都是Email搗的亂

已經不是湯姆，漢克斯和梅格·瑞恩在電影《電子情書》里兒女情長的年代了。對于上班族而言，每個人每天可能收到上百封電子郵件。記得杜拉拉曾經說過：“職場天條。在公司慎用E-mail。從IT到EQ、IQ，職場專家告訴你如何解決電子郵件引引發的危機管理。

Office危機管理專家：余晴菲

禾合經理人俱樂部發起人，被譽為人力資源實戰派。具有十余年的企業管理和工作實戰經驗，曾任外企人力資源總監等職務。同時具備近10年的企業內訓和咨詢經驗，并擔任多家知名咨詢機構的人力資源高級顧問。

Q：Angela犯了電影《杜拉拉升職記》中吳佩慈扮演的Helen類似的錯誤。她把自己和直接上司的曖昧party照錯發給了同事Alex。

A：切忌在工作時間，用工作郵箱發送與工作無關的郵件。工作中適當地傳遞趣聞軼事，緩解工作疲勞，增進同事友誼，本是無可厚非的事，但是必須掌握分寸，在不影響自己和他人工作效率的前提下，發送一些輕松幽默、有意義、溫馨的“娛樂性”郵件是合乎情理的。低俗、恐怖、惡意玩笑類的郵件千萬忍住群發的沖動。至于辦公室戀情，更要低調再低調，謹慎再謹慎，就把自己想象成被狗仔盯梢的明星，杜絕任何可以成為證據的影音資料。

Q：周一wendy上班發現MSN郵箱被人冒名登錄，個人隱私被群發給了通訊簿中的所有聯系人。如何防小人?

A：首先。生日、電話號碼之類作為密碼易被小人識破，盡量設置復雜的郵箱密碼，且每個月改變一次，降低冒名登錄的幾率：其次，避免在公用電腦上選擇保存登錄密碼。退出時一定點擊注銷：最后。在公司慎用個人信息，建議學會用英文名，這樣既顯得專業，又能“隱姓埋名”。

Q：廣告部的Simon聽說市場部的Lucl(y搶了他的客戶。并向老板邀功。他甚為惱怒，一氣之下向所有同事群發了一封郵件。

A：在你情緒激動的時候，切勿發送任何郵件，也不要在辦公室這個透明的場合露出聲色。到樓下咖啡廳去喝一杯，冷靜下來后，一對一當面解決問題，而不是選擇在網絡上刀光劍影，留下不雅的“白紙”黑字。

Q：半個月前負責培訓工作的Joy提早將公司組織“時間管理”培訓的通知以郵件方式群發給了公司全體員工，但未在規定時間收到確認回復。

A：一些人總是被郵件埋沒以至于他們不能及時答復。當郵件發得太早時，可在后續恰當的時間進行提醒。同時因網絡異常，電子郵件有延時和丟失的可能，如事情重要并有時間要求等，一般不能僅僅發個郵件了事，還需通過郵件以外的其他途徑通知收件人。在同I作場所工作的員工有事要溝通的，應盡量當面交談。電子郵件的冗長和煩瑣、反復的缺點會引發職場煩躁情緒。

Q：飛機晚點延誤，Email坐在空中心急如焚，客戶等著郵件確認合同的細節，如果晚發了后果將很嚴重。遇到無法及時通信的時候該怎么辦?

A：知道女老板們為什么喜歡黑莓手機嗎?如果你把自己也視為一個追求事業成功的女性，那么請為自己配備一款兼具時尚度和商務性的智能手機吧。智能手機采用微軟操作系統，與電腦windows完全兼容，在收發郵件方面具有先天的優勢。可以和PC同步，把PC上的郵件同步到手機中，便于在辦公室以外的任何空間隨時辦公。

Q：今天早上被上司訓斥了一頓，氣頭上寫了封言辭激烈的郵件，手和鼠標都顫抖著發給了上司。發出去后就非常后悔，這封郵件還能追回嗎? A：Email的工作原理跟“郵筒——郵遞員——收信人”的傳統郵件形式是一樣的，所以你完全有機會攔截Email的“郵遞員”。如果服務器是exchange，outIook面板上已發送郵件欄里有“撤回該郵件”的工具，如果是公司內部網絡服務器，就找值得你信任的IT人士來幫你處理吧，只要收信人還沒有閱讀，IT就可以在服務器上處理郵件狀態。

Tips：

你發的電子郵件受重視了嗎?了解收件人的使用習慣，讓電子郵件成為事業好幫手，而不是麻煩制造器。

1 80％的人收到新郵件后會查看發件人。知名度和美譽度會促使對方毫不猶豫打開郵件。

2 請重視標題欄，69％的用戶會忽視或者直接將看起來事不關己的郵件放入垃圾郵件箱。

3 很多外文的電子信箱有預覽功能，讓對方在預覽窗口看到令其感興趣的內容吧。