開會(huì)是投資還是成本?

　　“如果我會(huì)死，我希望死在會(huì)議上。因?yàn)橛缮剿赖霓D(zhuǎn)變，沒有人會(huì)查覺到。”一句西方俗諺，道盡了現(xiàn)代人對(duì)于會(huì)議的無奈。
　　舉凡研究事理之解決，一人謂之獨(dú)思，二人謂之對(duì)話，三人以上而循一定之規(guī)則，謂之會(huì)議。因此，會(huì)議有三個(gè)基本要件：①必須是研究事理之解決；②必須三人以上；③必須依循一定之規(guī)則。
　　議事學(xué)基本原則，指引了一般會(huì)議管理的規(guī)定以及我們主持或參與一些會(huì)議的基本精神，它包括：(1)有議事規(guī)則的存在，系為增進(jìn)業(yè)務(wù)處理與提升合作協(xié)調(diào)，(2)會(huì)議中所有的會(huì)員擁有平等的權(quán)利與責(zé)任，多數(shù)的一方有權(quán)做決定，少數(shù)的一方有權(quán)做辯護(hù)，(3)法定的會(huì)議規(guī)則必須有足夠的法定人數(shù)；(4)每一項(xiàng)動(dòng)議必須經(jīng)過自由而充分的討論；(5)會(huì)議的任何時(shí)候，一個(gè)時(shí)間只能討論一個(gè)問題；(6)在任何時(shí)間，每位會(huì)員都有權(quán)利知道現(xiàn)在正在進(jìn)行中懸而未決的問題，同時(shí)在表決前加以重述；(7)會(huì)議中的會(huì)員發(fā)言，必須得到主席的許可；(8)對(duì)同一個(gè)問題，在他人第一次發(fā)言尚未結(jié)束之前，任何人都不可以要求第二次發(fā)言；(9)會(huì)議主席必須嚴(yán)守公正立場沒有偏頗。
　　這些議事學(xué)的基本原則，用于組織會(huì)議時(shí)，雖然顯得過于嚴(yán)格縝密，但大方向卻是正確的。在我們的組織或企業(yè)里，天天發(fā)生著的各式各樣的會(huì)議，涉及每一個(gè)人的日常工作、涵蓋重要的組織策略制定，所以未接受正式會(huì)議訓(xùn)練的入，也都習(xí)以為常地被認(rèn)為能夠處理會(huì)議問題。據(jù)我個(gè)人的觀察與統(tǒng)計(jì)第一，越是高級(jí)的經(jīng)理人，花在會(huì)議上的時(shí)間就越多，平均來看，他們平均有30％以上的時(shí)間用來開會(huì)，接下來就是與會(huì)議脫不了關(guān)系的會(huì)前準(zhǔn)備與會(huì)后追蹤；第二，越是經(jīng)常負(fù)責(zé)召開會(huì)議的人，他們主持或管理控制會(huì)議的情況，就越有改善的空間，能掌握好會(huì)議的人，還真的是少數(shù)。
　　有人將會(huì)議的組成，用“豺狼必與綿羊羔同居，豹子與山羊羔同臥；少壯獅子與牛犢，并肥畜同群”(《圣經(jīng)·以賽亞書》11章6節(jié))來形容，有點(diǎn)諷刺，卻頗為生動(dòng)。在會(huì)議的組成中，由一群不同職位、不同專業(yè)、不同立場、不同心理預(yù)期的人，聚集在一起為了達(dá)成某些程度的共識(shí)或結(jié)論，先天上確實(shí)是有它的難處。所以，會(huì)議管理變成經(jīng)理人的必修課，主持會(huì)議就變成領(lǐng)導(dǎo)者一定要下功夫去學(xué)習(xí)的基本能力。你會(huì)開會(huì)嗎?
　　國人開會(huì)常見的問題，從隨性開會(huì)、不了解或缺乏會(huì)議規(guī)范、變成主席或某位出席者的演講會(huì)、變成演講比賽、會(huì)議中為發(fā)言而發(fā)言、為反對(duì)而反對(duì)、為捧場而參與或同意、為奉承或出風(fēng)頭而臨時(shí)動(dòng)議，到最后會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而不果，這些都是稀松平常的事。
　　會(huì)議主持者的特質(zhì)，必須果斷堅(jiān)毅，態(tài)度誠懇，立場超然，他必須做到時(shí)間與步調(diào)的掌握，依計(jì)劃時(shí)程宣布開會(huì)、散會(huì)或休息，按照程序主持會(huì)議的進(jìn)行。還有困難的是必須維持會(huì)場秩序，并確保議事規(guī)則之遵行，讓多話的適可而止，讓無言的敢于表達(dá)，答復(fù)并面對(duì)會(huì)議中的詢問與質(zhì)疑，及決定權(quán)宜問題與秩序問題，將議案付諸討論及表決，并宣布表決結(jié)果甚至于完成法定程序。要完成以上這些事情，會(huì)議主持者必須擁有相當(dāng)?shù)腎Q(智商、包括專業(yè)與經(jīng)驗(yàn))、EQ(情商，包括風(fēng)度、學(xué)養(yǎng)與氣氛控制)及RQ(RelationshipQuotient，人際智商，包括信賴程度與立場)，然后又要能夠臨場反應(yīng)，亂中有序。再次是與會(huì)的人，會(huì)議對(duì)他們的挑戰(zhàn)相比較小，但也必須在會(huì)議前做足功課，必須充分閱讀會(huì)議數(shù)據(jù)，準(zhǔn)備會(huì)議的發(fā)言與既定目標(biāo)，然后與會(huì)時(shí)遵循會(huì)議規(guī)則清楚表達(dá)。
　　
　　開會(huì)能不能省一省?
　　
　　首先，我們必須檢討開會(huì)的必要性。召開會(huì)議是否符合規(guī)定，能否促進(jìn)協(xié)調(diào)、溝通及集思廣益，對(duì)工作推動(dòng)及目標(biāo)達(dá)成有無必要，在時(shí)效上有否其他更有效的替代方式?倘若以電話、公函或會(huì)簽等方式可以產(chǎn)生預(yù)期效果，會(huì)議主持人或出席人員不能充分準(zhǔn)備、時(shí)機(jī)不適當(dāng)以致會(huì)議肯定不能產(chǎn)生預(yù)期效果，召開會(huì)議的花費(fèi)太大，就應(yīng)該以其他方式來取代會(huì)議。現(xiàn)在許多跨國跨區(qū)的公司，會(huì)議人員召集的可能性或成本都是一大挑戰(zhàn)，于是，利用網(wǎng)絡(luò)討論區(qū)，先行收集與會(huì)人員意見后匯總，再來開會(huì)或取代開會(huì)，都能大大提高會(huì)議的效率與效能。
　　整個(gè)會(huì)議管理的內(nèi)涵包括：會(huì)議的對(duì)內(nèi)對(duì)外管理，會(huì)議結(jié)論的決策模式，會(huì)議成本估算，會(huì)議的規(guī)劃、準(zhǔn)備、組成與規(guī)則，會(huì)議的流程與控制，會(huì)議的參與及發(fā)言、共識(shí)引導(dǎo)，會(huì)議決議的追蹤落實(shí)，等等。其中要特別注意的是兩件事。第一，會(huì)議的決策模式是影響決策質(zhì)量的關(guān)鍵。一般而言，會(huì)議必須遵守“力的原理”，亦即會(huì)議的最后決定，必須是代表最多數(shù)意見的決定，也稱為“服從多數(shù)原則”。其次是“理的原理”，在服從多數(shù)的原則下，少數(shù)者的權(quán)利，亦不應(yīng)受到打壓，此稱為“尊重少數(shù)原則”。多數(shù)決策的模式，是效率最高但質(zhì)量卻絕不一定能確保是最好的，例如用在戰(zhàn)略的制定或頭腦風(fēng)暴時(shí)，許多少數(shù)或奇特的想法，在會(huì)議有限的時(shí)間內(nèi)，未必能夠獲得廣泛的支持與理解，這時(shí)如果主持人徑自付諸表決，有可能會(huì)斷送一個(gè)寶貴的點(diǎn)子，這時(shí)就不如擱置留待進(jìn)一步的評(píng)估。此外，高層會(huì)議如董事會(huì)會(huì)議，每位董事的意見都極為重要，如果董事會(huì)的決議，動(dòng)輒需要看表決結(jié)果而不是董事們的共識(shí)與妥協(xié)，動(dòng)輒表決只會(huì)種下日后嚴(yán)重沖突的后果；此時(shí)應(yīng)該休會(huì)尋求溝通與共識(shí)。所以，舶來的力的原理與少數(shù)服從多數(shù)，未必是最好的決策模式。西方運(yùn)用票決的合宜性，原本就比東方來得高，也來得習(xí)慣。
　　第二，會(huì)議成本。會(huì)議成本應(yīng)該包括直接成本，如召開會(huì)議的準(zhǔn)備成本、會(huì)議室的成本(租金或內(nèi)部轉(zhuǎn)撥計(jì)價(jià)的成本、水電與設(shè)備裝潢折舊)、與會(huì)人員的成本。間接成本，如與會(huì)人員因?yàn)闊o法工作所流失的產(chǎn)能、額外加班或因?yàn)闀?huì)議延誤工作的加班成本、影響他人的成本或其他流失的機(jī)會(huì)成本，等等。
　　沒有任何一項(xiàng)規(guī)定(包括最嚴(yán)格縝密的上市公司規(guī)范或ISO)要求公司必須制定具體執(zhí)行的會(huì)議管理辦法，但會(huì)議的管理，確實(shí)應(yīng)該在公司內(nèi)部制定章程或相關(guān)會(huì)議管理辦法，來規(guī)范公司內(nèi)的各種會(huì)議類別及分級(jí)、會(huì)議原則與規(guī)定、會(huì)議決議及追蹤(這才是開會(huì)的目的)、會(huì)議記錄與存盤規(guī)定(含記錄內(nèi)容要求規(guī)格)、會(huì)議室管理，等等。會(huì)議的真正精神所在是借著會(huì)議的進(jìn)行過程，通過人與人之間智慧的交流，情感與理性的良性互動(dòng)，產(chǎn)生互信與有價(jià)值的共識(shí)，作為行動(dòng)的共同根據(jù)。然而，“一人一把號(hào)，各吹各的調(diào)”、“會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的事實(shí)總是天天上演著。要做好會(huì)議管理，除了有清楚的管理規(guī)范與訓(xùn)練外，最好是養(yǎng)成能不開會(huì)就以其他方式取代的習(xí)慣，做好時(shí)間管理，追蹤會(huì)議決議的執(zhí)行。我的一家客戶，為了解決會(huì)議泛濫的問題，就想出兩個(gè)挺有效的殺手锏第一步，在每一間大小會(huì)議室中張貼該會(huì)議室每小時(shí)的開會(huì)成本，第二步，會(huì)議室內(nèi)什么都有，就是沒有椅子，大家站著開