淺談高校文檔一體化管理的實現(xiàn)

隨著改革開放的不斷深入，信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高校作為教育部門，其辦公自動化軟硬件設(shè)施相對較好，特別在辦公室業(yè)務(wù)中，其公文處理及檔案管理也基本實現(xiàn)了自動化。如何處理完畢的公文及時歸檔，即實現(xiàn)“文檔一體化管理”是每個學(xué)校值得重視的問題。

一、更新觀念，充分認識實現(xiàn)文檔一體化管理的緊迫性

在利用電子計算機對處理完畢的公文進行歸檔時，由于所使用的各種文件數(shù)據(jù)都儲存在計算機網(wǎng)絡(luò)上，因此可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)文件一次性輸入。同時，多途徑輸出的利用，從而達到了文件與檔案之間數(shù)據(jù)資源的最佳利用效果，消除了重復(fù)勞動，節(jié)省了時間，提高了工作效率和工作質(zhì)量，這與傳統(tǒng)的手歸檔方式是完全不同的。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室文秘人員、檔案管理人員必須更新觀念，充分認識到電子文件歸檔的必要性和緊迫性。

二、健全規(guī)章制度，科學(xué)規(guī)范管理

電子文件與傳統(tǒng)文件相比，在管理手段、方法、技術(shù)上有很大的差異，因此，對電子文件和電子光盤從收集、積累到鑒定、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計、等方面都應(yīng)制定具體細致的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。但紙質(zhì)檔案管理的一些基本原則、方法對電子文件檔案的管理同樣具有指導(dǎo)作用。

三、及時提高檔案人員的“信息化”素質(zhì)

目前，高校檔案工作人員基本上由三部分組成：正規(guī)大學(xué)畢業(yè)生(極少)、通過成人教育獲得檔案專業(yè)學(xué)歷的、參加檔案培訓(xùn)班的及其他成員。近年來，他們的學(xué)歷雖然不斷提高，但由于受傳統(tǒng)檔案管理學(xué)理論和方法的影響，人員的整體素質(zhì)與信息化發(fā)展的需要極不匹配。因此，可采取脫產(chǎn)學(xué)習(xí)、在職學(xué)習(xí)、參觀學(xué)習(xí)和舉辦學(xué)術(shù)講座、開展學(xué)術(shù)研討等多種形式，加大在職檔案干部的培訓(xùn)力度。從而提高檔案人員的“信息化”業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)工作需要。

四、對電子文件進行系統(tǒng)的歸檔管理的實現(xiàn)

在檔案工作的實踐中，所講到電子文件的歸檔，主要包括三方面的內(nèi)容。

第一，就是對辦公自動系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中形成的電予文件實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)歸檔。在檔案管理的設(shè)計中，主要應(yīng)該考慮有一個平臺，而且這個平臺應(yīng)該按文件的生命過程，設(shè)置在辦文結(jié)束之后，文件經(jīng)辦文“歸檔確認”，同時被標(biāo)引和著錄后，便存入在辦公自動化系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)庫中，以電子文件的形式被“歸檔”保存起來。那些沒有保存價值的電子文件，在確認不具有保存價值的情況下便可被刪除。

第二，由于電子文件的憑證價值并沒有被普遍的認可，所以電子文件雖然在其形成的過程中受到全程的監(jiān)控和加密，但它的檔案價值還是被打了折扣，因此．真正意義上的“電子檔案”實際上并不是數(shù)字形態(tài)的，而是被打印輸出的并經(jīng)再次確認的紙質(zhì)形態(tài)的檔案，只不過是，這樣的紙質(zhì)形態(tài)的檔案區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它形成于網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境之中。目前實際意義的“電子檔案”仍然是紙質(zhì)的，這就使得電子檔案的歸檔變得復(fù)雜起來，使電子檔案的歸檔實際上是辦公自動化系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)字形態(tài)的檔案被存儲以后，其歸檔這一環(huán)節(jié)并沒有完全實現(xiàn)，而是再通過下載形成紙質(zhì)的“電子文檔”，并對這些紙質(zhì)的文件實施歸檔的再整理后，電子文件的“歸檔”工作才算真正得以完成。從而實現(xiàn)了“文檔一體化管理”。

第三，將紙質(zhì)文件與電子文件拷貝雙重歸檔。即將電子文件用可脫機保存的載體備份下來，以紙質(zhì)與磁盤(光盤、磁帶)制成雙重備份，分別歸檔管理，但保存一定的聯(lián)系。其目的：一是利用紙質(zhì)文件將電子文件的內(nèi)容固定，解決電子文件的易變動、易刪改問題，達到其法律效用。二是利用磁盤光盤將機上的電子文件轉(zhuǎn)換格式或改變其結(jié)構(gòu)進行必要的組盤，既保留電子文件在檢索、傳輸、儲存方面的優(yōu)點，又對電子信息起到了較好的保護作用。

五、加強電子文件歸檔后的安全性管理

由于電子文檔具有易于復(fù)制、刪除和修改的特點，為保證電子檔案的原始性，因此對電子檔案的管理必須從人員素質(zhì)、制度、技術(shù)等同時著手，以保證電子檔案的安全性。

1、培養(yǎng)檔案人員良好的政治素質(zhì)及職業(yè)道德。檔案人員必須堅持四項基本原則和黨的基本路線，有強烈的事業(yè)心、兢兢業(yè)業(yè)的奉獻精神和遵紀(jì)守法、廉潔奉公的思想品德，不憑工作之便謀取私利，具有良好的政治素質(zhì)素質(zhì)及職業(yè)道德。

2、建立監(jiān)測制度。任何單位在實行電子歸檔后，建議成立“電子檔案安全領(lǐng)導(dǎo)小組”，由小組成員對所形成的電子檔案的原始性、真實性、完整性實行不定期抽查、檢測。

3、建立儲存信息利用規(guī)則，即建立和制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)庫或網(wǎng)絡(luò)訪問、操作管理制度，實施訪問自動記錄的功能。同時建立與加密技術(shù)及相關(guān)的文件非法修改監(jiān)測系統(tǒng)及電子文件非法處理檢測功能，從而保證電子檔案的安全性。

總之，21世紀(jì)是人類全面進入信息網(wǎng)絡(luò)的時代，檔案管理工作在變革中發(fā)展，應(yīng)當(dāng)抓住機遇，徹底實現(xiàn)電子文件歸檔的一體化規(guī)范管理，以適應(yīng)信息時代的要求。使公文處理、檔案管理的指導(dǎo)工作以及文秘專業(yè)《檔案管理》課程的教學(xué)工作。