也談文檔職能分類

摘要：本文受《基于職能的文件分類研究》一文的啟發，結合多年工作經驗，系統討論了職能分類的提出與依據、方法與步驟以及特點與優勢，為職能分類法引入檔案實際工作提供借鑒。

關鍵詞：職能分類 新來源觀 ISO15489

近讀《北京檔案》2009年第9期刊載的《基于職能的文件分類研究》一文，很受啟發并結合檔案管理實踐，談一談新形勢下文件檔案分類改革問題。

一、職能分類的提出與依據

分類，是文檔系統化管理的中心環節。如何科學分類，既決定歸檔文件是否便于保管利用，又關乎檔案館(室)能否建立規范統一、精簡高效的信息資源體系。目前，我國多采用年度——機構或年度——問題復合分類法。實踐證明，年度——機構分類法雖然分類自然、簡便易行，但難以適應機構變動和跨部門信息資源整合的要求；年度——問題分類法，由于“問題”概念模糊、劃分標準不一，不僅操作困難而且給文檔分類造成一定的混亂。

根據近年來國際檔案界主張的“新來源觀”——“檔案價值取決于社會結構，通過社會職能體現出來”，可以認為文檔形成是社會機構職能活動的必然結果——文件是社會機構履行職能的必要工具，各種機構又通過職能活動賦予文件一定的職能性質、作用和信息內涵，從而成為推動文件生成并決定其保存價值的根本力量。社會實踐進一步證明，各種機構的職能活動，既是文檔形成的根本動力和來源，又按照一定的社會分工和組織形式保持較為穩定、系統有序的聯系。這種內在的有機聯系，不僅易于觀察分析而且可以作為文檔分類的首要標準。

二、職能分類的方法與步驟

職能分類的實質與核心，是立檔單位的職能構成和活動分析。參照國際經驗、結合國內實踐和本人體會，對掌握運用職能分類方法作如下解釋：

(一)通過職能構成分析，設立文檔分類一級類目

社會機構的職能構成，一般可分為總體職能與分項職能：總體職能是統領、主導職能，包括黨務、政務或主要業務職能；分項職能是輔助、保障職能，包括人事、財務、物資供應和安全保衛等職能。由于社會分工和機構地位不同，總體職能與分項職能除具有一定共性外，往往還有各自的內涵和特點；所以文檔職能分類，首先應區分機構性質，按行政機關與企、事業單位分別制定分類方案；然后針對其職能構成的具體情況，設置相應的一級類目。

就一般情況而言，一級類目的設置方案應是：行政機關——黨務、政務、人事、財務、物供和安保；事業單位——黨務、行政領導、主管業務、人事、財務、物供和安保；企業單位——黨務、行政領導、主營業務、人事、財務、物供、安保和工會。

(二)通過職能活動分析，設置文檔分類二、三級類目

實踐表明，職能構成雖然代表一個機構的社會地位和作用，但其履行必須通過各種職能活動來逐年完成。因此，綜合分析職能活動的基本類型，可以為文檔分類二、三級類目的設置提供具體標準，并可形成首先按年度區分的文檔職能分類體系。根據各種機構的主要職能活動和通常形成的文檔種類，設計如下文書檔案職能分類一般模式，見表1。

(三)科技檔案與專門檔案的職能分類

由上可知，職能分類的適用對象，是以機構為中心形成的文檔，主要指文書檔案。至于科技檔案，由于其形成主要圍繞一定客體(產品、設備、建筑物等)進行的，所以不適合按職能分類；但對其形成單位的管理活動，仍然適用。各種專門檔案又有不同，雖是圍繞一定的職能而形成，但因涉及專業不同而各具特色；因此在適用職能分類的基礎上，又要按專業特點建立文檔分類體系，并根據各自需要適當設置與增減類項，以適應不同社會活動領域的文檔分類要求。

三、職能分類的特點與優勢

由上所述和經過一定實踐，可以認識和體會到文檔職能分類方法的應用，具有以下特點和和優越性：

(一)標準統一

職能分類的依據和標準，主要是機構的職能構成與活動類型；而職能構成與活動類型，是各種組織社會分工的必然結果；既具有一定的內在規定性，又保持有機的普遍聯系。以此為劃分標準，不僅能真實反映各種社會組織職能活動的歷史面貌，而且從職能人手還可以從中找出共性特征，作為文檔分類的統一標準，從而實現信息資源的跨機構、跨部門和跨地區整合為文檔信息化和現代化管理奠定堅實基礎。

(二)分類穩定

不管機構如何調整變化，職能一般都保持相對穩定；而且職能活動類型，在一定條件和歷史時期內變化不大。所以文檔職能分類，既能統一標準、規范分類，又便于普遍推行、長期應用，將文檔分類工作納入科學發展軌道。

(三)操作簡便

根據各種機構的職能構成和一般活動情況，檔案行政機關可在深入調查和綜合分析的基礎上，制定通用文書檔案與不同行業、專業專門檔案的職能分類標準和方案，供立檔單位采用。在國家統一的文檔職能分類方案指導下，檔案人員只需對照本單位的職能構成與職能活動情況，選用相應的分類方案與標準即可。由于機構級別、職能構成和活動不同，針對各單位的具體情況，只需要靈活選用分類標準和適當增減分類類項就可。

(四)高效多用

1 類目設置綜合性強

職能分類類目的設置，是在綜合分析各種機構職能構成與活動類型的基礎上，經過高度概括與提煉，從中選出具有共性或行業、專業特性的職能與活動類型作為劃分標準，因而能夠達到分類標準涵蓋廣而精，進而有效提高文檔分類科學水平。

2 便于文檔成套鑒定

職能分類類目既然是職能活動分類的高度概括與統一，而職能活動類型又是文檔價值形成的源泉和集中體現；那么以職能分類類目為依據，即可對所形成的文檔進行系統、成套鑒定。例如文書檔案一級類目”政務”，下設“決策、調研、法制、督辦”等二級目錄；這實際上已按職能活動性質對所形成的文檔進行了歸類和鑒定，再結合“機構級別”、時間和“文件作用”等標準，就能全面具體地劃分檔案保管期限。這樣鑒定既能客觀地判定文檔保存價值，又克服了文件分散鑒定的弊端，有助于達到全面系統鑒定的要求；同時三級類目設置，還劃出了文件基本歸檔范圍。

3 便于文檔系統利用

由于職能分類建立的是文檔系統管理的有機體系，因而不僅適用于文檔分類和鑒定，而且適合進行系統利用。經濟社會發展表明，信息化是現代化的核心和推動力，信息資源是人類最需要、最重要的資源；而文檔又是最可靠、最豐富的信息資源，因此機構和個人對文檔的利用日益普及，并且呈現多樣化、系統化趨勢。職能分類以較為穩定規范的文檔系統劃分和有機組合為特征，較之其他分類方法更能適應文檔多樣化、系統化利用的需求，從而更好地為經濟社會發展和現代化建設服務，并促進檔案事業持續、健康發展。

作者單位：北京北辰實業集團公司