企業檔案信息化建設面臨的機遇與挑戰

高淑英

（哈爾濱市群力投資有限責任公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著中國企業檔案信息化的不斷發展，眾多企業對于檔案信息化的理解和認識不斷深入。但是在企業信息化建設過程中，存在信息資源開發不足，對信息化重要性的認識有待普及和深化等問題。因此，企業檔案信息化建設面臨眾多的機遇與挑戰。

1 企業檔案信息化建設是歷史發展必然趨勢

1.1 企業檔案信息化建設是歷史發展必然趨勢。首先，國際先進的企業，應用信息技術，針對提高企業的管理水平，降低企業成本，提升企業的核心競爭力作了大量卓有成效的工作。而國內先進的企業，凡是檔案管理比較好，其信息化水平也都比較高，如果把眼光放到更多的行業，檔案信息技術已經成為生產力提高的重要支撐條件。應該說，檔案信息化是歷史發展大勢所趨。其次，檔案信息化戰略是我國的發展戰略。工業化、信息化、城鎮化、市場化、國際化是我國的國家發展戰略。而企業的發展是國家的發展基礎，企業的實力是國家的實力根源，國資委、其他部委、省市也都要求相關企業加強檔案信息化建設工作，將企業檔案信息化建設納入企業建設要求也是理所當然的事情。第三，檔案信息化是提升企業核心競爭力的必然選擇之一。企業檔案信息化是企業應用信息技術改造企業的過程，是企業深化改革，轉變企業經營思想，重新設計企業運營模式，業務流程再造，優化企業組織，合理設置工作崗位，規范企業管理行為，嚴格企業規章制度的過程，這是企業檔案信息化的指導思想，也是企業檔案信息化的基本要求。而我們的資質管理正是我國目前優化建筑市場的重要手段，調整結構，增加效益，打造檔案事業的金字塔。

1.2 打造國際先進企業，推進檔案信息化行業發展才是真正目的。首先，從目前實施檔案信息化的情況來看，部分企業未從企業實際出發，結果只會是浪費人力和財力，造成資源浪費，違背了檔案信息化的初衷，因此，作為企業我們應該用更多的時間去調整和完善自身的管理。要用科學發展觀，推動企業檔案信息化產業結構優化升級，這是關系國民經濟全局緊迫而重大的戰略任務。堅定不移地保護和發展檔案信息化，淘汰落后方式，整合生產要素，拓展發展空間，實現保增長和調結構、增效益相統一。其次，調整行業結構，優化檔案信息化。在目前我國市場經濟體制還處在逐步完善的這樣一個歷史時期，如果企業不能很好地理解信息化含義，而是“投機取巧”來滿足自身要求，這對企業檔案信息化起不到任何優化和提升作用。

1.3 正視檔案信息化管理現狀是發展的前提。我國企業的檔案信息化水平雖然存在著差異，但在檔案信息化建設上的狀況卻存在相同之處，如企業、特別是中小企業信息化程度普遍較低；企業領導對企業信息化缺乏統一的認識和理解；企業信息化人才匱乏等。具體來說，我國企業信息化建設過程中所面臨的問題還有很多。首先嗎，缺乏一體化、集成化的信息系統。由于企業在檔案信息化建設早起缺乏總體的信息化規劃，雖然國內很多企業圍繞某一項業務工作，開發或引進一個個獨立的應用系統，但一般不會統一考慮數據標準或信息共享問題，進而導致“信息孤島”的不斷產生。從而導致各個應用系統數據的一致性無法保證，各個應用系統間的信息無法及時共享、反饋難；還使企業數據中存在很大的冗余、大量的垃圾信息；同時信息重復多次的輸入需要額外的勞動而且還會導致失真。其次，管理基礎信息獲得不及時、不準確。由于我國企業的檔案信息化水平比較低，大部分企業尚缺少統一的管理系統，因而在對企業的各種基礎管理信息的獲取上不及時、不準確。通常無法將正確的信息及時反饋，導致信息失真。第三，企業生產與計劃和市場信息滯后。在市場經濟情況下，市場對產品的需求處于不斷變化中，企業不僅要對不斷變化的市場需求做出反應，變更企業配套的生產計劃，更重要的是要能夠對市場的變化做出預測，進而正確的組織生產。目前國內很多企業還沒有一個功能完善的市場預測和生產計劃系統，因此不僅不能預測市場需求，對企業的生產、場地、設備及物資等方面做預先安排，就是訂單來了也很難迅速地安排生產；在生產過程中難以實現與生產中心模式相匹配的計劃管理與工作流程控制；難以模擬、分析計劃進程，對人力、設施進行資源平衡。因此，造成檔案信息系統也難以與市場實際相吻合。

2 21世紀企業檔案信息化建設機遇與挑戰并存

2.1 徹底消除企業“信息孤島”問題。如前所述，企業在檔案信息化的過程中，通常會出現“信息孤島”的問題。而信息化作為一種集成的管理信息系統，可以很好的實現數據共享性。企業各部門都依據同一數據信息進行管理，任何一種檔案數據變動都能實時地反映給所有部門，做到數據共享。在統一數據庫支持下按照規范化的處理程序進行管理和決策，改變過去那種信息不通、情況不明、盲目決策的現象。

2.2 提高企業對市場的應變能力。檔案信息化的實施可以提高企業對市場的動態應變能力。信息化把客戶需求、企業內部的制造活動以及供應商的制造資源整合在一起，體現了完全按用戶需求制造的思想。這使得企業適應市場與客戶需求快速變化的能力增強。它要求跟蹤、控制和反映瞬息萬變的實際情況。管理人員可隨時根據企業內外環境條件的變化迅速做出響應、及時決策調整，保證各項計劃正常進行。另外，它可以及時掌握各種動態信息，保持較短的生產周期，因而有較強的應變能力。為了做到這點，必須樹立全員的信息意識，及時準確地把變動了的情況輸入系統。同時，檔案信息化還可以預測市場需求，進一步提高應變能力。

2.3 是提高企業核心競爭力的體現。為了解決企業在發展過程中所面臨的各種問題，信息化為企業提供了一個比較完善的解決方案。信息化可以促進企業信息化的發展，為企業提供一體化的信息系統，解決企業信息化過程中出現的任何問題。因此，企業檔案信息化是企業生存和發展的必由之路。我國企業在檔案信息化的過程中存在著這樣或者那樣的問題，都可以通過實施信息化系統得到逐步地解決。企業在信息化的實施過程中，本著統一規劃、分步實施、領導參與的原則，同時做好軟件的選型和基礎數據的準備，相信企業一定會最大限度的發揮信息化系統的作用，真正實現企業的信息化，進而提高企業的核心競爭力。

2.4 ERP是實現企業檔案信息化的必由之路。ERP是一種系統工程，它把企業所有與經營生產直接相關部門的工作聯系成一整體并整理歸檔。每個部門都從系統總體出發做好本崗位工作，每個人員都清楚自己的工作質量同其他職能的關系。其主要宗旨就是將企業各方面的資源充分調配和平衡，使企業在激烈的市場競爭中全方位地發揮足夠的能力，從而提高企業的核心競爭力，取得更好的經濟效益。ERP的實施可以實現計劃的一貫性與可行性。ERP是一種計劃主導型的管理模式，計劃層次從宏觀到微觀，從戰略到戰術，由粗到細逐層細化，但始終保證與企業經營戰略目標一致。“一個計劃”是ERP的原則精神，它把通常的3級計劃管理統一起來，編制計劃集中在廠級職能部門，車間班組只是執行計劃、調度和反饋信息。計劃下達前反復驗證負荷與能力平衡，根據及時反饋的信息，調整處理好供需矛盾，保證計劃的一貫性、有效性與可執行性。企業全體人員都以實現企業的經營戰略目標作為基本的行為準則，從而確保實現檔案管理信息化的具體實施。

3 結束語

隨著我國信息化建設的不斷深入，特別是“檔案信息化十一五規劃”廣泛實施以來，我國的企業檔案信息化迎來了全面發展的新局面。由此可見，發展企業檔案信息化建設是機遇與挑戰并存的時期，同時也是歷史的必然選擇。

[1]商慧杰，蔡雪梅.企業檔案信息化管理工作初探[J].一重技術，2001-08-15.