高校檔案移交工作中存在的問題及對策

隨著高等教育的迅速發展，學生人數激增，并且由于網絡技術的普及，以及學生畢業后的彈性就業等一系列問題，都對高校檔案管理工作提出了更高的要求。檔案進室是高校檔案工作中最基礎、最困難的部分。由于這項工作需要與校內各相關立卷部門配合才能完成，因此直接關系到整理、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等各個環節，所以在各部門與檔案室交接檔案過程中，多數人對這項工作不了解也不重視，在交接過程中就會出現缺、漏、丟等現象。為了避免這些現象的發生，確保檔案工作完整、連續、有序地進行，必須提高對檔案交接工作的認識。

一、高校檔案移交工作存在的主要問題

1、檔案交接不及時

眾所周知，檔案工作并不是高校的主要工作，因此，有些部門領導并不是很重視。加之兼職檔案人員在工作中得不到領導的支持，工作開展起來有一定難度，導致了積極性不高，變動頻繁，影響了檔案移交工作的質量。

2、兼職檔案人員檔案意識薄弱

由于對《中華人民共和國檔案法》知之甚少，一些兼職檔案工作人員還沒有認識到檔案的重要性，思想認識上往往存在一些誤區，認為本部門在工作中形成的檔案應歸本部門所有，而不能無條件地移交給檔案室。有的部門為了自己利用的方便，不愿意移交或者不全部移交檔案，違背了檔案集中統一管理的原則。

3、交接手續不嚴密

按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，而在一些高校檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的也不簽字，從而出現檔案交接只有一串鑰匙的轉移，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

二、做好高校檔案移交工作的對策

1、要提高各級領導的重視程度

搞好高校檔案的移交工作不僅是檔案室的事，更是各立卷單位乃至整個學校的事，而各級領導的重視則是做好檔案移交重要保證。只有領導重視了，專職檔案人員才有工作的動力，兼職檔案人員也才會真正重視。

2、及早制訂檔案移交計劃，做到齊全完整準確

根據高校各部門的工作職責制定具有高校各部門文件材料歸檔、不歸檔的范圍和保管期限，應按照其內容和載體的不同，制定統一高校文件材料的分類方案。分類應保持前后一致，不能隨意改變。歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。計劃中還應對案卷質量提出要求。案卷質量總的要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，區別不同價值。文件材料應按排列順序，依次編寫頁號或件號，在規定的時間內歸檔，移交檔案必須齊全完整，便于保管和利用。

3、對專、兼職檔案員進行定期培訓，做好對歸檔文件材料的業務指導

①由于校檔案室隸屬于校辦公室，因此，在每年檔案局舉行檔案工作人員業務知識的培訓上，可以由專、兼職檔案工作人員搭配參加業務知識培訓；學習公文歸檔文件整理操作規范和科怡檔案管理系統，認真掌握檔案文件材料歸檔范圍和保管期限。②舉辦檔案工作會議。開設檔案移交工作知識講座是會議的重要組成部分，它從檔案收集、整理、案卷的質量標準、案卷的分類編號等方面進行了闡述，明確了移交檔案的質量要求和移交檔案應注意的事項。③由分管各類檔案的專職人員對自己負責的檔案立卷部門的兼職檔案人員進行培訓。這樣?？梢曰麨榱?，使培訓更有針對性。兼職檔案人員在檔案移交工作中有疑問時，專職檔案人員到立卷部門進行檔案移交工作的指導、檢查時，都可以和兼職人員及時溝通聯系，解決他們的問題，并給予檔案業務方面的講解及建議。通過業務培訓，不僅使各部門兼職檔案人員增長了檔案移交工作的知識，還提高了他們的管理水平和業務水平。

4、調整庫房、添置設備

根據各高校移交檔案資料的數量，設置必需的檔案專用庫房和密級架；新建高?；蚪M建高校辦公用房，應把檔案部門的用房列入基建計劃。庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。高校檔案部門應根據工作需要購置溫濕度計、復印機、收錄機、照像機、去濕機、吸塵器、空調設備和電子計算機等。對聲像檔案的保管，應按有關條款執行。檔案存放在密集架里，節約空間，在電腦中繪制檔案存放的示意圖，以快速、便捷的方式來查找檔案資料。

5、編制移交清單

檔案移交清單由三部分構成：一是確認移交部門或個人的身份、交接性質及范圍，確認交接部門或個人的身份一欄應由交、接雙方分別填寫。二是交接檔案、資料及有關材料的種類、數量，各欄應由移出部門填寫，接收部門核實。三是領導和各部門檔案人員簽字。

檔案移交清單是在變更文件材料保管部門或所有者的過程中形成的、并具有法律效力的文件。所以，在填寫過程中一定要認真，不可出錯。檔案移交清單應一式二份，分別由移交部門和接收部門保存，以便查找。

在檔案移交過程中，“交”與“接”是相輔相成、辯證統一的關系。各部門與檔案部門交接工作的好壞，對檔案的齊全、完整起到十分重要的作用，因此，加強檔案信息的資源建設，豐富室藏，改善室藏結構，從而全面推進檔案的基礎業務建設，以適應新時期檔案工作發展的要求，使檔案工作更好地為高?，F代化建設服務。