協(xié)同軟件中的在場狀態(tài)探測與識別

在協(xié)同軟件中協(xié)作成員的場況——在場狀態(tài)——是協(xié)作能否有效進行的決定性因素。協(xié)作分析家們認(rèn)為，正是由于在場狀態(tài)探測與識別技術(shù)的發(fā)展和服務(wù)的提供，導(dǎo)致了協(xié)同的升級由協(xié)同1.0升級為協(xié)同2.0(Collaboration 2.0)。

虛擬環(huán)境中的場況識別

場況是指虛擬環(huán)境中有多少人及每個人的在場、在線、動作狀況和標(biāo)志情況。在場狀況是指成員注冊登記、登錄狀況，也包含每個成員的登入時間、頻度、時長及其統(tǒng)計訊息。好友列表、分組以及各個成員的級別、權(quán)限和資料信息情況均屬于協(xié)同溝通系統(tǒng)中成員的場況信息。

場況信息分為兩類。一類是成員自己設(shè)定和填寫的，虛擬性和匿名性得到尊重，其真實性由登入者自行裁量決定，因而系統(tǒng)環(huán)境不能保證。另一類是由系統(tǒng)探測識別并按照一定的規(guī)則計算統(tǒng)計生成的，其真實性由系統(tǒng)環(huán)境按一定規(guī)則保證。比如成員的級別和權(quán)限以及線上行為統(tǒng)計等信息。

系統(tǒng)在技術(shù)上可以保證探測到成員的在離線狀態(tài)，但為保證成員匿名的需要，特別允許成員設(shè)定“顯示為脫機”和“隱身”。在線是指每個成員是否登入的實時狀態(tài)。成員在線時，動態(tài)標(biāo)志用來指示該成員的在線活動狀況。MSN系統(tǒng)中是有空、忙碌、離開、顯示為脫機等狀態(tài)。在騰訊QQ中則表示為我在線上、忙碌、邀請(Q我吧)、(短時)離開、離線、請勿打擾、隱身以及音、視頻設(shè)備的可用狀況。在線信息也可以稱作線況信息，對于他人(可能是被協(xié)作者(參與者和旁觀者)也可能是協(xié)作發(fā)起者)而言線況信息的作用是很大的，決定了協(xié)作行為的發(fā)起、持續(xù)、拓展、限制和終止。如果說它決定著協(xié)同的效率應(yīng)該不算過分。

場況信息和線況信息以英文Presence Status來表示。在中文似乎還沒有找到更好的表示方式。這些信息對于系統(tǒng)是有意義的，用來協(xié)調(diào)和管理的意義不言而喻。但更重要的是對于組織的意義，對企業(yè)管理特別是信息化的企業(yè)管理意義非常重大。

最明顯的意義在于通過信息和信息行為的管理實現(xiàn)組織行為管理。企業(yè)行為管理一直以來都是管理的難題，特別是成員行為管理。這些信息的方便取得，使得組織可以實現(xiàn)對成員信息行為的識別和評價，進而可以實現(xiàn)合理程度的管控。當(dāng)然，管控僅僅是一個方面，甚至是比較小的一個方面。大的方面是成員間協(xié)同效率會因此而得到極大的提高。整個企業(yè)組織的效率瓶頸實際上一直是信息不對稱，從決策到運營，直至行動的效率都系于此。組織中的每一個成員的場況、線況信息以及交互過程中傳送、存儲、處理的信息，綜合起來就極大地解決了這個問題。

數(shù)據(jù)在場技術(shù)的作用

數(shù)據(jù)(信息)在場技術(shù)是協(xié)作技術(shù)的一大進步，其意義重大但沒有得到很好的闡釋。比如，IM即時通訊一開始只是一種瞬時(及時)信息溝通工具，留言功能的增設(shè)意義是重大的。大家應(yīng)該還記得當(dāng)時的情形，騰訊的QQ已經(jīng)具備了好友不在線時的留言功能，而當(dāng)時微軟的MSN還不支持好友離線時的留言功能，只是提供了“發(fā)郵件給不在線的好友”的替代方案。這讓用戶感覺很不方便，許多用戶因此而被騰訊QQ“黏住”。

隨后，即時通訊(IM)進步就是數(shù)據(jù)(信息)在場技術(shù)的另一個進展，發(fā)送離線文件。這標(biāo)志著即時通訊系統(tǒng)為系統(tǒng)使用者之間維持了一個短時的(由系統(tǒng)設(shè)定時間不能太長)協(xié)同信息區(qū)，該區(qū)間存放數(shù)個文檔。文檔可以是各種格式——文本、圖片、音頻文件、視頻文件等。

目前，大家喜歡用即時通訊系統(tǒng)來傳送文件而不是使用電子郵件，特別是大文件就更加體現(xiàn)出優(yōu)勢。電子郵件系統(tǒng)是受到服務(wù)器存儲空間限制，不允許附帶大容量的附件。雖然目前很多郵件服務(wù)商都增大了允許的附件大小，但還是難以滿足客戶傳送超大容量附件的要求。另外，電子郵件系統(tǒng)的非實時性使得及時性傳送需求不能保證。順便提一句，電子郵件系統(tǒng)的最大問題就是它的協(xié)同離線性——發(fā)送信息一方無法預(yù)知對方何時會收到信息，甚至不知道能不能收到，收信的一方是否在場、是否在線一概不知。在即時通訊系統(tǒng)里，至少對方的在場狀態(tài)信息是由系統(tǒng)提供并有技術(shù)保證的(比如至少在列表中可以看見并可見其一些資料)。數(shù)據(jù)信息在場技術(shù)的革命性進步是在即時通訊系統(tǒng)中維持一個不限時長的協(xié)同工作區(qū)，它的首個商用形式出現(xiàn)在中國——王志東的點擊科技公司推出的競開協(xié)同之星GK-Star。

實際上，我們?nèi)缃裼懻摰膮f(xié)同技術(shù)和協(xié)同軟件都是基于計算機網(wǎng)絡(luò)的，其基本工具便是基于計算借網(wǎng)絡(luò)媒介的溝通系統(tǒng)，如電子郵件、討論組、即時通訊等。考察這些技術(shù)你會發(fā)現(xiàn)它們具有很強的個人—社會化特征，它是個人之間的社會化的應(yīng)用，行為是個人的，場景是社會化的。自發(fā)、自組織性是其基本特點。在這個意義上，它對于組織或企業(yè)的缺點就很明顯，自愿、自發(fā)的協(xié)同很難有效實現(xiàn)組織目標(biāo)，因此，組織協(xié)同——對協(xié)作行為的導(dǎo)向、規(guī)范、管理是組織(或企業(yè))協(xié)同所必不可少。競開協(xié)同之星把個人間的社會化協(xié)同溝通架構(gòu)于企業(yè)組織中，使其具備了組織管理的可能，使后繼協(xié)同軟件廠商如致遠(yuǎn)軟件能夠在其基礎(chǔ)之上實現(xiàn)組織級協(xié)同管理平臺開發(fā)。而GK-Star在客戶端和服務(wù)器端維持的不限時長的協(xié)同工作區(qū)則實現(xiàn)了團隊(組織)數(shù)據(jù)信息的在場，只要組織(團隊)成員能上線，無論是PC機、智能手機或者其他終端，那么他就擁有了他工作和業(yè)務(wù)管理所需的所有信息——在場、在線，包括成員場況——有誰、有多少、在線、離線還是忙碌等等。可以說到了GK-Star作為協(xié)同軟件中的基礎(chǔ)構(gòu)件——溝通引擎就基本上成形了。

在協(xié)同軟件平臺中，與溝通引擎同等重要的是工作流程引擎。在一般的OA、項目管理等管理平臺中，都使用了工作流引擎。工作流引擎早已發(fā)展得相當(dāng)成熟，已經(jīng)成為標(biāo)準(zhǔn)化的程序構(gòu)件，通常已經(jīng)不需要應(yīng)用系統(tǒng)軟件開發(fā)商自行研制，只需使用商品化的標(biāo)準(zhǔn)工作流中間件即可。在大多數(shù)應(yīng)用系統(tǒng)中的情況就是如此，可以根據(jù)應(yīng)用環(huán)境的不同和業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同來定制工作流的屬性，基本上可以滿足各種場景下的業(yè)務(wù)流程操作和管理。在以組織協(xié)同為目的的協(xié)同管理軟件平臺中，問題有些不同。為了協(xié)同的目的，流程和操作必須有所調(diào)整以適應(yīng)協(xié)作的需要。調(diào)整的依據(jù)是什么?其中很重要的部分便是場況、線況信息，是參與協(xié)作的團隊(在很多情況下是動態(tài)的團隊和虛擬的團隊)和個人的場況和線況。為此，必須構(gòu)建能夠?qū)崿F(xiàn)這種調(diào)整的機制。這就意味著協(xié)同管理平臺軟件廠商不能滿足于使用標(biāo)準(zhǔn)的工作流中間件，而是必須對標(biāo)準(zhǔn)的工作流進行改進。比如，致遠(yuǎn)軟件就研制開發(fā)了自己獨有的二元化工作流程引擎。僅此一項創(chuàng)造就使得致遠(yuǎn)軟件的工作流操作和管理具備了無可比擬的優(yōu)勢，該公司推出的協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件在市場上銷售處于領(lǐng)先地位，連續(xù)六年位居全國第一。

組織級管理軟件中場況信息的應(yīng)用

在組織級管理軟件中，場況、線況信息的情況更為復(fù)雜。在個人—社會化的協(xié)作和溝通過程中，所謂場況、線況都是個人的。在MSN、QQ及Blog、Wiki、Sns等Web2.0技術(shù)和應(yīng)用中其管理和開發(fā)應(yīng)用的發(fā)展已經(jīng)非常成熟。而在組織(企業(yè))中，每一個成員都被賦予了固定的和動態(tài)的崗位職責(zé)，具有相應(yīng)的組織中的位置和角色。這些情況必須被一并考慮并得到有效的處理和管理。這些信息演變?yōu)槊恳粋€成員的場況、線況信息的重要且剛性的組成部分，這在處理上由于前述的場況、線況信息存在極大的不同，而不能采用同樣的機制來處理。

領(lǐng)先的協(xié)同技術(shù)開發(fā)商如致遠(yuǎn)軟件是將管理模型嵌入到工作流程的方式來解決問題的。從本質(zhì)上來考察組織級協(xié)同，其基本要素是流程、規(guī)則、狀態(tài)和信息。每一個成員只要能夠隨時隨地的能夠存取和操作這些信息和數(shù)據(jù)，協(xié)作的前提和條件就完全具備了。

從這個層面看問題，PC機、筆記本電腦的具體形態(tài)已經(jīng)不是必需的，完全可以是任何形態(tài)的信息終端。這樣我們就不難理解為什么思科(CISCO)要推出嵌入WebEx解決方案的終端設(shè)備了。我們可以預(yù)期這類終端將會發(fā)展成熟，并極大地改變?nèi)藗兊男畔⒃O(shè)備應(yīng)用狀況。也許我們可以預(yù)期在企業(yè)應(yīng)用環(huán)境下，這類終端會想胸牌電話一樣成為標(biāo)配。至少在信息化程度最高的組織中，這種情況可能很快就會到來。