提高思想認識加強檔案安全體系建設

馮秀葉

提高思想認識加強檔案安全體系建設

馮秀葉

今年5月20日，國家檔案局局長楊冬權在全國檔案安全體系建設工作會議上說：“完善檔案安全體系，堵塞各種安全漏洞，消除各種安全隱患，才能確保檔案安全。”檔案安全關系著檔案的存亡，是國家檔案事業可持續發展的基礎和條件。隨著互聯網技術的發展和社會信息化程度的提高，檔案信息網絡傳輸和查詢在給社會提供廣泛服務的同時，也給檔案的安全帶來了嚴峻挑戰。因此，保證檔案的安全是檔案工作人員的第一要責，是檔案工作的重中之重。在新形勢下，檔案工作者為保證檔案不受損失，有義務、有責任建立健全堅固的思想防線。因為檔案是國家的寶貴財富，具有非常重要的憑證和參考作用。檔案是不可再生資源，一旦遭到破壞，將會造成不可挽回的損失，檔案的開發利用也就無從談起。當前，雖然檔案工作者為此做出了不懈的努力，但是檔案安全工作中還隱藏著諸多不容忽視的問題。為此，檔案工作者要進一步提高思想認識，構筑檔案安全體系，時刻保持清醒的頭腦，消除各種隱患、確保檔案不受損失。下面，筆者結合多年的工作體會，談談當前檔案安全工作主要存在的問題及應采取的措施。

一、存在的問題

1.檔案安全意識淡薄

每一起安全事故的發生往往都與人有關系。影響安全的各種因素中，人是決定性因素。檔案安全的最大保障是人的認真，檔案安全的最大危險是人的疏忽。安全事故，往往是由于人的僥幸心理造成的。但現實工作中，有的人卻認為只要不發生被盜、不出現火災、水災就是安全，吝于對此花過多的時間和精力，對安全工作不屑一顧。無論是在工作計劃，還是工作總結中，很少提及甚至不提檔案安全方面的內容，只熱衷于檔案建設，而把安全工作放在一邊，這極不利于檔案的安全。

2.安全管理制度滯后

由于檔案安全意識淡薄，一些單位領導對檔案安全方面的關注度不夠。一般單位都有檔案制度，如庫房管理制度、借閱制度、保密制度、銷毀制度等，卻很少看到檔案安全管理制度。個別人為了自己使用方便，將文件、資料等長期不存檔，脫離管理和監督，致使文件擱置于不安全之處。這些現象的發生，原因在于缺乏有效的制度保障，未能做到有章可循。

3.電子檔案安全技術應用不夠全面

電子文件的大量產生，給檔案工作帶來了新的工作內容。同時，也給非傳統載體檔案信息安全帶來了新的難題。電子檔案與紙質檔案相比，具有易修改、易刪除、易損壞、易被遠程控制、信息易于消失等特點。這些現象的發生，說明我們對安全技術應用掌握得不夠全面、安全保障體系尚未建全。

4.基礎設施建設薄弱

檔案館庫是保障檔案安全的重要屏障。加強檔案安全相關基礎設施建設是剛性要求。據了解，由于檔案安全管理的經費投入不足，一些單位還沒有對檔案館庫進行相關基礎設施建設，如：增加視頻監控、門禁、火災報警、消防、溫濕度監控、周界防護等，造成安全隱患。

5.檔案原件的保護不到位

由于各種原因，現在很多單位還沒有對檔案進行數字化，大量的檔案原件還在不停地利用。而檔案原件在管理、利用過程中極易受損，如反復翻閱、復印、搬運整理，會使檔案出現易碎、易撕、褪色褪變、字跡擴散等；空氣的變化，潮濕、干燥，光線的輻射、灰塵、蟲災及自然災害等會給檔案帶來不安全的因素，不但會對檔案造成嚴重損壞，而且還將大大縮短了檔案的使用壽命。

二、應采取的措施

當前，檔案安全體系建設的首要任務在于加強人的思想建設，特別是提高檔案人員的思想建設和安全意識。我們要把“安全第一，預防為主”當作檔案事業的一項重要戰略任務，堅決防止松懈、僥幸心理，做到居安思危，常抓不懈，警鐘長鳴。

要加強檔案安全體系建設，一是切實加強對檔案安全工作建設，嚴格實行一把手負責制。認真制定安全防范應急預案，完善檔案管理制度，確保各項措施落實到位。同時，加大執行檢查的力度，避免制度講在嘴上、寫在紙上、掛在墻上的現象發生。二是定期開展館藏檔案清點檢查工作，切實做到檔案家底不糊涂。定期組織對庫房進行專項檢查。三是強化工作人員的安全防范意識，提高應變反應能力。組織安全知識競賽，全面檢驗工作人員檔案安全知識的掌握情況。四是增強抓好安全保管的緊迫感，提高突發事件處置能力。加強檔案后庫管理，對重要檔案實行異地備份，對電子檔案實行異質備份，保證在突發和極端情況發生時最大限度地減少檔案損失。

要正確處理檔案開放與保密的關系，確保檔案信息利用安全。做到查檔利用，人不離檔。同時制定檔案信息開放管理辦法，嚴格控制開放檔案內容、檔案復印件內容和部分檔案記載內容，對政府公開信息進行嚴格的審查，杜絕泄密事件的發生。在檔案全文數字化管理方面，建立檔案出庫臺賬，從出庫到掃描，再到入庫，登記造冊。提高檔案安全保障體系建設中安全應用技術，保證數字檔案綜合管理系統的安全。

要做好檔案原件的保護工作，用科學的方法管理檔案。對碎、撕、褪色褪變、字跡擴散已破損的檔案要及時修復，防止進一步惡化。加速開展紙質檔案的數字化工作，用數字化產品代替檔案原件的使用，這樣不僅能延長紙質檔案的使用壽命，還能為檔案利用提供快速便捷的服務。

要加強日常內部管理，確保檔案庫房與設備的安全，全方位監控。加強消防和供水、供電線路的管理，確保消除檔案館內在安全隱患，把檔案安全管理責任制落到實處。

總之，楊冬權局長的講話精神給廣大檔案工作者就檔案的安全敲響了警鐘。檔案工作者要切實認識到，把不安全因素擋在屏障之外，是檔案工作者一項長期的、不能忽視的重任。我們要加強檔案安全意識，健全各項制度，不斷構筑檔案安全體系。

（作者單位：中國民用航空局檔案館）