如何提高中小型企業辦公自動化的應用效能

中國石油華北油田公司華隆綜合服務處綜合辦公室 王哲 王桂鳳

一、辦公自動化背景簡述

我國企業劇烈的競爭，間接使企業向集約型靠攏。如何在不影響企業經營質量的前提下實施集約型戰略，正是辦公自動化可以解決的問題。辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化，它沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。

1．辦公自動化的目標

通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

2．辦公自動化的基礎

辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業務有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累，沉淀，辦公自動化才能發揮作用。

3．辦公自動化的靈魂

工作環境的基本設施是硬件，硬件只是實現辦公自動化的環境保障。數字化辦公的兩個明顯特征是授權和開放，通過授權確保信息的安全和分層使用，使得數字化辦公系統有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現實。

4．辦公自動化在企業中的運用

OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：日常數據處理；信息管理；決策支持。隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：

（1）集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。

（2）智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

（3）多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

（4）運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。

二、企業辦公自動化運用中的問題

1．軟件產品的選擇問題

選擇軟件產品時，一定要小心謹慎，仔細分析該產品的性能，把好質量關。在性能有所保障的前提下，以較小的花費實施企業信息化，選取性價比較高的軟件產品。可以說，選對適合的OA產品是成功實施信息化的一半。

2．實施者實施的力度和策略

企業信息化建設不是純技術的問題，需要企業各層領導和普通員工的參與。信息化建設不是管理者個人能完成的獨角戲，需要各個組織和部門的協同作戰。決策層是信息化推進的導向力量，而中低層管理人員和員工才是執行力量和中堅力量。信息化建設的過程也是各級領導溝通的過程，也是整個企業協同作戰能力的綜合體現。因為具體操作和實施者是企業的員工，所以，在進行具體的信息化建設過程中，最好能進行內部調研、考核、數據分析，尋求阻礙企業信息化發展的障礙。認清自身的缺陷和不足，傾聽集體的聲音，然后統一部署，做好長期的信息化建設規劃。

3．信息化建設后經營者的心態問題

信息化建設正是一個緩慢的過程，其優勢也是逐步培養起來的。信息化建設不是靈丹妙藥，既不會立刻發揮功效，也不能治療多種弊病。各個企業須從實際出發，制定信息化建設的規劃，加快企業邁入企業信息化的進程。

三、如何提高中小型企業辦公自動化的效能

現代中小型企業基本上配備了計算機、打印機、照相機等辦公自動化硬件設備，一部分企業已經實現人手一臺電腦的良好工作條件，相關辦公軟件隨著經濟業務的發展，也在不斷地更新和完善。但是，其中部分擁有辦公自動化條件的企業沒有充分發揮辦公硬件及應用軟件的功效，還有待進一步提高辦公自動化水平。在倡導員工自動化辦公的同時，還應注重相關運用能力的培訓和管理。

1．提高認識，激發員工實現自動化辦公熱情

首先要進一步開拓干部職工的視野，提升員工素質，讓大家了解信息時代的特征和推動企業工作模式變革的時代使命；使其明白辦公自動化系統是實現企業辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化的具有戰略意義的信息系統。同時，讓員工了解辦公自動化系統實現的基本功能，即事務處理、信息管理和輔助決策三種功能，真真切切體會辦公自動化的積極作用，意識到不學習辦公自動化操作，就有可能被時代淘汰，同時認識到實施推行辦公自動化是一次觀念意識的轉變，也是一次工作方式的革命，二、發揮領導效應，形成辦公自動化強勢推行態勢。推動辦公自動化，提高辦公自動化效能關鍵在領導，尤其在各企業的“一把手”。主要是其有顯著的表率作用；有強勢的推動作用；有全面的監督作用。領導在思想上是否重視、對業務是否精通、辦公自動化系統的操作技能是否嫻熟，以及管理手段是否有效，是推行辦公自動化，提高辦公自動化效能的關鍵。如果各級領導能提高自覺性，增強主動性，帶頭學會使用辦公自動化系統操作流程，帶頭運用辦公自動化系統辦公，帶頭執行電子公文運行的管理規范，積極鼓勵、嚴格要求本單位員工使用辦公自動化系統，積極做辦公自動化系統的倡導者、學習者、使用者和推廣者，將會使辦公自動化的應用效能得到極大提高。

2．強化制度管理，規范自動化辦公行為

辦公自動化往往需要多個部門、多個崗位協同完成工作流程，為保證辦公軟件系統的有效運行，建立落實相關的管理制度是一個重要環節。首先要建立軟件系統運行的相關規定和制度。進一步明確辦公自動化系統的管理維護和應用的責任分工，同時對各類信息的發布模塊進行明確界定，對工作處理中的每一個環節明確具體標準。同時，改變業務工作中電子和紙質雙重考核的現有模式，將工作人員自動化辦公的及時性和準確性納入目標績效考核中，建立利用辦公自動化系統和實地考核相結合的內部監督管理制度。使辦公自動化系統逐步成為相關工作人員高效、安全的協同工作平臺和得心應手的有力辦公手段。通過辦公自動化系統建設過程，梳理、優化、改善相關業務流程，簡化辦事程序，提高辦事效率。

3．狠抓全員培訓，提高辦公自動化應用效果

抓好全員培訓，首先要做好四類人的培訓工作，即部門領導、辦公室主任、系統管理員和文檔管理員。確保各部門最終實現全員培訓。辦公自動化系統操作并不復雜，只要肯學、肯用，稍加培訓，就可以掌握。各級領導特別是部門一把手，必須要親自操作，學會上手，全體干部都要掌握技術要領，熟練操作，把辦公自動化當作一種歷史使命，建立一種管理制度，作為一種生活方式，形成一種工作習慣。讓人人了解辦公自動化、熟悉辦公自動化、會用辦公自動化，是確保辦公自動化系統真正運用到實際工作中的唯一途徑。

總之，推行辦公自動化是一項長期任務，提高辦公自動化應用效能是我們追求的目的，只要領導重視，全員推行，改變觀念，與時俱進，就會提高辦公自動化應用效能，發揮系統的整體效能,提高綜合辦公效率。

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