北京市東城區和西城區分別就加強區劃調整中的檔案工作提出要求

本刊訊按照北京市委、市政府工作部署，根據國務院“關于撤消北京市東城區、崇文區，設立新的北京市東城區；撤消北京市西城區、宣武區，設立新的北京市西城區”的批復，新的東城區和西城區的組建工作正在進行中。前不久，上述兩區根據《中華人民共和國檔案法》和《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》等法律法規，先后就加強行政區劃調整過程中的各項檔案工作發出通知，對所屬各相關單位進一步加強對檔案工作的領導，在行政區劃調整過程中認真做好各類檔案資料的收集、整理、移交工作提出明確要求。

7月21日，北京市西城區籌委會發出《北京市西城區籌備工作委員會辦公室關于在區劃調整中加強檔案管理工作的通知》(京西籌辦發[2010]2號)，通知強調，為確保行政區劃調整中檔案的安全保管、完整收集和有效利用，依據《中華人民共和國檔案法》、《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》等有關規定，現將區各立檔單位調整過程中加強檔案管理有關事項通知如下：

一、各單位要加強對檔案工作的領導，在機構調整搬遷合并過程中明確專人負責本單位檔案、文件的收集、管理、搬遷工作。新機構組建后盡快建立單位檔案管理體系，規范檔案整理，確保檔案、文件的完整與安全。

二、已經列入檔案進館計劃并做好檔案進館準備的單位可以按計劃移交進館。各單位沒有移交進館的檔案在單位調整合并后要配合檔案庫房，明確專人妥善保管。

三、對于科室、個人保存的檔案、文件材料應及時歸檔，未經鑒定，任何人不得私自帶走、轉移或擅自處理銷毀，要確保檔案信息安全。

四、注意各種檔案的收集歸檔工作。

(一)加強檔案留存和收集。注意留存和收集有保存價值的各種文件、圖表、資料、電子文件等。

(二)關于廢止印章的管理。原中共宣武區委、區人大、區政府、區政協、區紀委及下屬處級單位印章廢止后，由五大部門辦公室收集齊全，及時移交區檔案館統一保存。

(三)關于實物檔案的管理。原中共宣武區委、區人大、區政府、區政協、區紀委的機構牌匾移交區檔案館收藏，其他立檔單位機構牌匾可進行拍照，照片整理后歸檔移交區檔案館。各單位辦公地址外景、辦公環境應進行拍照存檔。

其他有保存價值的實物、贈品應按照原《宣武區實物檔案管理細則》的相關規定，未經鑒定程序不得擅自處理。

五、檔案庫房轉移、檔案人員更換的，應及時向區檔案局備案。如遇檔案人員崗位變動，須及時辦理交接手續。

六、立檔單位調整合并后的檔案整理、移交進館工作，另行通知。

又訊：7月26日，北京市東城區人民政府籌備組發出《北京市東城區人民政府籌備組關于在行政區劃調整中做好檔案工作的通知》(東政籌發[2010]1號)。通知強調，為切實做好行政區劃調整中的檔案工作，確保各門類檔案安全完整，現依據《中華人民共和國檔案法》、《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》等有關規定，提出要求如下：

一、各單位要從維護黨和國家歷史真實面貌的高度出發，本著維護檔案的完整安全、方便利用的原則，在區劃調整過程中依法做好檔案工作，確保檔案不丟、不散、不亂。

二、各單位應將檔案工作納人本單位區劃調整工作總體方案，實施主管領導負責制，責任到人，措施到位，保持檔案人員相對穩定，保證檔案工作有序銜接，確保檔案實體及信息的安全。

三、各單位將2010年6月30目前產生的各門類應歸檔文件材料(含原機關印章)及時整理立卷，移交本單位檔案室，歸人原單位檔案全宗，任何部門和個人不得私自帶走、留存、轉移和銷毀檔案。2010年7月1日以后形成的應歸檔的文件材料，建立新的全宗進行管理。各單位獲得的國家級、國家部委級各類集體榮譽實物檔案(含獎狀、獎杯、獎旗、獎牌、證書等)于2010年12月31目前交送區檔案館保存。其他級別的實物檔案仍由本單位檔案室保管。

四、凡涉及辦公地址搬遷的單位，在搬遷前應收回已借出案卷并對室藏檔案進行徹底清理，檔案人員全程監督檔案搬遷各個環節。搬遷時檔案應獨立封裝、運輸，不得與其他辦公用品混放。搬遷結束后及時清點查驗、整理上架，嚴格按照“八防”措施加強檔案管理，保證檔案工作的延續性和檔案材料的完整性。

各單位應將行政區劃調整后的辦公地點、檔案庫房設置、檔案人員等情況，及時向區檔案行政管理部門備案。

五、區劃調整后新組建單位應建立健全檔案工作領導體系及管理體系，明確職責，設立檔案工作機構，設置滿足檔案安全保管需要的庫房及配套設施，配備專兼職檔案人員，制定和落實各項檔案管理制度。

六、各單位應做好區劃調整過程中文件材料收集歸檔工作，將涉及區劃調整工作的有保存價值的文書、聲像、實物等各門類載體文件材料及其電子版本納入本單位歸檔范圍，并隨時收集、規范整理、按時歸檔保存，確保此項工作檔案的齊全完整。

七、區檔案行政管理部門要依法加強對行政區劃調整過程中檔案工作的監督與指導，及時協調解決各單位在檔案工作中遇到的問題。同時依據有關法律法規認真查處損毀檔案、擅自處置檔案的違法行為。

八、當前正值汛期，各單位要在做好區劃調整檔案工作的同時，高度重視汛期的檔案安全工作，認真落實各項規章制度，制訂切實可行的應急預案，隨時應對可能出現的各種情況，確保檔案安全渡汛。

(本刊)