時間管理技術的重大創新

時間管理，與資源管理、組織管理、技術管理和信息管理共同屬于管理科學的五大核心要素之一，在各種管理技術中，與時間相關的管理技術都必然是關鍵管理技術。在項目管理、經濟管理、生產管理、人力資源管理和其他等等管理行為中，時間管理都具有決定性的地位。時間管理技術的應用不僅明顯影響到管理的過程和結果，而且直接導致管理的成敗。

良好的時間管理，同樣應該具備CPMO體系的四化標準:

1.標準化

2.模塊化

3.程序化

4.數量化

從標準化角度來說，目前的歷法完全不符合要求，因此造成了管理時間區域的混亂，在工作管理中會導致很大的問題和負面影響。現在很多科研單位和生產企業，都是直接采用周模式進行管理和控制。這種管理模式比較精確和緊密，但是不能滿足按月計算的時間。而目前還有很多管理模式是采用的月度管理模式，例如考勤、薪酬、結算、銷售和其他很多管理工作。目前全世界所通用的歷法，其每個月天數不一樣，且不是周的整倍數的情況使得月和周的匹配根本無法實現。這些問題造成了大量的計算和協調負擔，導致了很多時間、資源和效益上的浪費。

以上的這些問題，只有通過一種標準化的周月匹配工作歷法才可以解決。中項技體系從項目管理的四化標準的角度出發，設計了一套新的工作歷法，簡稱為CPMO工作歷，可以達到周月匹配的標準化程度。

CPMO工作歷的設計其實很簡單，就是把每年的12個月制都清除掉，全部的日期都打散，保留周的計算方式，重新排序組合。在新的設計中，采用每月4周，每周7天的模式，這樣得出每年是13個月零1天。在CPMO工作歷中，每個月都是28天，都分為4周，完全達到了標準化、模塊化、程序化和數量化的四化標準。

該工作歷是在2008年提出構想，2009年形成初步設計，并且進行了小范圍的試驗，2010年推廣到一些單位和項目進行實際試驗。經過兩年的實驗，取得了不錯的效果。現將效果和成果總結如下:

1.規范了時間管理。每個月的時間都統一和標準化后，分割和統計變得非常簡單，保證了時間管理的規范性，省掉了不同月份的天數不同、奇偶不同而導致的調整和補時。

2.簡化了績效考核。每個工作月都是28天，分為4周，工作日正好是20個，所以，每周的標準績效就等同于25%，每個工作日的標準績效就等于5%。直接使用單日績效、成果績效和累計績效的套餐模式來核算個人工作績效，非常簡便和快速。簡化了績效考核的另一個明顯的成果就是直接減少了大部分有關工作進度的勞動糾紛和矛盾。

3.保證了項目進度。清晰、整齊的時間標準使得項目的工作時間可以被很好、很直接地識別和控制，因此項目的進度可以被很好地保證。在很多項目上，甚至還加快了進度，節約了時間。

4.提高了工作效率。實行工作歷后，每個月的工作還是在每個月完成。原先31天的事情，也是在4周內完成。出乎實驗人員意料的是，員工的意見并不是很大。所以，等于每年的工作都可以在12個月內完成，平均效率提高了8.3%。

5.提高了工作業績。工作效率的提高，帶來的不僅僅是團隊和個人工作業績的提高，還有業務和項目的成功率的提高。銷售團隊可以獲得遠超過8.3%的更多訂單，科研團隊可以實現數倍于8.3%的成果效益。

6.增加員工收入。員工的收入也獲得了大幅度的增長。在提高效率、增加業績的情況下，成本不變甚至減少，必然會導致效益增加。在復合制薪酬體系下，工資和補貼不變，而獎金和獎勵大幅增加。

7.保證和增加了假期。由于工作效率提高，項目時間獲得了保證，各項工作都可以及時完成，因此假期也就可以得到了充分的保證。在一些單位，不僅年假可以得到保證，而且每年的休假時間增加了5～10天。還有幾個單位在試驗中，直接將一個月的時間拿出來作為年假，提前達到了年度休假的福利保障。有些單位在試驗中，連員工的生日、結婚紀念日、父母生日、六一兒童節、重陽節都作為假期提供給了員工，得到了員工的好評和感謝。

8.簡化計算和統計。實行工作歷后，財務部、人力資源部、項目部、行政部和其他各個部門在處理內部工作的時候，都大大簡化了有關時間的計算和統計。一個突出的表現就是，半數以上的部門和工位在安排工作和協調進度的時候，都不用查看日歷。日期除以7 的余數就是當周日序列數。

9.減少協調和會議時間。應用工作歷的項目和工作，在協調工作時，關于時間的討論和耗費都少一些，會議內容也少了很多。尤其明顯的是，有一些小會議和內部碰頭會，本來就是協調、討論和確定時間進度的，在實行工作歷后，很多這樣的小會都直接消失了。

10.減少合同違約。項目時間得到了保證、工作效率得到了提高、簡化了計算和統計，最后的效果就是很多項目和業務的合同違約明顯減少。除了時間違約的減少之外，還有一部分間接的質量違約減少，以及一部分的成本虧損的減少。

由于是一個新的歷法，CPMO工作歷在使用中，也出現了以下問題，主要是:

1.需要經常換算。就像夏令時一樣，在使用CPMO工作歷的時候，只要是涉及對外的事務，就必須立即進行換算和比對。這一點耗費了相當一部分時間。例如個人休假、與外單位的時間約定，都需要換算和比對。甚至有時候發生過內部的日期直接提供給外部，造成了誤解和誤會。另外，我國的黃金周、法定節假日的換算相對更為麻煩一些。

2.部分單位人員淘汰加快。工作效率的提高，使得偷懶和消極怠工的現象無法隱藏，因此，很多單位中的人員都因為無法適應，而被淘汰。客觀上造成了中等、低等能力人員的緊缺和流失，人力資源部門的工作加重。

在這兩年的CPMO工作歷推廣實驗中，有兩個機遇和優勢是意外獲得的:

1.2010年的1、2、3月的12周上班時間，非常巧合的與工作歷的1、2、3月完全重合，因此，2010年的1、2、3月的實驗基本沒有換算的干擾問題。

2.2008年實行《勞動合同法》以后，考勤管理、薪酬管理、休假管理都更加嚴格和準確，因此這幾類勞動管理的強化需求，正好順帶就帶動了工作歷的實驗實施。

從兩年的實驗中看來，CPMO工作歷并不是在所有單位都能得到很好的效果，尤其是對于一些內部進程管理并不嚴格，主要依賴對外工作的單位來說更為明顯。例如某餐廳，基本就沒有什么正面效果，反而出現了一系列的問題，實驗過程僅持續了兩周就被開發單位主動停止。還有家電連鎖的銷售單位、生活服務提供商、旅游機構等，也不適合工作歷的實驗。但是在內部工作比例較多、工作技術水平較高、內部組織系統復雜和獨立性較強的單位，CPMO工作歷明顯具有優勢。在基本上所有的獨立項目和內部項目中，CPMO工作歷能夠立即凸顯出其不可比擬的優勢和價值，尤其是科研開發項目、建設項目、設計項目和生產制造項目中。

從總體上來說，CPMO工作歷的價值是利遠遠大于弊。經過一段時間的調研和訪談，開發單位還發現，從更廣闊的角度來說，CPMO工作歷還有可能在以下方面嘗試和應用:

1.規范績效核算。《勞動合同法》實施將近三年了，但是在具體的勞動管理的實施上沒有取得太大進展。績效核算的矛盾和沖突經常出現，而且其核算過程過于復雜和混亂。很多情況下，一方面根本無法保障弱勢勞動人員的權益，另一方面又給遵紀守法的用人單位造成了大量的工作負擔。CPMO工作歷的核算辦法極為簡單，就算是不會寫字的民工和農民，也能很快的理解和學會。一些小型、微型的用人單位用使用CPMO工作歷進行考勤和績效的統計和計算后，大大減輕了工作負擔和壓力。因此，可以探討在《勞動合同法》的實施過程中，嘗試引入CPMO工作歷的標準化績效核算模式。這樣不僅可以減輕勞動雙方的負擔和壓力，同時也能減少勞動仲裁部門的工作負擔，加快勞動仲裁和處理速度。

2.調整黃金周和年度休假。如果可以實現年度休假一個月，黃金周其實是不需要再設立的。根據CPMO的實驗，這樣的安排是完全可以實現的。既可以保證單位的工作進度，保證社會的GDP不會被減少，還可以保證個人的工作時間得到減少，休假時間增加到一個月。因此，也可以探討，逐步實行CPMO工作歷，以實現勞動者的月度年假福利，以替代統一的黃金周，避免蜂擁出動的勞民傷財的休假行為。

3.提高勞動者收入。CPMO工作歷是13個月，所以，勞動者可以獲得13個月的月薪，這樣可以進一步的提高勞動者的收入，尤其是中低層勞動者的收入，配合國家的收入分配改革。而由于工作效率的提高，企業和用人單位的業績得到了最少8%以上的大幅度的提高。在絕大部分單位中，勞動者的薪酬總比例最多也就是20%，全體員工的單月薪資占單位總收入的比例最大不會超過2%，一般都在0.1%～0.5%之間。因此，這樣的模式是一個雙贏的模式，完全不給勞動雙方添加任何負擔。同時，國家的GDP、社保繳費都會得到增加。

綜合來說，CPMO工作歷是一個通過標準化、模塊化、程序化和數量化的四化標準來實現的時間管理系統，其功能和價值就在于工作效率的提高，從而可以促進和加快其他各方面的管理水平的提高和成果業績的實現，可以真正實現“向管理要效益”。

(作者系清華大學老科協項目管理委員會調研員、調研助理)