽 110161）

科技查新作為一項深層次的信息服務，它是在我國科技體制改革進程中萌生并發展起來的一項情報研究工作，它不僅為科研立項、成果鑒定、獎勵評審提供決策依據，并且在避免科研課題重復立項等方面發揮獨特的作用。隨著人們對信息的日益重視，以及當前網絡環境的日益普及，科技查新工作得到了進一步延伸與拓展。近年來，高校不斷拓寬服務領域，創新服務模式，一些原本沒有查新資質的高校也加大軟硬件投入，紛紛申請加入教育部查新站，而原來就具備各專業部委（非教育部）查新資質的高校更是注重查新資質的延伸，比如原來隸屬農業部的查新站，再申請教育部的查新站。通過查新不但可以了解關于某一課題的國內外研究現狀，還可以避免課題申報的重復性、盲目性，從而達到節約人力、財力的目的及避免侵犯他人知識產權。目前科技查新已成為遼寧省高校系統的一項重要工作。

1 高校系統科技查新規范管理的必要性

科技查新工作始于1992年，經過近20年的發展，查新工作無論從查新項目數量、查新報告質量、查新人員素質，還是查新所依托的資源都有長足的發展。通過網絡調研及電話詢問得知，目前遼寧省高校系統共有5個查新工作站，分別為大連理工大學、東北大學、沈陽農業大學、中國醫科大學、遼寧中醫藥大學。由于查新認證部門的多元化及查新工作的逐步市場化，遼寧省高校系統5家查新站的查新工作也暴露出一定的問題，如表1所示，僅從查新站收費標準、查新項目完成時間等進行對比分析，各查新站都不相同，也可以說目前遼寧省高校系統的科技查新工作還是各自為政。因此，加大遼寧高校系統科技查新管理力度，使之朝規范、良性、健康方向發展刻不容緩。

2 遼寧省高校系統科技查新存在的問題

2.1 科技查新管理體制缺失

在查新資質認證上，目前不同行業有不同認證機構，因而在查新管理上存在多頭管理的狀態。從表1的統計數據可以看出，僅遼寧省高校系統的5個查新工作站就分屬教育部、農業部、衛生部等4個部委。由于分屬不同的認證機構，以及受行政事業單位條塊分割的影響，遼寧的科技查新機構之間缺乏資源共享及溝通協作意識，查新站之間互不往來、各自為政。如農業部查新機構無法受理教育部的查新課題，加之部分科技查新的上級認證部門對下屬的科技查新機構缺乏有效的管理，沒有對取得資質的查新機構進行考核與監督，使一部分查新工作站處于管理上的空白狀態。據調查，目前只有教育部對下屬的查新站每年都有年檢，個別查新站無論是上級主管部門的管理，還是查新站自身的管理都很松散。另外，由于科技查新屬于有償服務，能給查新機構帶來效益，更加劇了這些查新站之間的競爭，甚至在一定程度上出現地方保護主義和行業壁壘現象。長此以往，必將導致查新工作偏離良性發展的軌道，進一步影響查新機構向規范化、專業化、創新化方向發展。

表1 遼寧省高校圖書館查新站查新工作統計表（附遼寧省情報所查新統計）

2.2 社會服務意識不強

縱觀遼寧省高校系統的5個查新工作站，我們不難看出，遼寧省高校的各查新工作站在查新數量上參差不齊，大連理工大學居多，將近400個，東北大學的查新數量也達到258個，其他3個查新站查新數量加起來117個，5個查新站全年的查新量共765件。同遼寧省情報所相比，高校圖書館5個查新站加起來的查新總量，只占遼寧省情報所查新工作量的一半。導致高校出現上述現象的原因，除查新課題過于集中而高校查新人員數量不足，沒有建立科學的激勵機制，一些查新用戶在查新時選擇非本校查新機構避嫌等原因外，最主要是由于我國高校圖書館隸屬教育系統，歷來只注重為本校師生提供服務，服務對象單一，社會服務意識較弱，不重視其業務的對外宣傳，缺乏市場競爭意識，這些是導致查新課題數量不多的重要原因。據統計，部分高校每年查新量中，校內項目占80%以上,校外不足20%。以沈陽農業大學查新站為例，在學科館員深入各院系進行的“圖書館資源與服務”培訓中，有相當一部分老師不知道農業大學能進行查新，許多課題都到情報所查新。可見，查新數量不夠理想，與查新站社會服務意識不強、宣傳力度不夠有直接關系。

2.3 查新人員數量不足

由于我國的項目申報和成果評審受理時間過于集中，導致用戶查新要求也非常急迫，而高校專職查新人員不多，在較短的時間內完成多個查新課題，無論從查新報告完成的數量還是質量上，都難以得到保證。有專家坦言：“按照國際慣例，一份高質量的查新報告需要大約3周時間，現在許多委托人一定要幾天內完成，我們的查新人員再有本事，也不可能迅速完成一篇高質量的查新報告啊！”以農大查新站為例，2009年以前僅有1名查新人員，除了完成查新任務外，同時要承擔農業信息編輯、個性化信息服務、數據庫培訓工作，還兼任黨支部的工作，這種情況在許多高校也很常見。

科技查新不僅是技術性很強的高智力的信息服務工作，也是一項費時、耗力而又嚴謹的科學研究工作，沒有受過專業訓練及沒有查新經驗的人很難短期勝任。因此，高校查新站應加大對查新人員后備力量的補充與培養，避免因人員不足而造成對查新工作的不良影響，從而保證科技查新工作的良性健康發展。

2.4 查新收費標準亟待統一

目前，關于國內查新最合理的收費標準都還有待于討論[1]。據調研，國內對查新的收費主要有兩種情況：一是統一收費標準，也就是說不管查新工作難度大小、時間長短，國內、國內外查新統一收取不等的費用。遼寧省情報所就是按照這一標準進行收費，可以說這種收費標準對查新機構來說最為簡單，也容易運作。但對查新用戶來說有欠公平，因為每個項目查新的難易程度不同，在委托時要求查新范圍、查新點也不一樣，查新工作量、查新時間也不盡相同，如果不加以區分就收取同樣的費用，勢必導致部分查新用戶心理失衡。還有一種收費標準就是查新基礎收費加上額外收費部分（如加急費、增加查新點費、加印報告費等）。表1可以看出，遼寧省的查新站在國內查新項目的收費上是一致的，國內外查新項目收費從500～900元不等，除了沈陽農業大學沒有收取加急費外，其他查新站都收取價格不等的查新加急費用。對于以前曾經查新過的項目，增加查新年代的，各查新站的查新收費也不一致。收費標準的不統一可能造成行業內的無序競爭，擾亂查新市場，給查新工作帶來不必要的麻煩。

2.5 查新項目完成時間不一致

表1的統計數據表明，在遼寧省高校系統的5個查新工作站中，無論是國內查新項目，還是國際查新項目，只有大連理工大學、沈陽農業大學兩家查新站完成查新項目的時間要求是一致的，而東北大學、中國醫科大學完成國內外查新的時間是一致的，遼寧中醫藥大學無論國內還是國際查新都是10個工作日。由于查新課題難易不同、要求不等，各查新站在時間要求上不一致也是無可厚非的，但是相同的查新站要求應當是一致的，也可以參照大連理工大學和沈陽農業大學的做法，根據查新的具體情況，設立一個時間跨度，好查易查的項目，完成時間可以少一點，這樣無論從查新站還是用戶角度考慮，都能留有余地。

3 科技查新規范管理的對策與建議

針對遼寧高校系統查新工作存在的諸多問題，筆者認為，最重要的一點是管理部門應適應時代的發展，變革查新工作的管理體制和管理方式，逐步由政府管理向行業自律發展，以此進一步規范遼寧查新工作，使查新工作真正成為遼寧科技體系的有力支撐。

3.1 加大科技管理體制改革，避免查新項目時段性

由于我國科技查新工作源于科研管理中科研立項及成果轉換的相應需求而產生的，為確保查新質量，應加強對科技管理體制的改革，加大不同科研管理機構間的協作與聯系，盡量錯開立項課題申報時間并適度放寬，讓課題申報人員和查新單位做到心中有數，避免查新項目扎堆，給查新機構足夠的時間，以保證查新報告的質量。同時科研管理部門和查新機構應密切配合，加強對查新用戶的宣傳及培訓，使科研人員充分了解查新工作程序、查新需要提交的資料、查新應注意的問題等。

3.2 加大對查新工作的宣傳力度，不斷創新服務方式

與社會服務性查新機構相比，高校的查新工作站無論在查新所依托的資源數量，還是查新人員的業務素質以及查新咨詢專家方面都具有強大的優勢，然而目前高校查新站知名度不高、查新數量不多、市場面窄的現狀依然困擾了各個高校的查新站，究其原因主要是高校查新機構對查新工作的宣傳力度不夠。如果高校查新站能夠向社會承接科技查新工作，并加大對查新的宣傳，擴大影響，挖掘潛在客戶，有針對性地宣傳高校查新站的優勢，使高校科技查新工作走向社會，不僅能提高圖書館資源的利用率，也能擴大高校的社會影響力。在加大宣傳的同時，也要不斷創新服務方式，要徹底摒棄過去那種坐等用戶上門的被動服務觀念，建立“以人為本”的創新服務模式，不斷拓寬業務范圍。大連理工大學率先在省內開通了網上查新服務，不僅方便了查新用戶，也縮短了查新項目的時間，提高了查新站的威信，查新數量持續上升，位居省內查新站之首。由此也說明，只有不斷創新服務方式，高校的查新工作才能獲得更大的發展空間。

3.3 實現科技查新工作與學科館員工作的有機結合

科技查新和學科館員制度是圖書館發展到一定階段的產物，查新人員和學科館員都是為學校科研工作提供服務的，二者在服務對象、服務目的等方面都有許多共同之處。基于查新工作與學科館員的契合點，沈陽農業大學將科技查新與學科館員工作結合起來，即每名查新人員負責兩三個院系的查新工作，同時還承擔這幾個部門的學科館員工作。通過學科館員的工作，使查新人員對所負責院系的學科有更深入的了解，使得查新工作更加得心應手，這一做法收到很好效果。學科館員兼任查新人員，實現優勢互補，不僅優化圖書館服務模式，最大限度地滿足用戶的信息需求，而且有利于專業文獻信息的深層開發和利用。將查新人員與學科館員合二為一，是信息時代對科技查新工作的必然要求，也是信息服務的發展趨勢。

3.4 加強不同查新站之間的溝通與合作

為了保證查新的質量，不同的查新站之間應當加強溝通與合作，對一些有特殊要求的課題應當靈活處理。如沈陽農業大學是農業部一級查新站，在申報教育部的課題時，有時需要教育部的查新證明，由于各查新站在查新資源上都各有側重，在這種情況下兩個查新站應相互合作，合作方式可采取由所屬學校的查新站進行查新，再由教育部的查新站進行審核并出具證明，審核單位可以收取部分審核費用。這樣既可發揮相關查新站的學科與資源優勢，保證查新的質量，也使委托人的愿望得到滿足。

3.5 建立遼寧省科技查新行業協會，規范查新業務

鑒于遼寧省各高校查新站的工作隸屬遼寧省高等學校圖工委（圖書情報工作委員會的簡稱）統一管理，可由圖工委牽頭成立遼寧省查新行業協會，并作為查新協會的管理部門，負責對遼寧省高校的查新機構進行管理，規范查新收費標準，統一查新報告完成時限，使隸屬于不同部委的查新機構出具的查新報告互相認可。由于各查新站有自己的學科特色，在接受查新委托時，對超出專業范圍的查新項目，可通過協會轉給相關查新機構查新，從而確保委托項目查新報告的權威性。協會定期開展業務交流，組織相關的學術報告，以提高查新人員的業務素質。各個查新機構針對當前查新工作中存在的一些問題，可以通過協會組織的活動進行研討，制定相應的實施細則，為科技查新工作的規范化、管理的協調化提供保障。

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