加強會計電算化管理

[摘要]會計電算化的普及對傳統(tǒng)的會計理論和實務都提出了新的問題和要求，必然對以會計為基礎的審計產(chǎn)生重大影響，需要我們根據(jù)這些影響研究采取相應的對策，以達到審計的目的，切實有效地防范審計風險，以確保單位實行會計電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運行。

[關鍵詞]會計電算化；審計；會計準則

一、開展計算機審計技術的必要性

由于會計電算化的推行，審計人員開展審計工作時的審計風險不斷增大。不論對手工系統(tǒng)還是對電算化系統(tǒng)進行審計，風險的重新評估是必不可少的。同時由于計算機的應用，作弊可不留痕跡，更具隱蔽性。在電算化系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)由計算機集中處理，其發(fā)生錯誤的可能性比較小。目前，不少軟件都有取消審計、反計賬、反結賬功能，可以對會計記錄進行不留痕跡的修改，特別是當有關人員故意篡改程序時，在電算化系統(tǒng)下就更不易被察覺，程序一旦被篡改，就會導致連鎖性、重復性錯誤。內(nèi)存資料可以毫不留痕跡地被消除篡改，若沒有相關內(nèi)部控制制度，對于會計報表的影響是無法估量的。從總體上看，在電算化系統(tǒng)下，風險更大一些，多數(shù)情況下，審計人員可以把它設定為100％。電算化系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)處理的環(huán)節(jié)減少，并且數(shù)據(jù)處理過程都是不可見的，手工系統(tǒng)下一些原有的控制便不復存在。一般來說電算化系統(tǒng)下的控制風險和手工系統(tǒng)下相比更高一些。對電算化系統(tǒng)應采取更廣泛的符合性測試。由于固有風險和控制風險都有上升趨勢，若要把審計風險維持在一個可以接受的水平上，就必須把檢查風險降低到一個較低_的水平上。這就要求審計人員必須相應擴大實質(zhì)性測試的內(nèi)容及范圍。

二、會計電算化的轉(zhuǎn)變

1.會計平衡驗證方面的轉(zhuǎn)變。在手工會計下會計準則、會計制度規(guī)定在登賬時，對總賬和明細賬，分別由兩個或兩個以上的會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或記賬憑證、科目匯總表等進行平衡登記，目的是對發(fā)生的錯誤可以利用這種平衡登記方式檢查差錯。但會計電算化后，由于總賬和明細賬的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記賬憑證，計算機按照登錄總賬和明細賬的程序命令將數(shù)據(jù)從憑證數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移到總賬數(shù)據(jù)庫和明細賬數(shù)據(jù)庫，只要記賬憑證審核無誤，計算機的內(nèi)部運算不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運算錯誤。所以，總賬金額一定衡等于各所屬明細賬金額之和。那種在會計實務檢驗中占據(jù)重要地位的、用來檢驗實務工作是否正確的最基本“平衡驗證”，仍出現(xiàn)在會計電算化軟件中，就成為畫蛇添足。

2.日記賬和明細賬功用的轉(zhuǎn)變。手工會計通過對現(xiàn)金、銀行存款設置日記賬，主要是現(xiàn)金、銀行存款的流動性強，業(yè)務頻度較大，比較出現(xiàn)的差錯和舞弊。通過日記賬達到日清月結，增強對貨幣資金的管理。設置明細賬主要是為了歸類信息，便于查詢。當實行會計電算化后，利用計算機較強的運算速度和可靠運算能力，對各種記賬憑證進行統(tǒng)計和求和，并對記賬憑證提供多種查詢方式。如日期、憑證號、摘要、科目代碼、單位名稱、金額、憑證類型等，若要了解貨幣資金的收支結余以及各明細賬的情況，只需敲入幾個指令，其結果便躍入屏上。針對貨幣資金管理的獨特性，可改每日登記、每隔5天(或10天)登記一次，而對于明細賬除了年終存檔外，平時就沒有再設一個模塊每月都去登記日記賬的必要。

3.會計信息傳輸形式的轉(zhuǎn)變。在手工條件下，信息載體是紙張，成本高，使大容量的信息處理和大范圍的信息交流極受限制，同時運算速度慢。因此，對外提供信息時不得不將信息予以綜合，主要采用定期(每月或每年)發(fā)布通用財務報告的方式輸出會計信息，輸入到使用者那里，使用者再將其進行解集?，F(xiàn)行的不少會計電算化軟件為了緊扣會計準則和會計制度這個軸心，使手工會計在計算機上再現(xiàn)，導致軟件開發(fā)思維停留在現(xiàn)行傳輸模式下。這種模式的主要局限是現(xiàn)行傳輸?shù)臅r空固定化、格式化和高度集中化。會計電算化軟件開發(fā)應充分利用計算機資源，除了定時、按規(guī)定格式提供信息外，更多的精力應花在設計出適時提供各種現(xiàn)行使用者所需的各種信息上，通過網(wǎng)絡系統(tǒng)使得各信息使用者能及時、有效地選取，分析其所需的信息，作出各種決策，不必再等到分期報告出來后，獲取那些經(jīng)綜合的歷史信息。

三、會計電算化對會計方法的影響

1.會計科目級別的命名。傳統(tǒng)會計教科書把統(tǒng)馭性質(zhì)的科目稱為總賬科目，總賬科目下屬科目稱為二級科目或子目，子目下屬科目稱為明細科目。如果明細科目下屬還有科目，對于怎么命名，會計電算化會根據(jù)實踐，把總賬科目稱為一級科目，一級科目下屬科目稱為二級科目，依次類推。這樣科目的上下級關系明確，表達也很方便，使用也很靈活。

2.會計科目代碼的統(tǒng)一。(1)一級科目代碼長度的統(tǒng)一。根據(jù)目前出臺的16種行業(yè)會計制度分析，只有外商投資企業(yè)的會計制度一級科目用了4位數(shù)。但只要舍去它們第一位，對某些科目的編碼稍作調(diào)整，那么16種行業(yè)的會計科目便可統(tǒng)一為3位數(shù)。(2)一級科目代碼對應的科目名稱的統(tǒng)一。如施工企業(yè)中511的科目名稱為“其他業(yè)務支出”，而旅游企業(yè)511的科目名稱為管理費用，還不統(tǒng)一，有待改進。會計科目代碼長度的統(tǒng)一與對應的科目名稱的統(tǒng)一，將為上級企業(yè)和政府部門的數(shù)據(jù)采集與共享帶來極大方便。

3.記賬憑證種類的統(tǒng)一。根據(jù)現(xiàn)行的會計制度，記賬憑證的種類有三大類九種。傳統(tǒng)的記賬憑證分類有其原因：一是查找方便：二是工作習慣。實現(xiàn)會計電算化后，查找憑證的方法增加了許多，可以按憑證號查、按會計科目查、按摘要中的文字查、按金額查等。傳統(tǒng)記賬憑證的分類就沒有存在的必要了，現(xiàn)行的會計制度能做到查找方便、迅速，省去了操作上的麻煩，提高了計算機處理的速度。

4.三大會計報表的統(tǒng)一。三大會計報表指“資產(chǎn)負債表”、“損益表”、“現(xiàn)金流量表”。分析16種行業(yè)的三大會計報表，內(nèi)容上、格式上均存在大同小異的現(xiàn)象。根據(jù)當今集團企業(yè)越來越多的現(xiàn)狀和集團企業(yè)跨行業(yè)、跨地區(qū)的發(fā)展趨勢，三大報表統(tǒng)一的要求將更強烈。

四、加強電算化管理的建議

1.賬簿形式的改造。(1)賬簿載體的改造。傳統(tǒng)賬簿載體是紙張，會計電算化后，除了傳統(tǒng)的賬簿必須打印之外，還有磁性介質(zhì)(硬盤、軟盤、光盤)作賬簿，但只是處于從屬地位。當時是財政部門考慮到相當一部分人不習慣使用電子賬簿，采用高成本的措施——打印所有賬簿?，F(xiàn)在20年過去了，可以采取必要的措施，確立電子賬簿在會計電算化中的主導地位。(2)賬簿格式的改造。傳統(tǒng)賬簿格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式，再加上外幣格式等。目前，相當一部分會計人員只習慣用傳統(tǒng)的賬簿格式來查賬。其實電腦可以對任何數(shù)據(jù)進行分類、組合，遠遠超過現(xiàn)行賬簿的格式。

2.取消中間過程表式的輸出。所謂中間過程，指“科目匯總表”、“匯總記賬憑證”、“總賬科目試算平衡表”等在手工操作中的一些方法、格式。編制這些中間過程表式無非是為了登總賬方便與做報表方便；分析電算化中登賬與做報表的思路，完全可以依照對憑證的分類登記總賬，再形成報表，根本不必考慮平衡與否的問題，因為在憑證輸入時，借貸不平的憑證是無法存盤的。取消中間過程的輸出，不僅可以減輕操作人員的負擔，而且可以使會計軟件更簡潔明了。

3.強化內(nèi)部控制制度。國內(nèi)外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯幾乎為零，人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減，一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內(nèi)控制度是非常有必要的，嚴格的內(nèi)部控制制度是會計電算化信息真實可靠的保證，有助于防止違法行為的發(fā)生。由于會計電算化知識與功能的相對集中，必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。

參考文獻

[1]鄧鈉，商業(yè)銀行會計信息失真原因分析及防治[J].安陽師范學院學報，2004(5)。

[2]韓光強，張永，現(xiàn)代審計發(fā)展的新階段—網(wǎng)絡審計[J].企業(yè)經(jīng)濟，2004(11)。

[3]鄭娟，會計電算化對會計工作的影響[J].科技資訊，2005(27)。

[4]黃昌勇，黃國勝，電算會計基礎[M].上海：立信會計出版社，2002。