淺談國有企業大宗物資采購合同審計

摘要：大宗物資采購是企業生產經營中一項十分重要的活動，同時也是最容易出漏洞的環節，如果不嚴格加以控制管理。勢必會給企業帶來浪費。大宗物資采購合同作為物資采購活動的主要憑證，其簽訂是否合理合法，履行是否到位，對物資采購具有直接的影響，且在一定程度上會引起企業成本與資金的波動，從而影響到企業的經濟效益。筆者就目前企業物資采購合同中的常見問題，以及如何開展合同審計作以下探討。

關鍵詞：大宗；物資采購；合同審計

一、企業物資采購合同中常見問題

大宗物資采購合同是一次性采購金額較大或購入與企業生產相關的專用材料、設備等為標的的支出性經濟合同，大宗物資采購成本是企業成本費用重要的組成部分。由于為企業提供產品和服務的各類供貨商越來越多，其層次素質參差不齊，再加上企業內部管理中存在的問題以及采購經辦人員素質、職業道德等問題，使得物資采購合同由于簽訂、履行、結算等方面把關不嚴，而出現以下問題：

1.采購計劃編制依據不充分，導致大宗物資存貨積壓過多。首先，由于國有企業長期受到計劃經濟體制的影響，“寧多勿少”的思想意識依然存在，這就會導致大宗物資采購不按照國有企業的實際需要來進行計劃，其次，由于企業在生產經營過程中的產量變動比較頻繁，而大宗物資的采購計劃卻跟不上生產的變動而隨之調整，從而造成大宗物資庫存過多的問題產生。

2.合同條款執行不嚴，違約責任未能有效追究。有些企業由于采購、倉儲與驗收、生產等部門工作脫節，導致合同履行不力，甚至出現對方單位未能完全履約或者在貨未到全的情況下全額付款的現象，合同條款中違約責任的規定形同虛設，給企業造成較大的經濟損失。

3.供貨商單一，價格壟斷。由于部分產品技術的特殊性，在實際采購過程中，大宗物資采購的供貨商較少，無法具備招投標的條件，不利于采購物資的價格談判。

4.拆分合同，躲避監管。企業物資采購的內部控制制度存在有章不循，從而導致大宗物資的采購在內部管理環節上出現漏洞。由于對二級單位的大宗物資采購權限一般都給予了限制，超過限額需報給上級單位審批。但一些二級單位以程序復雜或其他原因，將一次性采購的同種物資分成數個權限范圍內合同進行簽訂，導致物資采購管理失控，不利于上級單位的監管。

二、大額物資采購合同審計問題成因分析

1.對大額物資采購合同審計重視不夠。大額物資采購是最容易出現問題而又不被重視的環節，同時又是內部審計中最薄弱的“盲區”和難點。企業內審機構由于擔負著企業所有與經營財務有關的工作審計，對具體的諸如物資采購合同、產品服務合同等經濟合同審計，在整個審計工作中的重視程度不夠，很多企業偏重于財務審計和基建審計，沒有單獨開展大額物資采購合同審計。

2.對大宗物資采購合同審計定位不準。絕大部分企業只是將大宗物資采購合同審計做為合同履行后付款前的一道資金把關程序，主要任務是審減資金的數額，而沒有深入到整個合同的前前后后，使內部審計機構大多只是在大宗物資采購合同履行完畢后進行事后監督，只起到一般性的檢查作用，沒有起到預防和控制的作用。對經濟合同實施事后審計，不僅發現問題難，而且處理問題難，挽回損失更難。

三、加強企業大宗物資采購合同審計的措施

針對大宗物資采購合同中出現的問題以及對其成因的分析，從以下五個方面探討加強物資采購合同審計的對策。

1.前移合同審計重心。大額物資采購合同一經雙方簽字蓋章，法律生效，任何人難以更改。審計人員對合同的審計，應當在合同產生法律效力前進行，要以簽約前審查為主。由事后審計向事前審計轉變，重點進行事前審查。通過對合同對方主體資格，履約能力的調查，對合同條款的嚴密性、合法性進行審查，認真把好合同簽訂關，防止和減少可能產生糾紛的因素，避免不應有的經濟損失。

2.并用多種審計方法。在物資采購合同審計中，應采取事前、事中審計與事后專項審計相結合的審計策略。

(1)簽約審計——事前審計。其一，針對大宗物資采購合同中盲目采購、虛假采購和擴大消耗等問題，為防止不合理的采購造成庫存積壓和損失浪費現象，按照先平庫、后采購的原則，審查采購計劃的真實性、合理性，提高資金使用效率；其二，貫徹訂貨選廠、產品選型、質量選優、價格選廉、運距選近的宗旨，作好合同條款和價格的審計。

(2)結算審計——事中審計。結算審計是物資采購合同價款或酬金支付之前的最后一關，針對經常容易出現的高于合同約定結算、不按合同條款履行、結算手續不完善、結算多付款等問題，應該以合同約定為依據，做到物資驗收單、運貨單、發貨票與合同書約定相符；入庫產品的品種、規格、質量、價格與合同約定相符。

(3)跟蹤審計——事后審計。作為一種跟蹤審計手段，主要目的是監督真實消耗，通過核實計劃量與實際用量之間的差距，防止實物短缺、物資散失及變賣行為，實施專項審計并提出相關的管理建議。

3.運用科學統計評價方法。科學有效的統計評價方法是提高審計質量和效率的有效手段。在實踐中主要運用以下兩種方法。

(1)分析法。所謂分析法，主要是分析合同及發票中所列的品名、內容、價格、數量等因素是否與實際相符合，從而進行深入調查審計的方法。一是數量與實際情況是否相符。主要是分析合同中列出的商品數量與單位的實際使用量相比較，找出其中的弊端。二是價格與實際情況是否相符。主要是分析合同中列出的商品價格與該商品實際價格相比較，找出其中的弊端。如果合同中產品價格與市場均價偏高偏低許多倍就要深入分析。三是所列品名與單位生產經營范圍是否相符。審計中經常發現合同采購產品與單位生產經營范圍毫不相關，就需要仔細分析。

(2)抽樣調查法。在有限審計資源條件的限制下，審計人員應當運用專業判斷，根據審計目標的要求及審計對象的特征，選擇不同的審計抽樣方法，收集充分、適當的審計證據，以形成和支持審計結論。在選取樣本時，審計人員可以運用隨機數表選樣法、系統選樣法、分層選樣法、整群選樣法、任意選樣法來選取樣本。樣本選取之后，審計人員應當按照審計方案實施必要的審計程序，獲取審計證據。根據樣本評價結果推斷總體特征，形成審計結論。

4.注重合同價款審計。大宗物資采購合同是一種支出性經濟合同，由于大宗物資采購合同的履行將導致經濟利益流出企業，價格的高低將直接影響著企業的經濟利益，而合同的價格受供求關系以及市場行情的影響，變動比較頻繁，是敏感因素，因此，也是審計中的高風險因素。為確保物資采購合同價格審定的科學、合理與公平，可以根據實際情況，采取以下價格審查方法。

(1)價格咨詢法。對于價格變動頻繁且市場用量較大的通用材料，以及價格相對公開的產品，利用上網咨詢、電話咨詢等方式，掌握當期價格的升降幅度以及變動因素，從而提供合理的市場參考價格。

(2)中標價格法。按照《招投標法》的規定，對大宗物資、大宗材料，采取貨比三家的招標采購方式，落實中標價格和中標品種。

(3)價格庫應用法。在建立管理信息系統的企業，凡是已經簽約過的價格全部存放在價格數據庫中，隨時調閱、隨時修正，實行自動比價。

5.切實發揮部門間協同配合。首先，要正確處理審計與合同主管部門的關系。審計部門與合同主管部門在具體工作上，應各有側重。合同主管部門主要負責合同的談判、起草，負責合同條款內容的審查；審計部門作為經濟監督部門重點應放在合同價款、標的金額的審計上，對有問題的合同條文有修改建議權，對合同價格不合理的有權建議變更，同時對合同主管部門的合同管理工作進行監督。其次，要正確處理審計與經辦單位(物資采購、供應、生產使用等)的關系。合同經辦單位是經濟合同的當事人，最了解物資產品的性能、用途及消耗使用各環節。在審計過程中，應讓經辦單位人員參與到內部審計中來，充分聽取并尊重經辦部門、經辦人員的意見，避免主觀武斷和濫用職權。審計部門的審計目標與經辦單位的組織目標也是一致的，通過審計，不僅要善于發現問題，更要善于解決問題，為經辦單位降本增效提供服務。