智能檔案管理系統的設計與實現技術研究

方小鐵，顏旭玲

（汕頭職業技術學院 經濟管理系，汕頭 515078）

1 我國企事業檔案管理的現狀

檔案管理作為企事業單位的一個獨立部門，在其正常運作的過程中發揮著重要的作用，有史以來，檔案管理都作為一個戰略性的部門存在于大多數機構部門之中。特別對于機構設置繁多、資料文獻復雜的部門來說，檔案管理工作成為了他們的工作中心。目前，我國企事業的檔案管理現狀為：

1）檔案種類繁多、范圍寬廣、數量巨大。比如，在我國大多數高校圖書館中，其檔案就可以分為財會、出版、外事、科學研究、黨政管理、基本建設、哲學、歷史文化、思想政治、文學藝術等，每個高校圖書館，至少就有幾十萬冊圖書，電子文檔等，每年都能產生幾萬件卷宗。

2）檔案管理的工作量巨大、檔案處理過程紛繁復雜。所有的檔案都要經過必須的幾個步驟：檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定保管、檔案的著錄等，需要耗費當量的工作。比如稅務局的檔案管理，稅收征管資料管理內容包括采集（錄入）、整理、移交、歸檔、移送、保管、調閱等部分。征管資料按基本資料、分戶資料和綜合資料等分類管理，具體為：稅務登記類、賬簿憑證類、納稅申報類、稅款征收類、發票管理類、稅務檢查類、綜合類、征管質量考核類等。

3）在檔案的管理過程中，通常會遇到各種各樣的查詢、檢索請求，然而，這些檢索通常非常頻繁、不規律的檢索量大、檢索得到確切答案的幾率較低，一些常見的檔案管理辦法和檔案管理軟件不能滿足檔案管理的需要，給檔案管理提出了嚴格的要求。

4）檔案管理工作沒有統一的評價標準，統計的數據也常常得不到準確的結果。目前，我國絕大多數檔案管理都是以人工為主，檔案的管理方式已經遠遠不能滿足實際工作的需要。隨著計算機技術的發展，檔案管理工作要向智能化、自動化方向發展。

2 智能檔案管理系統開發設計的具體內容

智能檔案管理系統是考慮到現階段我國檔案管理工作的實際需要，根據我國檔案工作標準、規范，結合我國企事業檔案管理工作的實際情況開發設計的高效的、智能化檔案管理軟件管理系統。該系統包含了文件的錄入、掃描、檔案的管理、檔案分類、檔案查詢、系統維護等幾大方面，分別開發出既獨立又統一的系統。它的功能繁多，種類齊全，從日常的檔案資料收集開始，到檔案資料的檢索詞語自動標引和自動分卷歸檔，實現了文件和檔案歸一化、統一的管理模式，同時，還去掉了檔案管理中一些落后、過時的管理技術，使系統能真正適合現階段我國企事業檔案管理工作的需要。下面介紹智能檔案管理系統的具體內容：

2.1 智能化檔案管理系統，實現信息網絡共享、資源系統管理

智能化檔案管理系統，將檔案管理工作與網絡、多媒體等技術有機結合起來，通過軟件程序控制，實現檔案全文自動錄入、檔案關鍵詞自動標引、模糊檢索控制、檔案內容管理、多媒體信息光盤存儲、電子檔案智能備份、檔案內容自動分類等強大功能，其檔案著錄、標引和分類完全符合國家標準，具有同時異地、同時同地網絡化多用戶數據的聯網錄入、查詢、統計和輸出功能。

2.1.1 檔案管理的智能化、自動化

1）檔案全文通過智能化的識別裝置，實現全文自動錄入，自動提取檔案的檢索關鍵詞，自動提取檔案的分類特征；檔案的案卷與文件的統計、查詢、匯編和目錄組織實現自動化，可以全文進行關鍵詞查詢和模糊搜索，提高了檔案查詢的精度和準度。2）文本檔案如有借閱等情況，則可通過自動化的程序設置，實現接檔、還檔登記、查詢、統計、催還的功能。通過對存儲的數據進行有效的安排和管理，是管理檔案的工作人員由傳統的人工調閱和復制全文的模式轉變為利用自動化的計算機系統來實現檔案的檢索、統計、瀏覽、打印等工作，減少檔案調閱的次數，達到保護檔案和提高檔案利用效率的目的。

2.1.2 模塊化設計，具有較強的兼容性，適用平臺廣

整個智能檔案管理系統的設計的內容在管理工程中主要有檔案的錄入、分類、存檔、檢索統計、編目、用戶管理、系統維護、附件管理、掃描、輸出等功能模塊。使檔案文件的管理實現了全文自動錄入、自動標引、自動分類、自動建立索引，系統的功能全面，智能化程度極高。同時，模塊化的軟件程序具有美觀、適用的特點，窗口菜單和工具欄全部文字顯示，易學易懂，便于普及與推廣。系統承載量大，可以同時容納大量用戶登錄查詢。系統的安全性方面也采用多層用戶權限模式，便于多點用戶，有效防止非法入侵，保證數據的安全。

2.2 智能檔案管理系統的系統結構模式

智能化檔案管理系統由六大子系統組成，包括：用戶子系統、人—機接口子系統、問題處理子系統、數據庫處理子系統、模型庫子系統和知識庫子系統，這六大子系統功能相輔相成，構成了智能系統的有機整體。六大子系統既獨立又聯合，可以通過每一個子系統的模塊的升級或者改進實現軟件的性能升級和性能改進，滿足動態變化的各個企事業檔案管理的需要。以下詳細介紹六大子系統的功能特點：

2.2.1 用戶子系統

用戶子系統是一個注冊、登陸、檢測、判斷等功能于一體的用戶管理系統。用戶是指同檔案資料庫發生信息聯系，需要管理或者查詢檔案庫的相關人員，包括檔案的管理員、查詢人員及其系統的維護人員等。用戶子系統的主要功能是正確判斷登陸人員的身份，并且根據程序設定給出登陸人員相應的管理檔案數據庫權限。

2.2.2 人—機接口子系統

該系統編程語言和操作菜單的方式與用戶實現信息對話，接受用戶的指令，并且根據用戶的指令反饋系統運行的相關結果，實現用戶語言與系統的二進制語言的雙向轉換。通過人—機接口子系統，使用戶能方便檢索需要的關鍵詞，并且得到系統的反饋信息。

2.2.3 問題處理子系統

該系統是智能檔案管理系統的總控制樞紐，它的功能是處理來人—機接口子系統處理過的，用戶提供的經過轉換的二進制指令，半結構化操作指令，以及非結構化的指令的處理。也可以說，問題處理子系統是一個輔助用戶使用智能檔案管系統的代理，給終端的用戶提供一個易于使用的環境。

2.2.4 數據庫子系統

數據庫子系統的作用是存放所有的與檔案管理有關的資料、原始數據、總和分析數據等。比如，能夠支持智能檔案管理系統處理所需要的各種必要的信息、中間處理過程和各種可能需要的信息、和運行結構。數據庫管理系統作為各個子系統之間交通的橋梁，對各種類型的數據文件的錄入、存儲、修改、刪除、編排等進行統一處理，在智能檔案管理系統中具有非常重要的地位。

2.2.5 模型庫子系統

該系統提供了用戶所需要的各種輔助性的決策模型，比如，學生入學成績模型、稅務登記模型、圖書館資料解除模型、檔案管理工作評價模型等。除此之外，智能檔案管理系統還可以根據檔案管理的實際需要進行模型的補充、修改、刪除等。模型庫子系統作為智能檔案管理系統的一個最靈活的系統構成部分，可以快速改變系統的性質、工作能力等，滿足市場發展的需要，真正實現管理的智能化。

2.2.6 知識庫子系統

知識庫子系統的功能是處理有關檔案管理中一些非結構化的決策問題。比如模糊檢索設置、智能分類標引、智能全文錄入等。知識庫通過既定的程序，實現知識的學習和再生功能，是智能檔案管理系統適應各種變化的交互環境，自動記錄、修正各項相關數據。

2.3 智能檔案管理系統各項功能的分析與設計

2.3.1 輸入功能

輸入功能在各項檔案管理中，處于最基礎，也是最重要的環節之一。首先需要將收集處理過的文件或者卷宗的內容按照一定的分類輸入計算機，通過計算機網絡將文件集中歸類并自動轉入檔案管理系統，實現檔案的全文錄入，關鍵詞的自動標引。這個環節中，管理系統雖然可以做到內容的自動掃描和錄入，但是畢竟不可能做到錄入內容完全的正確，所以，個別不太規范的地方需要工作人員進行人工檢查和手動修改，再轉入正式的智能檔案管理系統存儲，并接受查詢和管理。

2.3.2 檢索功能

通常情況下，檔案管理系統的主要檢索入口包括文件題目、關鍵詞、文件編號、參考文獻、檔案代號、縮微號、分類號、作者、保密級別、管理期限、建立時間、權限級別等。通過順序檢索、快捷檢索、條件檢索等方式進行分類檢索，查找所需檔案，能極大地提高檢索檔案的準度和精度。例如在查詢一篇科學文獻時，就可以通過文獻分類、作者、參考文獻、發表時間等方法快速找到相應的文獻。

2.3.3 借查功能

通過檔案的利用情況進行檔案借查登記管理和借查數據維護，只需要數據檔案號、借查日期、提名、借查人、經辦人、借查單位等，就可以查詢到詳細的數據，方便地了解檔案利用者的性質和借查檔案的目的。通過該功能，可以有針對性地為一些重大活動、熱點科研課題積極主動地提供相關資料。例如，市圖書館可以在市政府舉辦科普宣傳、日全食的時候為廣大用戶提供相關的文獻借閱活動，達到相應政府號召、增長人民科學文化知識等社會效益。

2.3.4 統計功能

檔案管理者可以利用智能管理系統通過對歷年檔案情況、立卷歸檔情況、檔案的借查情況、年度內各類檔案情況進行自動統計，分析出檔案庫藏、檔案利用率和檔案的移交等各種數據，得出相應的統計結果。根據不同的目的和統計結果，檔案管理者可以按需指定各種檔案的管理策略，有利于檔案的科學管理。

2.3.5 編目功能

編目功能主要是指檔案在編錄過程中，編制的目錄等形式的檢索工具，其功能是方便檢索人員對檔案的檢索。智能檔案管理系統的編目功能，要求系統通過已經錄入計算機的檔案資料的分析，自動編制出各類案卷目錄、全引目錄等，目錄要求美觀、一目了然，有利于檔案的檢索和排序。特別是針對一些內容量巨大、使用率較高的檔案，編制成專題目錄，直接通過檔案管理軟件就能迅速地查詢到需要的資料。

2.3.6 系統維護功能

系統維護功能一般指功能模塊的修改、登陸口令更改、權限設置、新老數據庫之間數據的轉移、數據的最佳、修改、刪除、數據的備份等。其中，數據備份是檔案管理系統中的一個重要功能，其目的是確保系統出錯后有后悔修改的機會。每一個檔案管理的部門都必須要加強對檔案數據的備份。特別是對于銀行系統等關系國計民生的大型檔案數據庫，其備份的作用和地位不言而喻。

2.3.7 網絡功能

網絡功能是智能檔案管理系統的一個特色功能。系統利用專用的服務器處理各種檔案的數據，并且將處理后的數據通過網絡傳遞到總的檔案數據庫中，并且自動整理關鍵詞、自動分類，使檔案管理工作效率得到極大提升。另外，通過網絡功能，可以更好地實現資源共享，促進檔案的利用率。比如各大高校通過中國知網的專門鏡像網站即可順暢地訪問中國知網的文獻數據庫，查詢、現在所需文檔，通過現代化的智能管理系統極大地提高了查閱者的查詢效率。

2.4 智能檔案管理系統必須具備的特點

系統性，各項功能綜合處理，提高管理效率；實用性，操作簡便、方便實用；靈活性、系統模塊化、易修改、容錯能力強；通用性，系統數據設置標準化，增強了系統的通用性；可擴充性，該系統采用模塊化結構，易于擴充其它功能；可維護性，系統功能設置簡單，易于維護。

2.5 系統運行的環境要求

2.5.1 硬件環境

要求配備專用服務器，掃描儀、顯示器等

2.5.2 軟件

Windows xp HP CD Writer 掃描大師等

3 結束語

智能檔案管理系統作為新時期我國企事業檔案自動化管理的最佳管理系統，必須能滿足目前我國檔案管理的需要，同時，作為一個智能管理系統，還必須要具備可操作性、易學易懂的特性，便于檔案管理人員學習和使用。另外，該系統需要采用國家標準的數據統計標準，便于管理人員將數據與其他檔案系統對比。在開發設計軟件系統的過程中，要多調查、多研究，盡量考慮到軟件操作人員的實際需要，開發盡可能多的功能模塊，以適應不同行業的需要。

[1] 陳敏華,廖昌蘭,肖玲,朱慶華.檔案光盤網絡智能管理系統軟件的開發[J].四川工業學院學報,2003.

[2] 沈明.高校檔案管理工作評價指標的評價[J].圖書情報知識,1994,4.

[3] 李艇.計算機網絡管理與安全技術[M].北京:高等教育出版社,2003.

[4] 丁元,劉靈師,熊德安.檔案保護與檔案信息編輯[M].沈陽:遼寧人民出版社,2003

[5] 徐芳.檔案知識普及讀本[M].沈陽:遼寧人民出版社,2000.

[6] 曾淑珍.淺談信息時代檔案資源的開發與利用[J].廈門檔案,2003,4.

[7] 陳華新,顧建建.學校檔案工作的歷史回顧與現狀思考[J].上海檔案,2006．

[8] 徐曉精.新時期檔案管理模式研究[J].檔案學研究,2006.