企業(yè)檔案社會化管理初探

　　從企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢來看，企業(yè)檔案的社會化進程不可逆轉(zhuǎn)，必將推動企業(yè)檔案工作沖破傳統(tǒng)的管理模式而走向新的發(fā)展，使企業(yè)檔案的信息資源更好地為企業(yè)發(fā)展服務。
　　
　　1企業(yè)檔案社會化管理的政策環(huán)境分析
　　
　　國家檔案局在《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》(修改稿)中提出“培育和發(fā)展檔案中介機構(gòu)，做好檔案咨詢服務工作”，說明已經(jīng)開始從國家政策的高度，關注檔案中介和咨詢服務事業(yè)的發(fā)展。在2006年2月，幽家檔案局會同國家發(fā)改委以及全國工商聯(lián)共同制定的《關于促進民營企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見》一文第二條中提到：“各地檔案行政管理部門要加強統(tǒng)籌規(guī)劃，拓寬服務渠道，突出服務主題。主動為民營企業(yè)提供檔案業(yè)務咨詢、檔案整理和代存檔案技術服務及檔案人員推薦、培訓等服務；適時引導建立檔案業(yè)務協(xié)作組織，提供相互交流和學習的機會；逐步建立適應民營企業(yè)檔案工作特點的社會化服務體系，滿足民營企業(yè)對檔案工作的需求。”2009年3月24日，國家檔案局在北京召開了《中華人民共和國檔案法》修改專家座談會。其中，有一個方面的討論，即涉及可否在《檔案法》中規(guī)定檔案中介機構(gòu)的資質(zhì)認定辦法。此外，多數(shù)地方的檔案法規(guī)結(jié)合當?shù)貙嶋H，對檔案中介服務從業(yè)人員的素質(zhì)要求、資格認證，服務范圍和檔案中介組織的地位進行了規(guī)定，并對其持認可和大力提倡的態(tài)度。
　　檔案中介組織作為企業(yè)檔案外包服務提供者，對它進行規(guī)范管理，將深刻影響到企業(yè)檔案業(yè)務外包模式以及企業(yè)檔案的社會化管理，為企業(yè)檔案的社會化管理提供了政策理論依據(jù)。
　　
　　2企業(yè)檔案社會化管理的可行性
　　
　　2.1信息技術為企業(yè)檔案社會化管理提供技術上的有利條件。企業(yè)檔案社會化管理過程中，服務與被服務企業(yè)之間的信息傳遞與溝通是關鍵，信息技術的發(fā)展為其提供了技術保障。企業(yè)為了控制成本，降低支出，在現(xiàn)有檔案工作人員所掌握技能和知識無法滿足企業(yè)檔案工作需要的時候，借助外部的專業(yè)化檔案工作團隊來為企業(yè)的檔案工作服務。被服務企業(yè)隨時能夠通過網(wǎng)絡將信息反饋到提供服務的企業(yè)，提供服務的檔案中介組織的專業(yè)檔案人員通過網(wǎng)絡及時掌握服務對象的檔案工作動態(tài)。通過頻繁的溝通，達到將企業(yè)檔案工作做好的共同目的，為企業(yè)檔案社會化管理提供了有利條件。
　　2.2業(yè)務外包成為企業(yè)檔案社會化管理的重要手段。“業(yè)務外包”是源于歐美企業(yè)的一種經(jīng)營管理方法，到本世紀初，已波及全球。隨著企業(yè)不斷發(fā)展，規(guī)模不斷擴大，檔案工作任務繁重和人力資源匱乏之間的矛盾日益尖銳，企業(yè)檔案工作面臨嚴峻挑戰(zhàn)。如何有效化解這一矛盾，己成為企業(yè)完善檔案管理工作的關鍵。企業(yè)的需求為企業(yè)檔案管理創(chuàng)造了很大的市場，大量檔案中介組織的出現(xiàn)，促進企業(yè)檔案社會化管理的發(fā)展。其中，最主要的形式是企業(yè)檔案業(yè)務外包，增強了公司對檔案信息的需求，提高了工作效率，強化了企業(yè)的核心競爭力。
　　2.3檔案中介服務市場的健全與規(guī)范，為企業(yè)檔案社會化管理提供可靠保證。國家和地方對檔案中介組織的政策和規(guī)定的出臺，為檔案中介服務市場的健康發(fā)展提供了法律依據(jù)。此外，檔案中介組織不斷拓寬市場，拓展服務對象、服務內(nèi)容、服務手段和服務層次，從而獲得更多的服務收益，壯大自身實力，增添發(fā)展后勁。
　　
　　3企業(yè)檔案社會化管理的必然性
　　
　　3.1降低企業(yè)檔案管理成本，提高檔案利用率。隨著企業(yè)檔案社會化管理的進行，“企業(yè)檔案管理業(yè)務外包”成為檔案中介機構(gòu)主要的管理形式。接收企業(yè)檔案管理外包業(yè)務的檔案專業(yè)服務機構(gòu)，由于其服務內(nèi)容的專一性和服務的規(guī)模化，決定了服務成本遠遠低于企業(yè)單獨進行檔案管理業(yè)務的成本。同時，由于應用了專業(yè)化、高水平的管理技術與管理手段，外包后的企業(yè)檔案刮用效率也會大幅提高。企業(yè)檔案在社會化管理過程中，除了企業(yè)自身利用檔案信息外，還能實現(xiàn)檔案信息的雙重價值。檔案中介組織在維護企業(yè)利益和保密的前提下，可開發(fā)托管檔案的第二價值，實現(xiàn)檔案信息資源的社會化服務。企業(yè)在享受檔案信息資源的同時，付出較低的成本，提高了檔案利用效率，加速企業(yè)科技檔案中的信息推廣，實現(xiàn)資源共享，推動了企業(yè)檔案社會化管理的發(fā)展。
　　3.2有效利用企業(yè)外部人員、技術及其他資源。企業(yè)檔案社會化管理，可以滿足企業(yè)對檔案專業(yè)管理人才需求的彈性要求，可以借助外部的人力資源來滿足企業(yè)不斷變化的需要，增強人力資源配置的靈活性。企業(yè)檔案社會化管理還可以充分利用企業(yè)所不具備的檔案專業(yè)技術和特定的資源，準確把握檔案管理技術的發(fā)展趨勢，引導企業(yè)的檔案管理工作，使企業(yè)檔案工作具有前瞻性，減少企業(yè)的資金投入和技術引進，推動檔案中介服務市場的發(fā)展。讓企業(yè)享受高質(zhì)量和高穩(wěn)定性的檔案管理服務。
　　3.3促進決策的科學性。企業(yè)檔案社會化管理過程中，企業(yè)和檔案中介組織都需要了解對方的需求，了解檔案工作的發(fā)展和前沿問題。檔案中介組織集結(jié)一支既有專家學者，又有熟練操作人員的專業(yè)隊伍。由于深入社會，一般掌握基層檔案工作的第一手資料，對企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀和需求很了解。他們運用科學的方法對這些信息進行歸納綜合，并反饋給檔案行政管理部門，在政府與社會之間建立一個良好的溝通。作為政府管理、決策的重要參考，且檔案中介組織能站在比較客觀、公正的立場上，淡化各方矛盾，緩和沖突，加快檔案中介組織立法的步伐，促進檔案決策的科學性。
　　3.4提高企業(yè)核心競爭力。企業(yè)檔案社會化管理是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法，它的一個重要目標就是集中企業(yè)內(nèi)部資源，著力提高企業(yè)核心競爭力。目前，市場競爭日趨激烈，對企業(yè)的快速、健康和持續(xù)發(fā)展造成巨大壓力，要求企業(yè)必須在各個環(huán)節(jié)上都不能出現(xiàn)任何差錯，需要更多專業(yè)性的組織在薄弱環(huán)節(jié)對其進行幫助。檔案管理業(yè)務外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常事務性檔案管理業(yè)務中解放出來，有效地運用其核心競爭力，把時間、精力和資源集中起來，致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案社會化管理還整合了企業(yè)的信息資源，為企業(yè)決策提供了良好的依據(jù)，降低企業(yè)的成本，為企業(yè)發(fā)展提供保障。
　　
　　4企業(yè)檔案社會化管理的發(fā)展趨勢
　　
　　4.1建立以政府為主導的宏觀調(diào)控體系。充分發(fā)揮政府的主導作用，建立以政府為主導的和企業(yè)參加的“企業(yè)檔案管理改革協(xié)調(diào)”小組，制定相應的改革規(guī)劃、政策法規(guī)等配套制度。除了給予優(yōu)惠配套政策外，還需要有關各方高度重視，真正做到解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)造一個寬松的發(fā)展環(huán)境，這一切都離不開政府的主導。有了政府的宏觀調(diào)控，檔案中介服務市場才能健康地發(fā)展，保護各方的權(quán)益。
　　4.2發(fā)展成熟的檔案中介組織。隨著企業(yè)檔案社會化管理的進行，我國檔案中介組織發(fā)展良好，出現(xiàn)了檔案事務所、檔案寄存服務中心和檔案科技信息服務公司等檔案中介機構(gòu)。他們在規(guī)范和優(yōu)化市場秩序，提供各種形式的檔案業(yè)務服務和溝通各方聯(lián)系等方面發(fā)揮著“調(diào)節(jié)器”和“加速器”的功能。但是，應該看到，我國的檔案中介服務業(yè)尚處在建立和發(fā)展的起步階段，存在很多問題亟待解決。
　　當前，我國發(fā)展較好的檔案中介機構(gòu)以公共性檔案中介機構(gòu)居多，這類機構(gòu)具有較濃的官辦色彩，造成了檔案行政管理部門直接干預檔案中介機構(gòu)的具體業(yè)務，損害了檔案中介組織的直接經(jīng)濟利益關系，遲滯了社會化管理進程的推進。應當以法律的形式，在檔案中介市場上建立起對行政干預的屏蔽機制，從而在源頭上避免因為政府權(quán)力導致的各種不法行為。檔案中介機構(gòu)應形成統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)則，努力建立一個規(guī)范的市場競爭機制，接受自負盈虧的市場競爭的發(fā)展方式，營造一個“公平、公正、公開”的市場競爭環(huán)境。
　　4.3打造良好的法律環(huán)境。檔案作為企業(yè)財富的一部分，檔案中介組織必須確保企業(yè)檔案的安全，這就涉及委托方與代理方的權(quán)利和義務，因此，必須具備比較完善的法律規(guī)范。檔案行政管理部門應根據(jù)企業(yè)和檔案中介組織的反應，及時作出相應的立法，建立與社會主義市場經(jīng)濟匹配的法律環(huán)境。
　　4.4建立完善的質(zhì)量監(jiān)督體系。企業(yè)檔案管理部門必須加強服務外包的質(zhì)量監(jiān)督管理問題。可以從人員管理、場地管理、檔案出入庫、檔案拆裝等方面來加強監(jiān)督管理工作，也可聘用第三方機構(gòu)進行質(zhì)量監(jiān)督管理，建立企業(yè)檔案社會化管理的質(zhì)量監(jiān)督體系。檔案中介組織要設立監(jiān)督管理機構(gòu)，專司檔案中介服務機構(gòu)之間的執(zhí)業(yè)規(guī)范、執(zhí)業(yè)協(xié)調(diào)以及有爭議的仲裁，接受社會對檔案中介服務機構(gòu)的投訴處理。檔案行政管理部門對檔案中介機構(gòu)的監(jiān)管方式主要表現(xiàn)在：依法制定規(guī)章和規(guī)則，明確其行為規(guī)范，審查認定其執(zhí)業(yè)資質(zhì)。同時，加強檔案中介監(jiān)督管理機構(gòu)和工商管理部門的合作，進行查驗登記和注冊，實施年榆審核。檔案中介組織要樹立長遠規(guī)劃，推動企業(yè)的發(fā)展的同時向其他領域探索。
　　4.5確保企業(yè)檔案的安全。一是與檔案中介組織簽訂安全保密協(xié)議，明確雙方的責任，提高承包方的安全管理意識和義務。二是加強日常工作的監(jiān)督管理工作，嚴格檔案的出入制度，實施登記制度，嚴肅交接過程，確保檔案實體和信息安全。三是邀請企業(yè)保密機構(gòu)參與保密審查。四是強化參與檔案服務外包工作人員的安全意識和保密意