淺談如何做好辦公室工作

喬鵬

淺談如何做好辦公室工作

喬鵬

辦公室作為一個綜合管理部門和辦事機構，承擔著參謀助手、督促檢查、綜合協調等重要職能，對完善領導決策、推動內部高效運轉、促進工作有序開展、樹立良好的外部形象起著十分重要的作用。下面，筆者根據多年的工作經驗，就如何做好新形勢下的辦公室工作談幾點粗淺的看法。

一、緊緊圍繞一個中心

辦公室工作要緊緊圍繞“又好又快發展”這一中心任務，一切為了中心，處處體現中心，調動和凝聚各方面的力量統一到中心工作上來。由于辦公室工作比較繁雜，要更好地服務中心工作，就要分清輕重主次，統籌兼顧各項工作。在實際工作中，要正確處理好以下三個關系：

一是正確處理好政務與事務的關系。所謂政務，即出謀獻策，表現在具體工作中就是協助領導確立一個時期工作的指導思想和思路，制定發展規劃和工作方案，預測工作中可能發生的問題，就已經發生和未發生的問題提出意見或建議，組織和實施工作計劃等。所謂事務，即日常的服務性工作，包括辦文、辦事、辦會等。衡量辦公室工作做得好不好，既要看處理日常事務的效果，又要看出謀獻策的水平。如果只做具體工作，完全陷入事務性的圈子而忘記政務，那么即使服務工作做得再好，也是不全面的、缺乏深度的。相反，單純追求高層次的服務而忽視日常工作，就會使工作出現紕漏，妨礙決策思路在具體工作中的實施。

二是正確處理好被動與主動的關系。辦公室的職責要求辦公室人員必須圍繞領導的意圖和全局工作來展開，這就決定了其工作具有一定的被動性。但是，這并不意味著被動工作，只有深入思考、認真研究工作，才能夠變被動服務為主動服務。為此，辦公室人員要著力提高工作的預見性，凡事早考慮、早著手，不僅要想領導之所想，也要想領導之未想；要善于抓住工作中尚未引起注意的傾向性、苗頭性問題，協助領導尋找解決新情況、新問題的辦法，為領導決策提供參考，只有這樣，才能更好地把握辦公室在全局工作中的主動權。

三是正確處理好大事與小事的關系。所謂大事，是指辦公室人員在辦文、辦會、辦事過程中遇到的大事，如上級機關交辦的事、涉及全局性的事、關系到單位形象和聲譽的事。大事必須擺在工作的首要位置，要保證時效和質量，絲毫不得馬虎大意。所謂小事，是指瑣碎繁雜的事務性工作，對小事不能輕視麻痹，一旦出現錯漏，小事就會釀成大錯，造成不良后果，甚至影響全局工作。由于工作的特殊性，辦公室沒有絕對的大事小事之分，大事中有許多小事情不能忽略，小事中蘊含著大的責任。因此，辦公室人員凡事必須從大處著眼、從小事做起，把大事、小事都做好。

二、深入吃透兩頭情況

吃透兩頭，即吃透上級政策精神以及基層實際情況。吃透上級政策精神，包括中央的決策部署、國家的政策法規、上級主管部門的政策導向等；吃透基層實際情況，包括基層工作進展情況、存在的問題、基層的意見建議等。只有吃透兩頭情況，才能實現上情與下情的有效結合，確保工作效果。為此，需要從以下三個方面做起。

一是加強學習。辦公室工作的特殊性質，要求辦公室人員什么都要懂一些，樣樣都要學一些，但又必須突出學習重點，特別要反復學習領會和全面了解掌握上級的各項政策，掌握基本的制度規范，積極貫徹上級的各項政策要求，這既是提高觀察、分析和判斷能力的基礎，也是與上級保持高度一致的前提。在學習過程中，要把“學”與“思”結合起來，努力將學習成果轉化為科學的思維方法，轉化為對客觀現象的準確把握，轉化為輔助決策、指導工作的正確思路。

二是深入基層。為領導提供政務服務，靠翻閱資料、閉門造車是不行的，必須深入到基層和實踐中去，掌握新鮮生動、準確詳實的第一手資料。只有全面掌握實際情況，才能做出正確、客觀、全面的判斷，進而幫助領導科學決策，指導各項工作開展。同時，要正確處理好“調查”與“研究”的關系，不僅要善于調查，而且要學會研究，用研究的成果為領導決策提供支持，從而成為服務領導決策的“外腦”。

三是把“兩頭”融為一體。辦公室人員要善于透過現象看本質，找準上情與下情的“結合點”，以上級政策為指導，對本單位的實際情況進行深入分析，有針對性地提出富有創意、富有成效的意見建議，力求有更多的工作成果進入到領導視野，轉化為領導決策。

三、善于運用三條途徑

在辦公室工作過程中，只有充分運用好調查研究、政策傳導、督查督辦三個工作途徑，才能有效推動各項工作的順利開展，促進上情下達、下情上傳，確保政令暢通。

一是加強調查研究。要堅持以科學發展觀為統領，以先進的經營管理思想為指導，創新思路，創新方法，努力為領導決策提供高質量的參謀意見，提出切實可行的對策措施，使領導決策更加有效地付諸實施。要始終把影響改革發展穩定的重大問題、經營管理的迫切問題、市場營銷與創新的熱點問題、思想政治工作的關鍵問題作為重點研究方向，抓住領導關注、群眾關心的敏感問題，有針對性地開展專題調研。要經常深入工作現場和生產建設第一線開展基礎性調研，及時把群眾的呼聲反映上來，把基層創造的新鮮經驗總結出來。

二是加強政策傳導。要站在全局的高度，緊跟領導工作思路，準確把握工作意圖，關注領導所思所言，加強對上情的把握、對下情的了解，努力使起草的文稿貼近領導思路，得到領導認可，充分發揮導向作用。要不斷改進文風，力戒空話、套話，力戒長篇大論、陳詞舊調。要在關鍵時刻、重大問題上及時表明決策層的立場態度、處置意見，做到牢牢掌握話語權，有效引導全轄各支行按照統一部署開展工作。

三是加強督查督辦。要重點做好上級部門布置事項、會議決定的重要事項、單位領導指示交辦事項、工作計劃安排事項等工作的督查督辦，促進重大決策、重要工作思想的貫徹落實，提高單位整體的執行力。要總結摸索督查辦工作規律，完善督查辦工作制度，抓準開展工作的切入點，選準角度，制定預案，合理安排人員、時間，有計劃、有步驟地開展督查督辦工作。加強與相關部門的溝通協調，使各級單位和部門時刻繃緊“落實”這根弦，真正通過常抓不懈，促進各項工作目標的順利完成。

四、切實增強四個意識

辦公室工作的重要性和特殊性，對辦公室人員的素質提出了很高的要求。辦公室人員素質的高低，直接決定了辦公室工作的整體水平。因此，辦公室人員應注重自身修養，切實增強四個意識。

一是增強政治意識。辦公室既是政治性、原則性、從屬性很強的綜合部門，又是組織性、紀律性、機密性要求很高的要害部門。辦公室人員接觸的領導多、文件多、機密多，因而政治上合格是其最基本的要求。辦公室人員在任何時候都要保持清醒的頭腦，在大是大非面前不糊涂，在關鍵時刻不亂為，與上級保持一致，與領導班子的要求合拍，做到言行一致、表里如一。

二是增強大局意識。辦公室工作的特點是政治性、政策性、全局性很強，作為“參謀部”的一員，辦公室人員要學會從全局的角度認識和分析問題，力求從整體來觀察和判斷事物的發展。善于站在服務全局、服務領導、服務決策的高度，站在維護改革發展穩定的高度，在關乎全局、關乎長遠的大事要事上，在情況復雜、矛盾突出的熱點焦點上，在領導關心、群眾關注的難點上，暢通信息渠道，開展調查研究，積極為領導獻良策、當高參。

三是增強服務意識。辦公室是一個單位的樞紐，各項工作都離不開“服務”二字。服務工作搞得好不好，能不能讓領導滿意、基層滿意、群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標準。辦公室人員要樹立大服務的意識，既要在決策參謀上服務好，還要在協調溝通上服務好；既要為領導服務好，還要為職工服務好；既要為本級服務好，還要為下級服務好。要不斷拓寬服務領域，努力提高服務本領，做到及時服務、善于服務，只要是領導需要的、部門需要的、基層需要的，都應該是辦公室的服務內容。

四是增強自律意識。要大力提倡求真務實、嚴謹細致、精益求精的作風，高標準、嚴要求，不放松每一個細節。要大力提倡謙虛謹慎、不驕不躁的工作作風，正確對待權力、地位和利益，愛崗敬業，樂于奉獻，甘當無名英雄。要大力提倡清正廉潔、艱苦奮斗的作風，自覺遵守反腐倡廉的各項規定，堅決反對講排場、鋪張浪費的不良風氣。

(作者單位：建設銀行山東省分行辦公室)