信息化時代醫院檔案管理工作探討

摘要:信息化時代如何加強檔案管理，使檔案信息成為現代化醫療衛生管理重要手段之一，這是新時代各級醫院面臨的新課題。從醫院檔案信息管理的實際出發，通過分析信息化時代醫院檔案管理工作特點以及重要性，針對性地提出應對措施，為醫院檔案管理工作提出參考。

關鍵詞:信息化;醫院檔案管理

中圖分類號:C93

文獻標識碼:A

文章編號:1672-3198(2010)16-0051-02

隨著社會信息化的進一步發展，各行各業對檔案信息的需求日漸增大。作為醫療衛生系統重要資料來源之一的醫院檔案部門，在實現醫院檔案管理現代化當中面臨許多新情況、新問題和新任務。信息化時代，如何加強醫院檔案管理，使檔案信息成為現代化醫療衛生管理重要手段之一，這是新時代各級醫院面臨的新課題。從醫院檔案信息管理的實際出發，通過分析信息化時代醫院檔案管理工作特點以及重要性，針對性地提出應對措施，為醫院檔案管理工作提供參考。

1 信息化時代醫院檔案管理工作的特點

1.1 檔案信息來源多元化

醫院實施傳統檔案管理方法由于檔案處理手段的落后，加之檔案存儲空間十分有限，檔案管理部門只能選擇性地收集檔案信息，檔案信息來源非常有限。醫院在實施信息化改造以后，各個部門之間實現互聯互通，檔案管理部門幾乎可以采集到醫療、行政、教學、財務、科研、人事和后勤等各個職能部門的所有檔案信息，實現檔案信息來源多元化。

1.2 檔案處理要求時效性

醫院的檔案管理部門除了要服務于其各個職能部門之外，也要為其上級主管部門和病人服務。在檔案管理部門獲得各個部門的信息之后，必須在最快的時間內加以處理，使其電子化、系統化，方便獲取和利用。通過檔案管理部門計算機管理服務、光盤存貯服務、現代通信網絡服務、公共信息網服務及視聽傳播服務，服務對象可多途徑地獲取檔案信息，節省了時間，提高了利用效率。

1.3 檔案存儲方式的多樣化

在傳統檔案管理時期，醫院檔案主要以文本的方式存儲。隨著現代檔案工作的發展和信息化的普及，檔案不僅以文本的方式出現，而且更多的是以為病人服務過程中產生的電子文件和視聽檔案的形式出現，如文本、圖像、聲音或影像等。檔案存儲方式的變化，不僅減少了檔案存儲的物理空間，擴大了檔案存儲的范圍和內容，而且能做到保持檔案完整性，延長檔案壽命。

2 實現醫院檔案管理信息化的重要性

2.1 飛速發展的社會信息化決定了必須加速醫院檔案管理信息化進度

現代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，對利用網絡實現檔案資源共享的要求越來越強，對檔案工作服務信息化的要求也相應地越來越高，傳統的檔案管理模式及各業務環節已不斷受到新的挑戰，經受著現代科技發展浪潮的巨大沖擊。面對這種挑戰和沖擊，作為醫院只有順應時勢，抓住這一前所未有的發展機遇，變壓力為動力，加快檔案信息化建設，盡快實現檔案管理現代化，才能在挑戰和沖擊中抓住歷史發展的機遇，使檔案管理工作完全適應新形勢發展的要求。

2.2 實現醫院檔案管理信息化是確保醫療事業可持續發展的需要

醫療事業需要發現、培養和造就大批的建設人才，就要不斷的利用現代化的技術，只有充分發揮好檔案的作用，才能確保實現醫院事業的可持續發展，為能迅速、準確、全面系統地提供更有效的檔案材料，提高檔案管理工作的效率和科學水平，實現檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。

2.3 實現醫院檔案管理信息化有利于提高醫療機構的服務水平和工作效率

實現檔案管理信息化，能將檔案管理人員可以從繁瑣的手工勞動中解放出來，以充沛的精力學習研究新的科學技術和業務知識，進一步提高科學管理水平，促進檔案事業的發展。這樣不僅有利于發現、培養和造就大批人才，為醫院事業發展服務，而且將會大大提高自身的工作效率，使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。

3 醫院檔案信息化建設現狀

3.1 檔案信息化工作中技術標準不一

在當前醫院的信息化建設當中，各醫療機構的衛生系統軟件使用不統一，升級版本不一，缺乏統一的軟件支持，亟需升級聯網更新，進行系統維護，特別是系統運行中出現的問題應得到及時處理。

3.2 檔案信息化難以滿足更多利用者對檔案信息的需求

檔案信息化呼聲越來越高，大部分單位檔案工作只是停留在簡單的信息錄入、查詢和提供利用等傳統模式，檔案工作與醫院目前的信息化建設差距太大，檔案網絡信息共享問題亟需解決。

3.3 檔案管理人員的素質影響著檔案管理水平的進一步提高

在醫院人才培養中，只重視醫療技術人員素質的培養，并沒有把檔案人員素質的提高和繼續教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業知識老化、知識面窄、知識結構不合理、缺少高層次的檔案專業人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力，這些情況已嚴重阻礙了檔案事業的發展。

4 加強醫院檔案的信息化建設的思考

4.1 加強檔案信息化建設中軟件和硬件的配套工作

建立相對穩定的檔案信息化管理體系，這是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，是檔案工作向信息化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。因此，要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設所需的軟、硬件配套設施齊全。同時檔案信息化建設應與醫院的網絡建設同步進行，籌劃檔案網絡與醫院網絡的設密權限，以檔案室為中心將院內的相關計算機進行內部聯網，將信息建立在統一的管理平臺上，方便使用者在任何一臺計算機上查看相關資料，在實現資源共享的同時也體現了數字化檔案管理的時效性，在完善檔案信息網絡系統的同時，逐步實現辦公自動一體化。

4.2 實現電子文件管理規范化、制度化和標準化

電子文件管理規范化、制度化和標準化是檔案信息化建設迫切需要，它關系到檔案信息化建設方方面面。各個環節的規范化運行，沒有統一的標準和規范，電子文件將成一盤散沙，不便于利用也不便于保存。國家和地方各級檔案部門對檔案信息化建設十分重視，制訂了一系列的管理制度、規范、標準。醫院檔案部門應根據其行業的特點，加快相關規范、制度、標準的出臺。因此要遵循國家標準和規范，吸收國內相關行業的管理標準和經驗，建立健全有關電子文件管理的規范、標準、制度，如電子文件的收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度等。要根據電子文件的特點，執行相關技術標準，規范電子文件的數據格式，實現電子文件、電子檔案的全程管理。還要借助醫院信息化建設主管部門的技術力量，制定并落實各項制度以及標準和規范，從而保證醫院檔案工作在醫院信息化環境下有序發展。

4.3 組織檔案人員開展業務培訓

培養懂得網絡知識與檔案管理的復合型人才，為檔案信息化建設提供必要的人才保障。檔案人員要邊學邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平。首先，要掌握計算機理論知識和運用技能，使自己熟練使用各種現代化信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。其次，檔案人員要通過深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，并在熟悉檔案室藏基礎上，熟練快速地提供利用。

4.4 消除部門障礙，保障檔案安全

現有的醫院各個科室之間相對獨立，組織界限分明，這不僅妨礙了各個之間的溝通，也給檔案信息的收集與編研造成障礙。所以必須淡化科室的概念，消除醫院科室之間的界限，改變各自為政的局面，加強橫向聯系，從封閉式、分散型走向開放式，形成網絡化、一體化，實現\"無縫隙\"管理，使醫院各個部門的信息能及時匯集到檔案管理部門。同時，檔案管理部門必須要配備專門的檔案安全人員，對檔案的安全實行專業化管理。檔案管理人員必須要有風險防范意識，對檔案信息系統實時監控，防止電腦黑客的盜取、篡改檔案信息和破壞信息系統。要給檔案系統安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵，確保醫院檔案信息管理的安全。

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