高校檔案編研工作繁榮之后的反思

摘要：近年來，高校檔案編研工作在取得可喜成就的同時，也存在著諸多問題，主要表現(xiàn)在編研深度不夠和研究方向不夠務(wù)實這兩個方面。這兩個問題的存在，嚴(yán)重制約了檔案編研工作的健康發(fā)展。本文簡要分析了這些問題存在的原因，并從改變這些狀況應(yīng)當(dāng)編與研相結(jié)合、多利用現(xiàn)代化手段等方面提出了解決途徑。

關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案編研

編研工作是高校檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)，近年來很多高校紛紛將編研工作提到重中之重，但不時對此工作進(jìn)行反思，對其健康發(fā)展有著極為重要的意義，也是檔案管理工作要走向成熟的必經(jīng)之路。在此，筆者想就這一問題發(fā)表一點淺陋之見，以拋磚引玉。

一、當(dāng)前高校檔案編研工作中存在的兩個問題

檔案基礎(chǔ)工作諸如收集、整理、保管、鑒定、利用等和檔案編研工作是檔案管理工作的兩個方面，兩者相互聯(lián)系，互為一體。長久以來，眾多的高校檔案管理者辛勤工作，努力耕耘，積極探索，為高校檔案的編研工作做出了不少先行實踐，并仍在不斷豐富和發(fā)展。特別是近十年來，由于辦公自動化的進(jìn)程加快，基礎(chǔ)工作逐步網(wǎng)絡(luò)化，檔案工作者得以投入更多的精力去從事編研工作，各高校編研工作的開展有了點如火如荼的景象，編研成果也開始有了“著作等身”的熱鬧。這些固然可以在一定程度上反映高校檔案管理工作的進(jìn)步，反映近年來高校檔案工作者的編研熱情與投人情況，但編研成果的數(shù)量并不能成為編研水平的衡量標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量才是關(guān)鍵性的因素。在某種程度上，數(shù)量的巨大，也許反而能向我們透露出另一種信息：檔案編研工作中存在著浮躁之氣，編研成果的質(zhì)量不高。因此，這就要求我們在看到成績和進(jìn)步的同時，理性冷靜地分析高校檔案編研工作發(fā)展的現(xiàn)狀。

依筆者之見，目前高校檔案編研工作存在的問題主要表現(xiàn)在兩個方面：第一，高校檔案編研工作的“深”度不夠?；A(chǔ)管理工作是檔案管理工作的基本，但編研工作并不是對檔案基礎(chǔ)材料的簡單復(fù)制。在一定程度上講，編研的深度體現(xiàn)著基礎(chǔ)管理工作的堅實以及選題是否準(zhǔn)確到位，追求編研的深度是編研工作最為重點的問題。要做好這一點，有大量的基礎(chǔ)工作需要做。隨著辦公自動化的普及，基礎(chǔ)工作還是逐年在完善。這一切，為編研工作的開展打下了良好的基礎(chǔ)。然而，讓人遺憾的是，在日益增多的編研成果中，真正經(jīng)得起時間考驗的、務(wù)實的、視覺寬廣、思想深刻、實事求是的編研成果數(shù)量并不容樂觀，而那些脫離工作實際的、只編不研的編研成果俯拾皆是，這些編研成果的一個重要共同特征就是，只是對基礎(chǔ)材料的簡單復(fù)制和羅列，缺少研究，利用率低或編后根本不用，缺少個性和創(chuàng)見。這種傾向，只會引導(dǎo)編研工作走向一個死胡同，從而失去本身應(yīng)有的地位。第二，編研工作的研究方向不夠務(wù)實?；A(chǔ)工作與編研工作本應(yīng)彼此分工，相互作用，構(gòu)成一個有機的整體，兩者達(dá)到協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案作為一種原生性的信息記錄，要比其他形式的文獻(xiàn)記錄真實可靠，具有其他文獻(xiàn)所不能替代的原始證據(jù)的作用。通過提供利用和傳播等服務(wù)手段才能實現(xiàn)檔案的價值效果。

如果只是為編研而編研，忽視基礎(chǔ)研究，那么編研成果就不會在實際工作中獲得普遍的應(yīng)用，這是一種不正常狀態(tài)。

因此檔案編研應(yīng)有鮮明的目的，即編研最終要落到實用好用，要為其他基礎(chǔ)工作的發(fā)展起到推動作用。因此，編研工作的基本取向是要尊重基礎(chǔ)工作的實際需要，力求使編研成果真正轉(zhuǎn)化為實用性強的成果，最大限度地解決實際問題。但目前看來并非如此，很多高校為了檔案工作評估、職稱評定等等原因片面追求“為編研而編研”，很少考慮實用性，導(dǎo)致編后利用率低或者根本不被利用的后果。

事實上，正是由于上述兩個問題的存在，造成了今日編研工作“捧著金飯碗要飯吃”的窘境。檔案編研既不能憑借自身擁有廣泛資源的優(yōu)勢，又不能為學(xué)校實際工作提供有效先進(jìn)的指導(dǎo)，真正解決高校管理實踐中的問題從而難以被利用者所尊重。

二、改進(jìn)編研工作研究思路的有效途徑

雖有上述問題的存在，但隨著高校廣大師生實踐活動的不斷豐富，檔案的數(shù)量不斷增加，檔案的利用也出現(xiàn)了專題需求、系統(tǒng)利用的特點。在特定的題目下，一個方面的檔案信息系統(tǒng)地、有序地匯集在一起，不再是分散在各個案卷里的原始狀態(tài)，這樣便于系統(tǒng)地提供利用，可以增強提供利用的針對性和主動性。因此，促進(jìn)高校檔案編研工作向縱深、務(wù)實的方向發(fā)展，成為提供檔案利用的一種有效手段。

(一)重視基礎(chǔ)編研工作，編與研相結(jié)合，圍繞學(xué)校中心工作選題

要做好編研工作，首先要做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。只有檔案資料完整，屬于歸檔范圍、有一定編研價值的檔案材料及時搜集整理了，這樣才不會陷入“巧婦難為無米之炊”的困境。因此一次加工的編研工作，例如《案卷目錄》、《文件索引》、《專題目錄》、《人名索引》、《文件匯編》等等是必不可少的。通過這些基礎(chǔ)編研工作，一方面可以檢驗檔案資料是否完整、分類是否科學(xué)、檢索是否系統(tǒng)、內(nèi)容是否準(zhǔn)確，從而有針對性地對檔案工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行完善和改進(jìn)；另一方面可以減輕閱覽服務(wù)的負(fù)擔(dān)，使檔案館有更多的時間和精力去改進(jìn)與提高其他工作。

同時，編與研是一個統(tǒng)一體的兩個方面，如果忽視了研究，所出的編研成果只能是文字材料的堆砌，反映不出檔案與其事件之間的歷史聯(lián)系，也就失去了利用價值。如果忽視了編輯，研究出的成果就不可能完整系統(tǒng)，可利用價值也可能會下降。

對于相對庫藏豐富的高校檔案館來說，可用于編研的材料數(shù)量豐富，這時選題定題就至關(guān)重要。高校傳統(tǒng)的編研選題中，一般而言《年鑒》、《組織機構(gòu)沿革》、《大事記》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《專題目錄索引》等專題編研材料是比較常見的，這些參考材料每年都將學(xué)校形成的新內(nèi)容補充進(jìn)去，按期完成，在提供利用中效率很高。

除此之外，還要進(jìn)一步加強深層次的檔案開發(fā)編研工作，在深入研究檔案資料的基礎(chǔ)上，堅持為學(xué)校建設(shè)發(fā)展服務(wù)的宗旨，圍繞當(dāng)前和長遠(yuǎn)的中心工作來進(jìn)行，要了解和掌握實際需求情況，及時調(diào)整和確立編研選題和方向，為學(xué)校的中心工作提供服務(wù)，為決策提供服務(wù)。例如筆者所在學(xué)校是多校合并高校，而且原來的每個學(xué)校又歷經(jīng)合并、搬遷，學(xué)校的創(chuàng)立日期一直難以確立，適逢學(xué)校正進(jìn)行本科教學(xué)評估工作，檔案館立刻結(jié)合這一工作廣泛收集、查閱原舊全宗檔案，繪制學(xué)校發(fā)展沿革圖，并推出多本宣傳學(xué)校發(fā)展事跡的檔案文集宣傳圖本，取得了良好的效果，使編研工作產(chǎn)生實效。

(二)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和研究能力，利用現(xiàn)代化手段開展編研工作

編研工作對工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和研究能力要求較高，工作人員首先要有正確的服務(wù)思想，能圍繞黨的路線、方針、政策，堅持檔案為全校師生的教學(xué)、科研、管理服務(wù)的宗旨。從目的到效果，從定題、選材到編纂，一切從學(xué)校的利益出發(fā)，積極為學(xué)校各項工作服務(wù)，提供第一手最寶貴的檔案資料，但又要注意保守黨和國家的機密，不侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)，防止高、精、尖項目的泄密，這是基本的覺悟。

另外，編研工作對工作人員的文字功底和鑒別能力也是有較高要求的，編研成果要求做到體例結(jié)構(gòu)完整，綱目設(shè)置合理，內(nèi)容豐富，盡量選用其中能反映一個事物發(fā)生、發(fā)展、變化、終結(jié)全過程的完整材料，提高編研材料的可讀性。在編研過程中，要堅持史料的真實性，匯編檔案文集的選材必須真實，遇到同一事件不同記載的情況，應(yīng)經(jīng)過反復(fù)考證，尊重檔案的原始記錄，切不能憑主觀意愿加以改動。編研工作必須要對檔案材料進(jìn)行一番核實考證，做一番去偽存真的分析研究，選用真實可靠的材料，切忌以訛傳訛和魚目混珠。在編寫時做到去粗取精，綜合加工，編寫成系統(tǒng)的、完整的參考資料，成為提高高校檔案利用率的最佳切入點。

編研成果能否受到歡迎和重視，如何從被動提供查閱向主動提供信息服務(wù)轉(zhuǎn)變，由封閉式館藏管理向多方位開放轉(zhuǎn)變，利用現(xiàn)代科技手段十分必要。在現(xiàn)代信息社會下，資源共享已成大勢所趨，在今天，信息技術(shù)的發(fā)展也帶動了信息需求的增長，互聯(lián)網(wǎng)、通訊技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展為人們獲取信息提供了更加方便快捷的手段。在電子政務(wù)環(huán)境下，以數(shù)據(jù)庫為組織形式的檔案信息資源在存儲格式、顯示方式等方面存在著許多不同和不能互操作等特點；另一方面，用戶的信息需求及檢索方式等方面都有了新的變化，出現(xiàn)了新的特點。因此，檔案資源整合的重要性和緊迫性日益突出地擺在檔案專業(yè)人員的面前。

綜上所述，高層次的檔案編研可以使檔案的潛在作用得到充分發(fā)揮，同時也是檔案人員實現(xiàn)自身價值的必經(jīng)渠道。工作人員應(yīng)從本校館藏的基本狀況出發(fā)，圍繞中心，突出特色，這樣才能有效地把檔案信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)，以最大限度地發(fā)揮檔案的作用。這是適應(yīng)信息時代的客觀要求，是促進(jìn)檔案開發(fā)利用的必然抉擇，是有效服務(wù)于學(xué)校建設(shè)的有效途徑。

參考文獻(xiàn)：

①呂鴻，論檔案利用與檔案傳播，檔案學(xué)通訊，2006(2)：42。

作者單位：廣東工業(yè)大學(xué)檔案館