檔案整理這些事兒

　　1檔案的收集
　　
　　“巧婦難為無米之炊”，檔案收集是一切整理的基礎，如何做好檔案的收集工作，是實踐操作中最頭疼的問題。傳統觀念的阻撓，對檔案管理的輕視，檔案意識的淡薄都是檔案收集工作的“攔路虎”。檔案管理制度齊全，運作制度化，能做到按時主動將資料交到檔案管理機構的單位為數不多。如何才能做好檔案的收集，在這里，我們可以結合《檔案法》的規定，并輔以相關制度來進行規范。《檔案法》的相關條款摘錄如下：
　　第十條對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。
　　第十一條機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。
　　第二十四條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分：構成犯罪的，依法追究刑事責任。
　　(一)損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；
　　(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；
　　(三)涂改、偽造檔案的；
　　(四)違反本法第十六條、第十七條規定，擅自出賣或者轉讓檔案的；
　　(五)倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；
　　(六)違反本法第十條、第十一條規定，不按規定歸檔或者不按期移交檔案的；
　　(七)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；
　　(八)檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。
　　以上這些條款，我們在制定單位檔案管理辦法時可以適當引用，同期進行的，應該是對各部門兼職檔案員培訓課件的編寫工作、培訓材料上，這些條文建議全文摘錄。培訓的對象不要僅限于兼職檔案員，讓單位分管領導及各部門負責人同時參加。第一次培訓不需要在整理上作詳細講解，先給個大的方向、概念與基本要求即可，點到即止。要體現出這樣一個信號：“檔案工作，任重而道遠!”
　　需要提到的是，編制的檔案管理辦法一定要具體可行，要明確分管領導的責任，制定專、兼職檔案員的崗位職責，并輔以對應的考核制度，最終通過單位的發文程序，經領導簽發后，正式頒發執行。
　　
　　2歸檔范圍
　　
　　歸檔范圍的難點到底在哪里?難就難在行業的差異上。各行各業均有其特點，由行業特點決定了各單位的性質，單位性質和特點的不同，成就了不同的檔案，而這些檔案才是所有檔案中最難把握的，也就是我們常說的“專業檔案”，也叫“業務檔案”。如，勞動部門會有勞動仲裁檔案、工傷檔案；稅務部門會有納稅申報和稽核檔案：學校會有教學檔案：醫院會有醫療、病歷檔案等。因此，歸檔范圍的主要難點在業務檔案，在制定歸檔范圍時，也應以業務檔案為主要調研對象。舉例如下：
　　(1)某機關單位建設局。其中，建設工程管理科有兩項業務：工程建設項目報建和工程建設項目竣工驗收備案，那么，在調研時，就應重點了解這兩項業務會形成哪些資料，并逐一登記。必要時，要借出若干資料，便于統計和總結。調研時，應盡量全面，不要僅僅針對某幾份文件，而應盡量了解全部的資料構成，這樣，制定的歸檔范圍才能全面具體，解決了一個部門，其余部門依此而為。部門獨立調研適合于各部門業務無交叉，相對獨立的情況，即適用于采用“機構分類法”的這類單位。
　　(2)某人民防空辦公室。經了解其主要業務得知，主要職責之一，就是負責防空地下室的審批，該項業務又根據民用建筑的不同特點分為三類：易地建設、免建防空地下室和結合民用建筑修建防空地下室。根據此特點，調研時，就應分別對此三類進行咨詢，了解這三類在日常工作中會形成哪些文件，并逐一登記。同樣，調研時，應盡量全面，盡可能多地了解資料的構成情況，調研工作不能“管中窺豹”。
　　(3)某房地產企業。眾所周知，房產企業的檔案類型以各房產項目為主。同樣，調研時，應搞清楚：施工時，會有哪些資料生成?銷售時，會形成哪些資料?這些就是你要的歸檔范圍。歸檔范圍應盡可能地全面，不可以點代面，以偏概全。
　　說了這么多，就是要強調一點，調研工作應抓住重點，根據單位主要的業務性質來做有針對性的調研。其他類別的諸如文書檔案、會汁檔案等因具有共性，在調研時，可以從簡，抓住個性的東西才是調研工作成功的關鍵。調研時，切不可馬虎隨意，應盡可能地全面具體。
　　
　　3檔案的整理
　　
　　任何類型檔案的整理都有相應的規范來約定，但對于每個全宗單位而言，檔案的整理應包括兩個基本條件，前面講到的收集為其一；其二，即是單位制定的檔案分類編號辦法，這才是與檔案整理關系最為密切的，是進行檔案整理的依據和前提。要建立健全檔案管理體系，檔案的管理和分類編號辦法是核心。到底如何編制分類方案昵?我們將進行說明。
　　3．1檔案分類編號辦法。檔案分類編號辦法也可叫做“檔案的分類方案”。編制檔案的分類方案，第一步：確定大類。大類得根據單位和行業的特點來確定，機關單位檔案一般分為黨政工團檔案、基建檔案、設備儀器檔案、會計檔案、己故人員檔案、聲像檔案、業務檔案、實物檔案。有些地方可能會把聲像檔案、實物檔案合并為“特殊載體”檔案。對于企業來講，主要是根據《工業企業檔案分類試行規則》將檔案劃分為黨群類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、基建類、科研類、設備儀器類、員工檔案類、會計檔案類等。人事檔案不在基本類別之列，一般由人事管理部門自行保存。
　　確定大類時，也不能一味地照搬，得根據自己單位的實際情況，有類設類，無類的留空，也可適當合并。如單位文件數量不多，可將企業的黨群、行政管理、經營管理、生產技術管理合并為“文書檔案”類。第二步：劃分小類，即對每大類逐一劃分小類，無論是機關的黨政工團檔案還是企業的文書檔案，一般不再劃分小類。
　　3．1．1文書檔案(A)。因文書檔案一般采用歸檔，所以，我們就以“年度一期限”分類法，簡單舉例說明文書檔案的檔號構成，為：“A(文書檔案)—2011(年度)—永久(期限)—1(件號)”。同理，如果采用“年度—期限—機構”分類法，則需在檔號里加入“機構”一項。
　　3．1．2基建檔案(B)。一個單位的基建檔案就是指單位出資籌建，建成之后，單位有所有權并形成固定資產的項目。比如，單位自建的辦公大樓、員工宿舍等，房產企業單位的房產項目不叫基建檔案，而是自己單位的業務檔案。
　　基建檔案小類的劃分得根據單位的實際情況，有哪幾棟建筑物做好統計即可。比如，某單位有辦公樓、廠房A、廠房B共3個基建項目，那么，其小類可表示為：B基建檔案；B1辦公樓；B2廠房A；B3廠房B。
　　做到這一步，檔號構成也就出來了，一般基建檔案采用“一個項日一個案卷流水號”的模式，考慮到基建數量不多，就不必按照項目性質再劃分屬類，而是直接以具體項目作為一級屬類。檔號為：“B(基建檔案)1(辦公樓)—1(案卷號)”。
　　3．1.3設備儀器檔案(C)。與基建檔案雷同，同屬科技檔案。鑒于醫院設備儀器檔案較多，我們以醫院為例，在分小類時，可以按照設備儀器的性質來設置屬類。檔號為：c設備儀器檔案；c1綜合設備；c2醫療設備。
　　據此，設備檔案的檔號構成為：“c(設備檔案)2(醫療設備)．1(第1臺設備)—1(案卷號)”。
　　產品檔案、科研檔案編號模式同基建、設備儀器檔案雷同，這里，就不再贅述。從編號模式我們可以看出，科技檔案，即基建檔案、設備儀器檔案、產品檔案、科研檔案分別應以每個項目、每臺／套設備儀器、每個產品、每個科研課題集中成套，保證科技檔案的系統完整性。
　　3．1．4會計檔案(D)。會計檔案在眾多檔案當中，是屬于比較簡單的一類了，因其歸檔范圍與保管期限比較固定，內容較為單一，所以，這里，就簡單說一下會計檔案的分類。
　　D 會計檔案
　　D1 財務決算報告(會計報表)；D1．1 年度財務報告(年報)；D1．2月、季度財務報告(月報、季報)
　　D2 賬簿；D2．1出納賬(銀行日記賬、現金賬)、存款日記賬；D2．2總賬、明細賬
　　D3 憑證
　　D4 其他；D4．1 會計檔案保管、銷毀清冊；D4．2會計檔案移交清冊；D4．3銀行余額調節表、對賬單會計檔案檔號構成為：“D(會計檔案)l(報表)1(年報)．1(案卷目錄號)—1(案卷號)”。
　　大家可以看到，在會計檔案檔號構成里，專門有個案卷目錄號，有很多人對這個東西不是很了解，我們就來解釋一下何為“案卷目錄號”。所謂“案卷目錄號”，就是案卷目錄排列的序號。我們知道，案卷目錄一般都是裝訂成冊的，這個案卷目錄號指的就是一冊冊案卷目錄的序號。那么，如果案卷目錄有多本的話，案卷目錄號是不是要依次流水排列呢?答案是肯定的。案卷目錄號的變化與案卷數量的多少是密切相關的。我們都知道，案卷號編排有個規則(科技檔案除外)：“一千一回頭”，即案卷號排列到999時，再從1開始編排。我們以會計憑證為例：D3．1，表示某單位會計憑證代號。D(大類代字)3(屬類代號：憑證)．1(案卷目錄號)，我們把憑證按照年、月從小到大排列案卷，即“D3．1—1、D3．1—2……D3．1—999”，如果繼續有案卷生成，則檔號應變為“D3．2—1”，而不是“D3．1—1000”或“D3．1—1”，這就是案卷目錄的變化，如果還以“D3．1—1”來編排，就出現了一個案卷的重復，即同一類別號下(D3．1)出現了相同的案卷號，這在檔案整理中是不允許的。需要提到一點，999只是個界限，何時回頭，自己得根據實際情況來把握，舉例如下：
　　某單位2008年會計憑證為400卷；2009年，會計憑證為550卷；2010年，會計憑證為700卷。那么，2008年、2009年共有會計檔案950卷，是不是要把2010年的700卷借出幾十卷來湊夠999卷呢?答案是否定的。此種情況下，2010年，就應再起一個目錄號，而不能刻意將一個年度的案卷割裂在兩個案卷目錄中。即2008年、2009年形成的案卷可以表示為：“D3．1—1……D3．1—950”，2010年，形成的案卷則表示為：“D3．2—1……D3．2—700”。
　　當然，有的單位規模較大，形成的會計案卷數量較多，檔號里直接體現了年度，如，“D3．2005—1，D3．1一1”與“D3．2005—1”有啥區別呢?區別就是前者按照年度從小到大編排案卷，年度與年度之間案卷號是連續的；后者按照年度從小到大編排案卷，年度與年度之間案卷號非連續，即各年獨立編排，每年從“1”開始。至于采取何種模式，得根據單位的實際情況而定。
　　3．1．5員工檔案(F)。這里的員工檔案，并不是真正意義上的人事檔案，而是企業或機關單位為了便于日常管理，對所屬員工的基本信息進行的集中、匯總。員工檔案一般采取“一人一檔”的形式，便于員工基本信息的累積。有些單位根據自身的實際情況，對員工的性質作了進一步區分。如，分“正式工”、“臨時工”，“編制內”、“編制外”等。總之，對員工性質作不作進一步劃分，要根據實際情況來判斷。員工是流動的，編制外有可能轉為編制內的，臨時的也有可能變為正式的，具體劃分時不能“一刀切”。員工檔案檔號構成可為：“F(員工檔案)1(正式員工)，1(第1個員工)—1(案卷號)”。
　　3．1．6業務檔案(G)。最能詮釋檔案分類編號辦法的就是業務檔案，雖然，大多數企業都沒有單獨設置該類別，但考慮到業務檔案的代表性，我們還是單獨拿出來進行說明。前面，我們已經提到過，機關單位因其職責范圍不同，而產生了不同的業務檔案，如，勞動部門會有勞動仲裁檔案、工傷檔案以及勞動監察檔案，而稅務部門會產生納稅申報檔案、稅務稽核檔案等。這些檔案的形成，是與單位本身的性質與職責密切相關的。也就是說，一旦單位的性質或職責發生變化，其產生的檔案也會跟著變化。因此，在制定分類編號辦法時，一要保持其相對穩定，不可隨意改動，二要注意檔號的可擴展性和延續性，在某項業務或部門撤銷、合并時，能在檔號里順利得到擴展。至于業務檔案如何編制其分類編號辦法，我們會舉例說明，以下例子中，均用“G”代表業務檔案。
　　例1：某勞動局除了設有辦公室、財務部外，還設有工傷科、勞動監察科、仲裁委等三個業務部門。經過調研，我們知道，這三個業務部門均相對獨立，在業務上沒有交叉，這時，我們可以對這三個業務部門分別用“G1”、“G2”、“G3”表示，劃分了機構，再來對機構內的問題進行劃分，經過調研，了解到工傷科G1，分為“工傷認定”和“工傷不予受理”兩種類別；勞動監察科G2未再具體劃分小類；仲裁委G3又分為仲裁裁決、仲裁決定、仲裁調解三個類別，根據“機構一問題”分類法，業務檔案的構成為：Gl工傷科；G1．1工傷認定；G1．231傷不予受理；G2勞動監察科；G2．1勞動監察；G3仲裁委；G3．1仲裁裁決；G3．2仲裁決定；G3．3仲裁調解。
　　類別號確定了，工作就完成了一大半，工傷、勞動監察以及勞動仲裁均為案件性質，一般采用組卷歸檔。具體采用何種方式歸檔，可根據文件形成的規律判斷，并結合當地檔案行政管理部門的具體要求來界定。在這里，我們采用組卷形式歸檔。那么，其檔號構成為：“G(業務檔案)1(工傷科).1(工傷認定)．1(目錄號)—1(案卷號)”。當然，案卷目錄號并不是一定要用到的，根據單位的具體情況，可以將案卷目錄號用年度或年度代號來替代。如“G1．1．2009—1”，這種模式也是可以的。
　　在上面的例子中，大家可以看到，G2勞動監察科并不和工傷科、仲裁委一樣具有多項業務，為什么耍用“G2.1”表示，而不直接用“G2”表示呢?原因就是前面提到的檔號的可擴展性和延續性，如果用“G2”表示，以后一旦監察科業務發生變化，該如何擴充呢，排到G4顯然是錯誤的：如果用“62．1”表示，那么，以后隨著其業務的增加，對應的檔案類別可依次增加為“G2.2”、“G2．3”……。
　　例2：某水利局設有水資源管理科、工程管理科與工程建設科三個業務科室，經進一步調研了解到，水資源管理科主要業務有：采砂許可、水事違法處罰；工程管理科主要業務為水利工程建設項目竣工驗收及備案；工程建設科主要業務為水利工程建設項目審批。經過調研，我們知道，工程管理科與工程建設科在業務上是交叉的，即同一個水利工程建設項目在前期報建時由工程建設科負責，在后期竣工驗收備案時由工程管理科負責。此時，如果采用機構法進行分類，就割裂了同一個建設項目的內在聯系，將其分割在不同的類別當中，這與科技檔案的完整、準確、系統是相造背的。在此種情況下，宜采用“問題”分類法，業務檔案構成為：G1水資源綜合管理；G1．1采砂許可：G1．2水事違法處罰；G2水利工程建設項目；G2．1某河道改造工程；G2．2某河涌整治工程。
　　對G2水利工程建設項目類，采用機構分類法和問題分類法，我們作個對比，如下：
　　
　　從上表可以看出，在此種情況下，應遵循科技檔案的基本特性，宜采用“問題”分類法，保證項目檔案的完整、系統性。
　　例3：某建設局設有一業務科室：建筑房產市場管理科。其中，一項業務主要對轄區內房產企業進行年檢，并對其資質進行認定，資質分為“暫定資質”、“四級”、“三級”、“二級”……。每個房產企業會發生“年檢／資質認定一年檢／資質認定一資質認定／年檢一年檢／資質認定一年檢／資質認定”這一過程。舉例如下：
　　某企業A2002年至2010年，發生業務如下：
　　2002年年檢—2003年年檢—2004年暫定資質2005年年檢—2006年四級資質—2007年三級資質—2008年年檢—2009年年檢—2010年二級資質，同樣，對于企業B、企業C、企業D、企業……都會發生與之類似的業務，年檢與資質認定。弄清楚了業務性質，檔號構成也就出來了，為：“G(業務檔案)1(建筑房產市場管理科)．1(企業資質認定)．1(企業代號)—1(案卷號)”。
　　從上面我們看到，這里，出現了“企業代號”，而非案卷目錄號，用企業代號和用案卷目錄號的區別為：
　　(1)“G1．1．1(案卷目錄號)—1”，表示將所有企業按照年度從小到大排列案卷。
　　(2)“G1．1．1(企業代號)—1”，表示將屬于同一個企業的所有案卷按照年度從小到大排列案卷。如下表：
　　
　　由此，我們可以看出，“G1．1．1(企業代號)—1”這種編號模式更具合理性，將屬于同一個企業的所有案卷集中在一個類別號之下，便于管理和查找利用。與之類似的還有很多，如，工商、藥監部門的企業登記、年檢、注銷系列都遵循這一編號模式。
　　3．1．7特殊載體檔案(H)。在這里，我們把實物檔案和聲像檔案統一為“特殊載體檔案”，對這一類別，我們僅給出其分類以供參考：H特殊載體檔案；H1實物檔案；H2聲像檔案：H2．1照片檔案：H2．2錄音、錄像；H2．3光盤。
　　大家可能會發現這樣一種現象，大多數單位的檔案管理辦法都是雷同的，基本類別的設置也是雷同的，但在眾多的雷同之中，檔案的分類編號辦法是獨一無二的，是你無法完全復制的。檔案分類編號辦法的制定、檔號的確立都與單位的業務性質和類型息息相關。要制定科學、合理的檔案分類編號辦法，對單位的業務情況進行詳細、細致的調研就必不可少。上面三個例子，雖很難概括所有行業檔案檔號的構成模式，但極具代表性。希望大家通過這些例子能掌握檔號編制的基本方法，抓住事物的主要矛盾。對于檔案管理來講，檔案的整理只是其中一個環節，而洞悉檔號的構成，又是檔案整理最基本、最核心的東西，搞清楚了檔號的來龍去脈，檔案整理也就“入門”