淺談高校文檔一體化管理的實現

隨著改革開放的不斷深入，信息技術的迅速發展，高校作為教育部門，其辦公自動化軟硬件設施相對較好，特別在辦公室業務中，其公文處理及檔案管理也基本實現了自動化。如何處理完畢的公文及時歸檔，即實現“文檔一體化管理”是每個學校值得重視的問題。

一、更新觀念，充分認識實現文檔一體化管理的緊迫性

在利用電子計算機對處理完畢的公文進行歸檔時，由于所使用的各種文件數據都儲存在計算機網絡上，因此可以通過網絡實現文件一次性輸入。同時，多途徑輸出的利用，從而達到了文件與檔案之間數據資源的最佳利用效果，消除了重復勞動，節省了時間，提高了工作效率和工作質量，這與傳統的手歸檔方式是完全不同的。因此，學校領導、辦公室文秘人員、檔案管理人員必須更新觀念，充分認識到電子文件歸檔的必要性和緊迫性。

二、健全規章制度，科學規范管理

電子文件與傳統文件相比，在管理手段、方法、技術上有很大的差異，因此，對電子文件和電子光盤從收集、積累到鑒定、整理、歸檔、移交、保管、利用、統計、等方面都應制定具體細致的標準和規范。但紙質檔案管理的一些基本原則、方法對電子文件檔案的管理同樣具有指導作用。

三、及時提高檔案人員的“信息化”素質

目前，高校檔案工作人員基本上由三部分組成：正規大學畢業生(極少)、通過成人教育獲得檔案專業學歷的、參加檔案培訓班的及其他成員。近年來，他們的學歷雖然不斷提高，但由于受傳統檔案管理學理論和方法的影響，人員的整體素質與信息化發展的需要極不匹配。因此，可采取脫產學習、在職學習、參觀學習和舉辦學術講座、開展學術研討等多種形式，加大在職檔案干部的培訓力度。從而提高檔案人員的“信息化”業務素質，以適應工作需要。

四、對電子文件進行系統的歸檔管理的實現

在檔案工作的實踐中，所講到電子文件的歸檔，主要包括三方面的內容。

第一，就是對辦公自動系統網絡中形成的電予文件實現網絡歸檔。在檔案管理的設計中，主要應該考慮有一個平臺，而且這個平臺應該按文件的生命過程，設置在辦文結束之后，文件經辦文“歸檔確認”，同時被標引和著錄后，便存入在辦公自動化系統中的檔案數據庫中，以電子文件的形式被“歸檔”保存起來。那些沒有保存價值的電子文件，在確認不具有保存價值的情況下便可被刪除。

第二，由于電子文件的憑證價值并沒有被普遍的認可，所以電子文件雖然在其形成的過程中受到全程的監控和加密，但它的檔案價值還是被打了折扣，因此．真正意義上的“電子檔案”實際上并不是數字形態的，而是被打印輸出的并經再次確認的紙質形態的檔案，只不過是，這樣的紙質形態的檔案區別于傳統的紙質檔案，它形成于網絡的環境之中。目前實際意義的“電子檔案”仍然是紙質的，這就使得電子檔案的歸檔變得復雜起來，使電子檔案的歸檔實際上是辦公自動化系統的檔案數據庫的數字形態的檔案被存儲以后，其歸檔這一環節并沒有完全實現，而是再通過下載形成紙質的“電子文檔”，并對這些紙質的文件實施歸檔的再整理后，電子文件的“歸檔”工作才算真正得以完成。從而實現了“文檔一體化管理”。

第三，將紙質文件與電子文件拷貝雙重歸檔。即將電子文件用可脫機保存的載體備份下來，以紙質與磁盤(光盤、磁帶)制成雙重備份，分別歸檔管理，但保存一定的聯系。其目的：一是利用紙質文件將電子文件的內容固定，解決電子文件的易變動、易刪改問題，達到其法律效用。二是利用磁盤光盤將機上的電子文件轉換格式或改變其結構進行必要的組盤，既保留電子文件在檢索、傳輸、儲存方面的優點，又對電子信息起到了較好的保護作用。

五、加強電子文件歸檔后的安全性管理

由于電子文檔具有易于復制、刪除和修改的特點，為保證電子檔案的原始性，因此對電子檔案的管理必須從人員素質、制度、技術等同時著手，以保證電子檔案的安全性。

1、培養檔案人員良好的政治素質及職業道德。檔案人員必須堅持四項基本原則和黨的基本路線，有強烈的事業心、兢兢業業的奉獻精神和遵紀守法、廉潔奉公的思想品德，不憑工作之便謀取私利，具有良好的政治素質素質及職業道德。

2、建立監測制度。任何單位在實行電子歸檔后，建議成立“電子檔案安全領導小組”，由小組成員對所形成的電子檔案的原始性、真實性、完整性實行不定期抽查、檢測。

3、建立儲存信息利用規則，即建立和制定嚴格的數據庫或網絡訪問、操作管理制度，實施訪問自動記錄的功能。同時建立與加密技術及相關的文件非法修改監測系統及電子文件非法處理檢測功能，從而保證電子檔案的安全性。

總之，21世紀是人類全面進入信息網絡的時代，檔案管理工作在變革中發展，應當抓住機遇，徹底實現電子文件歸檔的一體化規范管理，以適應信息時代的要求。使公文處理、檔案管理的指導工作以及文秘專業《檔案管理》課程的教學工作。