略論檔案信息質量的優化

　　摘要：優化檔案信息質量，更有利于檔案價值的發揮，更好地服務于經濟社會發展。本文探討了當前檔案信息質量存在的主要問題，并從形成者、載體、制度、技術、內容等方面提出了檔案信息質量的優化策略。
　　關鍵詞：檔案信息；質量優化；策略
　　
　　檔案信息是信息資源的重要組成部分，高質量的檔案信息在經濟社會發展中的作用無可替代。目前，檔案信息質量問題己引起檔案學界的普遍關注，也取得了一些研究成果，但多是從質量評價的角度來研究，認為檔案信息質量評價主要包括內容質量、效用質量、集成質量三個方面，并進行了較為深入的探討，對如何保障高質量的檔案信息則涉及不多。本文著重探討檔案信息的質量問題，并提出初步優化策略。
　　
　　1優化檔案信息質量的重要性
　　
　　利用者都希望使用或擁有高質量的信息資源，這要求我們必須不斷優化檔案信息質量，提供更準確、可靠、實用的信息資源，有效提高利用效率，充分實現檔案的自身價值和社會價值。因此，優化檔案信息質量意義重大，對社會生活、經濟建設甚至國家發展都大有裨益。
　　1.1優化檔案信息質量有利于檔案價值的發揮。“檔案不僅記錄了歷史活動的事實和經過，而且，記錄了人們在各種社會實踐活動中的思想發展過程，反映了人類改造自然和社會的思想認識過程、創造成果以及正反兩方面的經驗。”因此，相對于其他信息，檔案信息可信度更強、價值更高，這不僅是由檔案的本質屬性所決定的，也是以檔案信息質量保證為基礎的。
　　檔案信息來源于不同領域產生的檔案，除具有一般的憑證、參考或情報價值之外，還有各自領域的特有價值，如經濟、科研、軍事、文化、教育及史料價值等。高質量的檔案信息能為經濟社會發展提供準確、有效的借鑒，滿足人們對高質量信息的正當需要，從而促進和確保檔案價值更高程度實現。而劣質的檔案信息不僅會誤導人們的認識，甚至可能造成不可挽回的損失和危害。
　　1.2優化檔案信息質量有利于檔案信息資源的開發利用。全方位、深層次開發檔案信息，服務于經濟社會建設，是檔案工作的根本目的和中心任務。但是，開發質量差的檔案信息，不僅會造成開發主體的資源浪費，對利用者造成一定的誤導和損失，甚至引起不堪設想的后果。所以，開發優質檔案信息才是重中之重，也符合開發者和利用者的共同意愿。
　　1.3優化檔案信息質量有利于輔助領導正確決策。一般情況下，領導對檔案信息利用具有濃縮性的特點，需要信息提供者或業務人員進行加工、提煉，必然要求大力優化檔案信息質量。高質量的檔案信息，有助于領導作出符合單位發展前景和經濟社會又好又快發展的戰略性選擇，促進行業健康發展，取得較高的經濟和社會效益。反之，質量差的檔案信息可能會導致錯誤決策，嚴重影響企事業單位的正常發展。2檔案信息質量存在的問題分析
　　檔案信息來源于原始檔案資源，不僅包括檔案載體信息、內容信息，還包括檔案再生信息。如，檔案數字化產生的檔案信息、檔案管理系統中的數據信息、檔案資源開發形成的檔案信息等(檔案目錄、索引、指南、論述、述評等編研成果)。因此，在剖析檔案信息的質量問題時，應以此為基礎來進行。就筆者調查分析，目前，檔案信息主要存在以下質量問題。
　　2.1檔案信息的內容一致性存在問題。這主要表現為電子檔案與對應的紙質檔案內容不一致。有學者歸納為以下幾種情況：(1)檔案人員校對時，因某種原因作了局部修改，從而產生了“不一致”現象；(2)業務人員誤傳電子文件歸檔；(3)業務人員在歸檔時，由于保密的要求私自更改，造成內容不一致；(4)電子文件缺漏或錯放，導致工程任務夾中電子文件與工程信息記錄不一致。這些情況在科技檔案中較多，主要是人為失誤所致。內容不一致，大大降低了檔案的真實性，保存這樣的檔案不僅造成資源浪費，還會帶來不良的利用后果。
　　2.2檔案信息的可信性受到質疑。可信性建立在檔案信息本身真實、準確的基礎上，并與檔案信息管理的質量控制密切相關。筆者認為，檔案信息可信性遭質疑，主要由以下幾種原岡造成：(1)檔案形成時就不真實。這一現象，在人事檔案中尤為明顯。現實中，“年齡越填越小，工齡越填越長”等問題日漸突出，人事檔案中“內容不一”的混亂現象多有出現，使人事檔案的可信性頗受詬病。(2)傳統檔案的數字化。由于人為操作的失誤，傳統檔案轉化為數字檔案信息過程中，出現信息遺漏、著錄出錯、檔案信息不清晰、不易識別等問題，使檔案的真實性和準確性受到質疑。(3)信息內容不完整。電子文件歸檔時，岡文件內容本身有錯誤、缺漏。如，必須填寫的內容沒填或填寫不完整；元數據錄入不合規范；必填屬性缺漏或空白；工程日期等出現非數字字符，檔案號未按標準格式錄入等，造成檔案信息無法識別。2-3檔案信息的系統完整程度有待提高。檔案信息無論從形成領域上還是時間上都呈分散的特點，需通過整理才可使之有序化和系統化。檔案信息的系統完整程度往往受管理環節某些因素的影響，由于管理環節中的失誤，造成檔案信息不完整、不系統，無法真實全面反映單位從事社會生產活動的全貌。例如，科研檔案是高校重要檔案種類之一，體現了高校的科研水平和管理水平，但多數高校只保存有科研立項與成果檔案，研究過程中，各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請等有關文件則嚴重缺乏，造成了科研檔案信息不完整、不系統，無法反映學校整個科研生產活動、實踐活動的全過程和具體成果。
　　檔案信息利用中，利用者面對不完整、不系統的檔案信息，往往需要頻繁查閱其他相關信息，工作十分繁瑣，造成資源、時間的極大浪費，即便如此，也不一定能滿足利用者最初的信息需求。因此，檔案信息的系統完整問題應得到充分關注，這不僅關乎檔案的信息質量，更是檔案信息開發和服務的重點。2.4檔案信息的載體質量需要改善。檔案信息載體形式多樣，從傳統的紙張，到新型的磁性載體、光盤、U盤以及各種檔案軟件等。由于載體特質各異，加之開發、轉化形式不同，因而，質量也參差不齊。
　　傳統檔案信息載體多為紙張，若紙張質量不過關，就很難保存利用。磁性載體的質量問題也很突出，如錄音錄像檔案，這類載體的帶基一般是聚氯乙烯材料，帶基較薄；磁粉材料多選用氧化鐵等，涂層較厚且不均勻，記錄的檔案信息信號易失真，且易絞帶或造成卷帶困難等故障，不利于磁帶的保管和利用。再者，由于相關制度不完善，標準不統一，檔案管理軟件更是各具特色，給開發利用檔案帶來了不必要的麻煩。
　　
　　3優化檔案信息質量的策略
　　
　　基于對上述問題的分析并參考有關資料，筆者認為，可從以下方面對檔案信息的質量進行優化。
　　3.1提高認識。檔案信息形成者必須改變思想觀念、提高認識水平，這是優化質量的前提。檔案信息的形成者主要指文件形成者和檔案人員。文件形成者是檔案信息質量控制的源頭，文件制作過程中，要注重內容的真實性、準確性和可靠性，從源頭上保證檔案信息的質量。檔案人員是檔案再生信息的主要形成者，開發檔案信息資源過程中，檔案人員必須有質量意識，為利用者提供高質量的檔案信息。需要指出的是，單位領導對優化檔案質量的重要性的認識最為關鍵。
　　其次，還要加強對檔案質量優化的宣傳力度，利用各種形式，如通過會議、專題座談、電視講座、舉辦檔案教育培訓等，宣傳檔案工作及國家有關法律法規，宣傳優化檔案信息質量的巨大作用，加深全社會對檔案工作重要性的認識，進一步提高業務人員的檔案質量優化意識。
　　3.2優擇載體。載體質量的高低無疑影響著檔案信息的質量，優擇載體是指應當擇優選用高質量的紙張、磁帶、光盤、u盤、檔案管理軟件等檔案信息載體，這是保障檔案信息質量的基礎。
　　關于檔案用紙，我國專門出臺了行業標準——“文件用紙耐久性測試法(DA/T11-94)”，用以保證檔案紙張質量，要求檔案紙張應采用優質的無酸紙。再如磁性載體的選擇，磁帶記錄信號的質量，關鍵看其涂層，較好的磁帶涂層多采用硬磁材料，如鐵鈷合金、鐵鉻合金等。對于檔案管理軟件的選擇，不僅要看軟件功能和性能是否完善，軟件開發工具是否先進合理，還要看軟件對計算機硬件配置等運行環境的要求，軟件運行過程是否安全可靠，軟件對各科-數據能否兼容、是vuM0b/f4cvsudBagcappLbbhJWYscv1ATpQfxP5z55s=否易于操作、售后服務是否完善、價格是否適宜等。總之，要根據需要，結合實際，選擇高質量的檔案信息載體。
　　3.3完善制度。制度是規范、是保障，凡事制度先行，做事才有程序和標準可循，才能培養工作人員的規范意識。在保障檔案信息質量方面，我國頒布了一系列檔案法規和標準規范，取得了一定成效。如《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板》(DA/T24-2000)、《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T31-2005)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)等，一定程度上，促進了檔案信息質量的優化。但相關制度仍需隨著檔案工作的發展進一步完善，才能更好地保障檔案信息的質量。
　　完善制度可從兩個層面考慮：一是從單位層面考慮，實行制度化管理，將檔案管理納入單位整體制度化管理中去。如，科技檔案管理納入科技管理制度中，干部人事檔案納入組織工作制度中，等等：二是從檔案部門層面考慮，進一步完善檔案鑒定制度。
　　實行制度化管理，即建立嚴格的監督機制和審查體系，對檔案信息形成過程加強質量控制。以徐州發電廠為例，該廠將檔案管理納入科技生產制度化管理中，專門下發了《徐州發電廠設備檢修資料歸檔工作管理規定》、《徐州發電廠基本建設檔案資料管理規定》等規范性文件。明確規定，要嚴格審核檔案信息內容完整、系統、準確等情況。如，圖紙是否有統一編號，圖面是否清晰，圖樣審核、簽署項目是否完全，有無注明文件和圖樣的編制日期，各種印鑒是否完整、清晰，圖紙幅面大小是否符合規定，內容是否齊全系統，等等，有力保證了檔案信息質量。
　　檔案部門則要進一步完善檔案鑒定制度。檔案鑒定一般包括歸檔鑒定、依據保管期限表鑒定、進館鑒定、銷毀鑒定等。筆者認為，檔案部門要抓住當前檔案信息化建設的大好時機，逐步完善檔案鑒定制度，嚴把鑒定關口。例如，檔案數字化，這是檔案信息化建設的重要環節，包括對原紙質檔案案卷拆卷、掃描、著錄、掛接等若干程序，應將每個環節的檔案原件鑒定及檔案信息鑒定工作形成制度，以優化檔案信息的質量。
　　制度建設中，要考慮業務人員培訓制度及對檔案信息形成者相應的獎懲和績效評價機制，以不斷提高檔案信息形成和管理者的業務能力和綜合素質，從而保證檔案信息質量。
　　3.4優化技術。優化技術主要指在檔案信息化條件下，通過多種技術手段，來保障數據信息在形成、管理、傳遞、遷移過程中的真實性、準確性和可識別性。以下技術措施可供參考：
　　一是建立數據傳遞的監督和檢查機制。主要是通過采用“人機交互”的方式，來檢查檔案信息的準確性和可識別性。二是數據遷移與數據仿真。檔案信息化條件下，由于軟硬件環境改變，檔案信息要發生轉移，這種情況可采取數據遷移與數據仿真技術來保障檔案信息的質量。采用數據遷移技術，利用者能夠據此判斷出所需信息的真實可靠性，以及這些數字資源與原始記錄之間的聯系。利用仿真技術，可以保存內容信息和外觀信息，增強數據信息的可識別性。三是信息安全技術。這一技術，主要包括加密技術和認證技術，用來保障數據信息傳遞過程中的真實性、準確性。采用這兩種技術手段，第三者就很難解讀出原文內容，無法篡改，從而保護數據信息在傳遞過程中的原始性、真實性。四是更新技術和設備。信息化進程可謂是更新換代的過程，精良的檔案信息化基礎設施和技術設備自然有利于提高檔案信息質量。相關部門應加大投入，采用新型信息技術和設備，改進已有設備，以確保檔案信息質量。
　　3.5集成信息。集成化管理就是集合相關信息，采用有效手段，促進優勢互補，實現資源共享，發揮信息的最大效力。檔案信息的系統完整程度受其本身的分散性影響較大，這不利于對其全面開發利用，很有必要實行集成化管理，增強其集成性。對檔案信息進行集成化管理，就是把檔案信息有效結合起來，為利用者提供最大方便，實現檔案資源共享。
　　檔案信息有多種集成化管理方式。比如，各地檔案網站和數字檔案館利用網絡將有關檔案信息贏接發布，將編研成果轉換為數據信息，方便用戶查閱，也可以與知名網站合作來進行。例如，“檔案大觀報”與“新浪網”聯合制作“sina文化生活”中的《視覺》欄目，分期發布“清皇宮秘密檔案”、“清末服飾大秀場”、“唐山地震27周年”等多個主題的檔案信息。實踐證明，這些有效的檔案信息集成化管理方式，不僅為用戶提供了高質量的檔案信息，同時，也是頗為實用的檔案開發手段。
　　綜上所述，檔案信息質量的優化，不是一蹴而就的，也不是單方面人員就能實現的，而是需要多層面的共同努力才能完成。提高認識是前提，優擇載體是基礎，完善制度是保障，優化技術和集成信息是重要手段。此外，優化檔案信息質量不僅需要業務部門和檔案部門的合作，更需要領導的重視，以及相關配套制度的保障和支持。
　　注：此文為“航空基金”項目《基于全壽命管理的航空企業信息系統數據質量管理與評價研究》(項目序號：2010ZG55020)，河南省教育廳人文社科研究項目《企業檔案信息資源開發利用策略研究》(項目序號：2011-ZX-256)的階段性研究成果之