基于ERP的財務管理需求分析與研究

　　[摘要]文章通過對財務管理的需求分析，概述了財務管理的功能，明確了財務管理分系統與其他分系統之間存在的信息聯系，從而實現最大透明和快速的信息傳遞，達到財務管理與后臺業務信息的高度共享。實現提高企業財務管理水平的目的。
　　[關鍵詞]財務管理；信息；需求分析
　　
　　企業實施ERP系統(Enterprise Resource Plannlng)的實質就日常業務處理而言。是將財務部門與業務部門成為相互間的信息系統的供求方，是運用信息技術將企業內的資金流、物流和信息流集成，實現企業內部的生產、庫存、經營、供銷等業務與財務的互動管理，把實物形態的物資流動直接轉換為價值形態的資金流動，保證業務和財務信息的交互協同，使其協調動作，從而實現整個系統工作績效最優。
　　
　　一、財務管理需求分析
　　
　　企業財務的基本職能是反映與監督公司的財務狀況和經營成果，包括各項成本費用支出和收入，為財務信息的內外部使用者提供真實、全面、適用的財務信息，指導企業改善管理、增收節支，提高經濟效益。財務管理存在如下管理需求：
　　第一，實現業務(采購、生產、庫存、銷售等)與財務集成，避免人工登賬的麻煩與失誤，確保財務信息能及時反映業務情況。避免數據的重復輸入和重復存儲，提高數據的準確性和一致性，實現物流、資金流、信息流的統一。
　　第二，加強對應收賬款的管理，有效地控制賒銷情況，防止人為壞賬的產生，準確掌握客戶欠款情況，定期進行賬齡分析，對各項應收賬款及時對賬和催款。
　　第三，采購的物料要及時地進行驗收、入庫和記錄，通過財務與庫存的集成，及時、準確地了解企業庫存狀況，并采取科學的控制手段降低庫存，減少庫存資金的占用。
　　第四，建立客戶和供應商的信息檔案，詳細記錄主要客戶的回款情況、資信狀況。記錄供應商的生產運營情況、供應的產品信息及與各個供應商的歷史交易情況。
　　第五，通過建立固定資產和在建工程的信息檔案，對企業固定資產和在建工程的狀態和分布情況能夠實時掌握和跟蹤分析，加強對其利用和控制。
　　第六，成本核算需要采用標準成本制度，定期比較實際成本與標準成本的差異，并進行成本差異分析，為企業全面降低成本提供依據。
　　第七，提高財務分析和預測能力。以公司的財務報表為主要依據，對公司的財務狀況經營成果進行分析和預測，為企業管理者提供準確、及時的信息。
　　
　　二、財務管理分系統功能描述
　　
　　財務管理分系統負責企業的資金運行情況和財務狀況進行反映和監督。收集、存儲、傳遞、加工、分析各種會計數據，輸出會計信息。并對資金的運用和周轉進行預測、計劃、控制、分析和決策，以充分發揮資金的最大使用效益。將會計信息傳遞給有關部門，為各有關部門的計劃、決策活動提供數據支持。為企業管理者的經營、管理活動提供有效的幫助。
　　財務管理分系統在功能上劃分為總賬管理子系統、應收賬款管理子系統、應付賬款管理子系統、固定資產管理子系統、現金管理子系統、成本管理子系統、財務分析子系統等七個子系統。
　　
　　(一)總賬管理子系統
　　總賬管理子系統是財務管理分系統的核心部分，通過開放的數據接口、標準化的業務流程使之與應收賬款、應付賬款、固定資產管理、現金管理、成本管理、財務分析等子系統以及涉及資金運行的業務子系統相集成，保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性，避免了人工登賬的麻煩與失誤。該子系統在功能上可進一步劃分為基礎數據管理、憑證事務處理、期末處理、賬簿管理等四個模塊。
　　1.基礎數據管理
　　該模塊主要進行賬務初始化工作，包括定義會計科目結構、會計期間、選擇記賬本位幣、外幣種類、匯率、輸入期初余額等賬務初始設置信息；定義財務集成的會計科目、業務來源、憑證類型等財務集成參數。財務集成是指在采購、銷售等業務的處理過程中，系統自動采集業務數據、自動生成記賬憑證。
　　2.憑證事務處理
　　會計憑證是會計核算的基礎，是審核經濟業務的依據。憑證事務處理主要用于日常會計處理，包括會計憑證的錄入、查詢、審核、刪改、打印及會計憑證的過賬。與財務分系統集成的業務所產生的會計憑證是在處理事務的同時自動生成的，除此以外的會計憑證在本模塊錄入。
　　3.期末處理
　　企業為了總結一個會計期間的資金運行情況，考核經營成果，必須定期進行結賬工作。該模塊的功能就是進行會計的月末和年末處理，包括自動結轉損益、結賬等。
　　4.賬簿管理
　　賬簿為經濟管理提供全面、連續、系統的經濟信息。賬簿管理模塊采集系統內會計憑證的數據。自動生成憑證匯總表、總分類賬和明細分類賬。
　　
　　(二)應收賬款管理子系統
　　通過銷售發票、收款單等單據的管理，對企業的應收賬款進行綜合管理，及時、準確地提供客戶的應收賬款余額資料；提供各種分析報表，如賬齡分析表，壞賬分析等i控制信用額度，及時進行到期賬款的催收。以防止發生壞賬。該子系統與總賬、銷售業務等子系統實現信息共享，自動引入發票，自動生成會計憑證，從功能上劃分為客戶信息管理、發票事務處理、收款事務處理、催款管理等四個模塊。
　　1.客戶信息管理
　　客戶信息的完整、準確是公司銷售渠道穩定的保證，是防止壞賬發生、提高應收賬款周轉率的前提。該模塊的功能包括客戶信息的輸入、修改、取消、查詢；提供客戶報表(查看客戶信息)、客戶付款歷史報表(查看客戶付款歷史記錄)、客戶銷售合同完成情況進度表等?？蛻粜畔蛻裘Q、編號、類型、納稅登記號、地點、聯系人、信用額度等。該模塊的客戶信息與銷售子系統是共享的。
　　2.發票事務處理
　　銷售發票是確認收入的依據，是公司的收款對象。該模塊負責銷售發票的管理，包括銷售發票的錄入(可以從稅控系統、銷售子系統引入或手工錄入)、更正、復制等業務，自動生成記賬憑證，自動計算稅金和折扣。此處還可按銷售分部或品種查詢已發出商品的待開票情況。
　　3.收款事務處理
　　該模塊的功能是進行收款業務的財務處理，包括錄入收款(收款對象、收款方式、金額)，選擇發票核銷。
　　4.催款管理
　　催款是提高應收賬款周轉率、減少壞賬損失的有效措施，是應收款管理的重要環節。該模塊的功能包括查詢客戶賬戶信息；自動進行信用限額控制；生成特定對象的對賬單；在系統提供的過期發票或發票行范圍內選擇催款的對象，根據賬齡、金額，用不同嚴重等級來生成催款函，向客戶發送；自動生成不同種類的賬齡分析表，欠款分析表、壞賬分析表、回款分析表等。
　　
　　(三)應付賬款管理子系統
　　應付賬款管理子系統負責處理由公司采購等業務引起的應付賬款處理。通過發票、付款單等單據的管理。對公司的應付賬款進行綜合管理，及時、準確地提供供應商的應付賬款余額資料，提供各種分析報表，有利于公司合理地進行資金的調配，以保證良好的信譽。該子系統與采購管理、總賬管理、固定資產管理、現金管理等子系統結合運用，提供完整的業務處理和財務管理信息。從功能上可進一步分為供應商信息管理、發票事務處理、付款事務處理等三個模塊。
　　1.供應商信息管理
　　供應商信息的完整、準確是企業供貨渠道穩定的保證。該模塊功能包括供應商信息的輸入、修改、取消、查詢，并可以提供供應商報表(查看供應商信息)、供應商付款歷史報表(查看企業付款歷史記錄)等。供應商信息包括供應商名稱、編號、類型、納稅登記號、地點、聯系人等。該模塊的供應商信息與采購子系統是共享的。
　　2.發票事務處理
　　采購發票是應付賬款產生的依據，是公司的付款對象。該模塊負責采購發票的管理，包括發票類型的定義、錄入已收到的發票(可以從稅控系統引入或手工錄入)、批準發票、根據已批準的發票生成記賬憑證、發票的調整、查詢等功能；實現按供應商顯示發票，查詢每一供應商的全部采購發票；對未付款的發票進行賬齡分析。并按照賬齡列出應付款的余額，輸出賬齡分析表。
　　3.付款管理
　　該模塊進行付款業務的財務處理，功能包括錄入付款I付款對象、付款方式、付款金額等)；查詢對特定供應商公司的應付賬款余額，并生成對特定供應商的對賬單；選擇發票或發票行進行部分或全額支付；自動生成相應的會計憑證。
　　
　　(四)固定資產管理子系統
　　固定資產管理子系統主要處理與固定資產有關的業務活動。實現日常管理功能。對固定資產按照部門及存放地點進行跟蹤，建立固定資產使用記錄，管理其使用狀態，加強對固定資產的控制和利用；自動生成固定資產業務處理對應的會計憑證。通過標準接口進入總賬系統。該子系統在功能上可進一步劃分為基礎數據管理、資產事務處理、在建工程管理等三個模塊。
　　1.基礎數據管理
　　用于建立固定資產管理子系統的基礎數據，包括定義固定資產的類別、折舊方法、使用狀態等數據。維護固定資產信息，包括信息的輸入、修改、查詢。產生固定資產清單、固定資產使用情況分析表等報表，以準確反映公司固定資產的實際情況。固定資產的信息包括編號、名稱、使用部門或存放地點、原值、使用年限、啟用日期、使用狀態發生的變化、重估、計提折舊的變化、使用的折舊方法等。
　　2.資產事務處理
　　該模塊功能是對固定資產事務的財務處理，包括新增(原始錄入、購入、租入)、報廢、出售、內部轉移、重估、盤盈、盤虧、大修、運行折舊等。有關固定資產的各種業務所產生的會計憑證。系統自動生成。
　　3.在建工程管理
　　該模塊功能包括在建工程信息的輸入、修改、取消、查詢及在建工程建設期和完工時的會計處理。將建設過程中消耗的材料、人工、動力能源、工程設備折舊、利息，按項目歸集成本。在工程竣工驗收后，根據工程決算表。得出工程總造價，將在建工程轉成固定資產，總造價作為固定資產的原值。建設期間和完工報交時發生的業務所產生的會計憑證，系統自動生成。在建工程信息包括在建工程名稱、編號、建設期、預計完工時間、工程累計造價等。
　　
　　(五)現金管理子系統
　　現金管理子系統負責對現金、銀行存款、票據的各種業務的管理，包括現金對賬、銀行對賬、現金流預測。并提供各種報表的查詢和打印，有效管理和控制公司的現金循環。該子系統在功能上可進一步劃分為現金對賬管理、銀行對賬管理、票據管理、現金流預測等四個模塊。
　　1.現金對賬管理
　　該模塊從總賬管理子系統采集整理相關數據生成現金日記賬，并以此為依據，核對現金日記賬賬面余額與實際庫存數額，編制現金盤點單，按規定及時完成盤盈盤虧處理業務，自動生成會計憑證。
　　2.銀行對賬管理
　　銀行對賬的目的是處理由于“未達賬項”的原因造成的銀行對賬單上的存款余額與公司銀行存款日記賬上的余額不一致的實際情況。該模塊從總賬管理子系統采集整理相關數據生成銀行存款日記賬，并錄入銀行對賬單，逐項進行核對，自動生成銀行未迭賬、公司未達賬賬單和銀行存款余額調節表。
　　3.票據管理
　　該模塊的功能是負責對所有的收付款票據進行管理和查詢，包括支票、本票、匯票等各種票據以及匯兌、托收承付、委托收款等結算憑證。
　　4.現金流預測
　　現金流預測反映某幾個會計期內已經或準備流入、流出的情況，從而指導現金計劃。增加資金流動性，為公司進行財務和投資決策提供幫助?，F金管理與總賬、應收、應付、采購、銷售等子系統的集成。是現金預測的數據來源。
　　
　　(六)成本管理子系統
　　成本是一項綜合經濟指標，企業經營管理中各方面工作業績都可以直接或間接地在成本中反映，成本控制是企業的一項重要的工作任務。該子系統對標準成本、實際成本數據進行比較分析、對公司的標準成本的執行和控制狀況進行評價和剖析。該子系統從功能上可以進一步劃分為標準成本管理、實際成本管理、成本差異分析等三個模塊。
　　1.標準成本管理
　　該模塊功能包括成本的初始化設置(基礎資料設置、系統參數設置、提供成本業務處理所需的各種要素等工作)、標準成本的建立、更新和查詢。根據歷史同期數據、按主要成本項目編制標準成本。
　　2.實際成本管理
　　該模塊定義了實際成本的成本計算方法，通過與總賬、應收、應付以及其他業務模塊的集成，使該模塊能收集到實際成本數據，運行實際成本計算方法計算實際成本。并可按主要成本項目進行查詢。
　　3.成本差異分析
　　成本差異分析是實際成本脫離標準成本的信號，反映成本控制的狀況。該模塊可計算出標準成本與實際成本的差異，并反映具體產生差異的成本項目。通過分析其發生差異的具體原因，為成本控制、業績考核、標準成本的修改提供依據。
　　
　　三、財務管理分系統與其他分系統之間的信息關系
　　
　　財務管理分系統與其它分系統之間的主要信息關系如圖1所示。
　　
　　
　　四、財務管理分系統目標
　　
　　第一，通過定義與事務處理相關的會計科目和核算方式，使系統在處理事務的同時自動生成記賬憑證，避免人工登賬的麻煩與失誤，保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性，改變了資金信息滯后于物流信息的狀況，確保財務信息及時準確地反映業務情況。
　　第二，進一步完善對應收賬款的管理，建立合理的賒銷管理制度及信用額度等級劃分，定期對應收賬款進行賬齡分析，對各項應收賬款及時催款和對賬，對長期的呆賬、壞賬及時進行處理，提高應收賬款周轉率和企業資金的流動性。
　　第三，在實現了業務與財務完全集成的基礎上，使庫存信息能實時地更新并傳遞到財務系統，保證財務系統庫存數據的準確性，在保證生產正常進行的前提下，合理降低庫存。減少其資金占用。
　　第四，建立客戶和供應商完整的信息文檔，管理主要客戶的資信情況及回款情況，及時更新客戶和供應商的變化信息，以確保企業生產和銷售的穩定。
　　第五，在實現了業務與財務全面集成的基礎上，系統自動結轉產品的各項成本、費用，并生成相應的會計憑證，避免了人工操作帶來的不利因素。
　　第六，提供財務分析手段，及時產生各種財務分析報告，以全面透徹地反映企業財務狀況和經營成果；提供財務預測功能，綜合各種影響因素，對企業的資產利用和資金需求作出預測和估計。
　　
　　[參考文獻]
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