外貿新人常犯的錯誤

這兩天，剛好看了曾仕強先生的《人性管理》一書，感觸頗深。對于外貿新人，要允許他們犯錯誤，但是不能放過他們所犯的錯誤。這兩年來，我也帶過一些的新人，引領他們進入外貿之門。帶新人，快樂并痛苦著。新人可以帶給你很多成就的感覺，也會無端地為你平添幾分煩惱和惱怒的理由。然而，細想之下，誰不是由新人經歷過來的呢?為此，理將新人們所出現過的錯誤加以整理，以望外貿新人做業務時盡量少出現類似情況。

報關品名錯誤 很多時候，新人是國際貿易專業出身，也學過單證的課程，于是總認為自己對這個問題早已會操作。更有新人認為，品名和海關編碼都是自己所定，不會出現什么問題。2005年，我公司的業務助理未征求主管意見擅自填寫海關編碼，導致6000多人民幣退稅金額損失。

很多新人不知道為什么對報關品名有要求，其最主要的原因是報關的品名必須與能開具的增值稅發票中的品名要保持一致。對新人操作的單子，經常出現要與工廠商量更改發票名稱的事情，為此要無故花費很多的時間和精力。

數字錯誤 在實際操作中，報關金額與交單的INVOICE金額時常會有所出入，這點相信大家都明白。新人在這點上如果沒有概念，也情有可原。但是如果在制作單據的時候沒有征求主管的意見，那么就是新人的錯誤了。

然而，在我的操作過程居然發生過非常低級的錯誤——我的助理將報關發票金額中的小數點往后多移了一位，即原先1.2萬美元變成了12萬美元，這將足足多用去公司10萬多美元的外匯額度。

忽略退稅日期 目前的政策是出口之日起90天內辦理退稅手續。但是，實際操作中，很多貨代會即使在兩個月之后也無法把核銷單和報關單退回公司。通常情況下，我們按照退單的品名指令工廠開票。有一次，貨代在出口80天的時候才將單據退還我司，我們收到單據時已經是9月31日，第二天就是國慶節。最麻煩的是，工廠說月底的發票已經開完，只能等到10月初過了國慶節。慶幸的是，剛好因為國慶節，稅務局的退稅辦理時間也延后。時間真“懸”，只有差了1天。

形式發票錯誤 由于以工廠的名義更容易取得客人的信任，以及我司和工廠關系緊密，時常有業務員會以工廠的名義對外洽談業務接單。有一次，有一業務員在開形式發票時，公司的抬頭使用了工廠的名稱，而在形式發票的銀行信息中填寫了自己公司(外貿公司)的賬號和名稱。后來，客人將信用證中的受益人也寫成工廠的名字，賬號卻是外貿公司的賬號。結果，工廠完成生產后遲遲不能發貨。我們只能要求客人進行改證，為此消耗了雙方許多時間進行溝通和解釋。巧的是，美國對客人所在國正在進行制裁，客人只能從其他銀行重新開證和更改受益人。

如果業務員在制作單證時保持內容的一致性，那么就可以防止客人開錯名稱的意外發生，雙方的交易也就節約了更多的時間成本。

訂艙錯誤 助手在安排出運貨物訂艙時，時常會忽略該訂單是否需要轉船、是否需要直航，甚至會弄錯船公司。某意大利客人的指定船公司是BLUE ANCHOR，下單后客人也把該船公司的聯系方式以及提單的復印件傳給我們。當我們電話聯系對方時，被告知這個電話原來被長榮船公司所用，現在該公司已經搬遷。因為助手不知道客人指定的船公司的中文，于是把長榮“EVERGREEN”就默認為我們需要的船公司，或許他也就知道長榮這一家船公司。可是，事情發展總是那么的巧合。意大利客人居然和長榮也有約號，于是后面訂艙安排貨運的一切事情都變得非常合乎常理。這個錯誤，一直到給客人確認提單時才發現。隨后的一系列麻煩和補救措施就不再此贅述。總之，知之為知之，不知為不知，千萬不要馬虎應付外貿的任何一個環節。

下單錯誤 這個錯誤是新人和老手均會發生的錯誤，往往會讓人痛心疾首、懊惱不已。業務員將客人的下單文件與我討論，因為他不是很明白客人的裝箱要求。由于美國客人表述是按非常典型的美國人的邏輯思維方式，新人看不懂也屬于正常。于是，我們就搞了一個頭腦風暴，全體人員徹底討論這個案例。事后我想應該不會有問題。可是，事情總是給我們太多的意外。客人收到貨物后，非常傷心——認為我們工廠傷害了他。起初收到他的投訴，我們還是以為他們是挑剔。后來仔細一查才發現，原來給工廠的定單中，業務員居然把混裝的要求，寫成了“不要混裝”。估計這個客人再也沒有辦法挽回了。

財務概念不清 新人時常會犯“糊涂”，尤其面對財務問題的時候。其一，帳目不清。總貨款方才32000元，有業務員居然將貨款多支付8000元給工廠，雖然該訂單持續的周期為兩個月；其二，該批貨物出口后，居然報關的時候又少報美元金額(因為客人一部分是T／T，一部分是L／C)，從而導致開票的金額與公司銀行的匯款金額不相符。那么，不開發票的部分必須由私人帳戶支付，如此，就又涉及到工廠不開發票應退的稅款問題。原本簡單的單子，在新人的操作下，就變得如此錯綜復雜。

措辭模糊 新人總以為自己把要求已說清楚，而事實是，工廠根本就沒有明白其意思。有業務員接到了澳大利亞的一個小量贈品訂單，30000個促銷用的無紡布袋。業務員下單后，在合同附件中標注“將袋子折好人箱”——這個卻為20天后的交貨埋下了嚴重隱患，因為她根本沒有與工廠說明如何算折好。或許她也真得口頭與工廠提及過包裝的方式，但是，這樣模糊的措辭最終給雙方帶來了無盡的麻煩。而恰恰客人要求的這種折法要花費許多的人力和時間，這直接導致了產品成本的上升和交貨期的延誤。雙方也為此各執一詞。如此看來，新人尚未未形成嚴謹和認真的做事風格。

盲從沒有主見 新人做事一般都會缺失自己的主見，無論是與工廠交往，還是與客戶談判，都會不由自主的跟隨對方的思路，就是我們常說的“人云亦云”。

這個問題的存在是任何新人無法避免的，也必須經歷的階段。剛入門的時候，也只能做一個傳譯者或者傳話筒——將客人的要求不折不扣地告訴工廠，或者是將工廠的回復一字一句地答復給客人。這個問題是客觀的，因為任何人的初期階段都是門外漢，無法產生自己的理解和見解。為此，處在這個階段的新人，一定要時刻琢磨自己遇到的任何事情，或者是領導交付的任何工作；同時，一定要留意同事們是如何處理一些詢盤。

假以時日，新人就必須根據自己的判斷和思路去與客人或者工廠交涉，討論一些條款、質量要求等等。哪怕是一個電話、一個傳真，首先一定要提醒自己“我要達到什么目的?”、“我的要求是什么?”、“我的底線是什么?”……有這樣的心理準備，就不會被別人牽著鼻子走。