論干部檔案工作信息建設與管理

摘 要:隨著經濟體制改革和干部人事制度改革的不斷深入，傳統的干部檔案工作越來越顯現出局限性，為此提出檔案工作信息建設提高檔案的管理水平和開發檔案本身所具有的潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為社會主義現代化建設服務。

關鍵詞:干部;檔案;建設

中圖分類號:C93

文獻標識碼:A

文章編號:1672-3198(2010)12-0053-01

干部檔案是組織部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力和工作業績等內容的文字資料，它是按有關的規定先進行整理之后組成，它不僅是全面考察和了解以及正確的選拔使用干部的重要依據，而且是黨和國家干部工作的重要組成部分，是做好干部工作的基礎。

1 干部檔案工作信息化建設的意義

傳統的干部檔案工作和服務方式已是無法解決新時期所需求的信息面大、提供數據快捷、準確、系統，使檔案的資源利用十分困難。為此，干部檔案的管理必須要緊跟干部工作的要求，緊跟新時期發展所需要的步伐，把傳統的檔案實體管理體制朝著檔案信息管理、檔案信息服務、檔案信息開發三位一體的新體制轉軌。要通過改革創新，真正地實現干部檔案工作的信息化。干部檔案工作信息化管理，有利于提高對干部信息的綜合處理和管理能力。利用計算機對檔案信息進行檔案信息處理和管理，實現檔案數據處理的信息化，使管檔人員擺脫了大量重復的手工操作，提高了工作效率，從而使信息傳遞和信息利用的范圍、速度、方式、效能進入了一個新的時期。如職務、職稱、學歷、學位、工資、個人簡歷和個人的基本特點等信息輸入計算機建立干部信息庫，利用計算機直接產生干部任免呈報表、審批表、基本情況表、干部名冊，起到了提高干部工作運轉的速度的作用，保證了干部個人信息的準確。干部檔案工作信息化，有利于轉變干部檔案工作服務方式，把被動服務便為主動服務，提供其他領域和個性化服務。采取和利用計算機管理干部檔案，改進檔案的檢索和查閱的方法，使查檔人員在不直接接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，使其提高了檔案查閱的速度，利于加強干部人事檔案的保密和安全。干部檔案工作信息化，有利于開發檔案信息的資源，能挖掘檔案潛在的價值。通過建立干部信息庫，將大量的信息資料通過計算機儲存，使干部檔案真正成為一種信息資源，并及時維護和更新信息。利用計算機處理干部信息，進行干部平均年齡計算、男女干部人數統計、任職年限統計等，從而提高整個干部檔案信息的開發和利用工作的全面性、準確性和時效性，進一步推進整個人事工作的改革。用計算機管理軟件對檔案文獻進行收集、整理和不同層次的加工，對收集的現行公開文件進行整理、編目，實現網上政務信息的檢索和查詢，通過網絡途徑提供數字化的現行公開文件利用服務。它是檔案部門適應國家信息化建設的時代要求，進行檔案工作服務機制的創新，自覺主動地把檔案工作服務方式、服務內容的改革與電子政務建設有機地結合起來，進一步完善現行公開文件利用服務工作的有力途徑。使用縮微技術、掃描技術、光盤技術，可以增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。而且，紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息，這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，開發利用的速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性，使檔案利用更加方便快捷。

2 實現檔案信息化的基礎

實現檔案信息化的基礎是數據庫管理和檢索服務系統。數據庫的建立直接關系到檔案信息資源的獲取、存貯、組織、檢索、利用。檔案館數據庫的建立包括館藏所有紙質檔案的數字化建設、電子文件元數據庫的建設及照片、聲像檔案等多媒體檔案目錄的建設。利用計算機對檔案信息的處理技術可以“捕捉”任何現存的東西，包括照片、紙張等非常容易毀壞變形的檔案材料，把它們轉換成數字形式，永久地保存起來。利用計算機、掃描儀等現有技術和設備，將館藏檔案信息數字化，建成各種專業性、綜合性檔案信息庫，不但方便檔案信息的檢索和查詢，同時也保護了檔案信息資源。

3 干部檔案工作信息化建設的措施

(1)主要做好干部檔案的審核工作，多層面、多角度采集數據，為干部檔案信息化建設提供準確信息源。

(2)具備緊密結合干部人事工作和干部檔案工作實際，行之有效的干部檔案工作軟件。具備檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等功能的干部檔案日常管理軟件以及干部個人信息數據錄入后能產生干部基本情況表、干部任免審批表、干部退休審批等干部人事工作內容的干部信息庫。

(3)要加強培訓，建立一支高素質的檔案工作者隊伍，使檔案工作者不僅是干部檔案業務知識的行家，同時還是懂得計算機知識的高手，使其能夠及時準確地對干部檔案工作的軟件進行維護，對信息數據進行更新，為干部工作提供優質的便利服務。

4 結語

隨著經濟體制改革和干部人事制度改革的不斷深入，傳統的干部檔案工作越來越顯現出局限性，因此實現干部檔案工作的信息化是干部檔案工作改革創新的突破口。干部檔案信息化建設能有效提高對干部檔案信息的綜合處理、管理能力;能變被動服務為主動服務;能進一步開發干部檔案信息資源，挖掘干部檔案潛在價值。我們要不斷提高檔案管理人員的專業水平，實行專業化管理，為新時期檔案管理工作做出更大的貢獻。