企業(yè)檔案部門情報服務(wù)探討

　　在激烈的市場競爭中，檔案部門該如何發(fā)揮自身優(yōu)勢，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，開辟多渠道的檔案服務(wù)方式，參與企業(yè)的檔案信息情報服務(wù)工作，為企業(yè)的改革、經(jīng)營、生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品開發(fā)和市場競爭提供信息支撐，成為必須面對和解決的問題。
　　
　　1企業(yè)檔案部門開展情報服務(wù)工作的優(yōu)勢
　　
　　1.1企業(yè)檔案部門具有開展情報服務(wù)工作所具備的物質(zhì)基礎(chǔ)。從情報信息來源上，可分為“文獻(xiàn)型”情報源和“非文獻(xiàn)型”情報源。“文獻(xiàn)型”情報源又分為“正式出版物”和“非正式出版物”。其中，企業(yè)檔案部門所保存檔案中的會議文件資料、專利資料等屬于“文獻(xiàn)型”情報源。“企業(yè)科技檔案”是企業(yè)在科學(xué)研究、工程建設(shè)、技術(shù)開發(fā)等過程中所形成的各種文件、資料和圖紙等的總稱，記載內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，具有非常重要的情報價值。
　　1.2企業(yè)檔案部門具有開展情報服務(wù)工作的人員。隨著檔案信息化建設(shè)的日益深化和企業(yè)局域網(wǎng)和寬帶網(wǎng)的開通，企業(yè)檔案部門為適應(yīng)新形勢下檔案服務(wù)需求，積極組織檔案人員學(xué)習(xí)新知識、新技能，提高創(chuàng)新意識和效益觀念。企業(yè)檔案人員已具備開展情報服務(wù)工作的能力，利用檔案作為情報源和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息。
　　1.3企業(yè)檔案部門有強有力的決策支持和經(jīng)濟保障。隨著企業(yè)檔案信息化事業(yè)不斷發(fā)展和市場競爭的加劇，企業(yè)負(fù)責(zé)人也日漸認(rèn)識到企業(yè)檔案的重要性，并積極要求企業(yè)檔案部門轉(zhuǎn)變職能，以適應(yīng)企業(yè)市場競爭過程中對檔案信息高質(zhì)量的需求，加大了對檔案工作和檔案管理項目的開發(fā)和投資力度。
　　1.4企業(yè)為“檔案、圖書、情報一體化”管理提供了制度保障。河南油田水電廠把檔案、圖書、情報工作歸口一個部門管理，成立了檔案信息情報室，為檔案、圖書一體化提供了機構(gòu)保障。通過科技項目《檔案、圖書網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)》的實施，實現(xiàn)了檔案、圖書檢索系統(tǒng)一體化。崗位分工也實行檔案、圖書一體化管理，檔案人員兼職圖書信息管理工作，圖書情報管理人員也兼職檔案管理工作，檔案、圖書、信息管理不分家。
　　
　　2企業(yè)檔案部門開展情報服務(wù)工作的形式
　　
　　2.1報道工作。就是檔案人員通過多種方式和途徑搜集大量檔案文獻(xiàn)資料，經(jīng)過加工整理后，及時報道出去，為生產(chǎn)、科研提供服務(wù)，滿足用戶的情報需要。目前，我們通過單位局域網(wǎng)“信息港”《公告通知》欄目、檔案圖書網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)和檔案編研成果三種渠道進(jìn)行情報報道，傳播檔案情報信息。
　　2.2文獻(xiàn)檢索。既可由檔案人員根據(jù)用戶需求進(jìn)行，也可在檔案人員的輔導(dǎo)下，由用戶自己來進(jìn)行。目前，檔案、圖書的檢索己經(jīng)實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)檢索。檔案情報服務(wù)工作水平上了一個新臺階，也和企業(yè)管理現(xiàn)代化相接軌，大大提高了檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
　　2.3文件復(fù)制。為了滿足用戶的情報需求，要求情報機構(gòu)根據(jù)用戶提供的線索，及時提供所藏文獻(xiàn)資料的復(fù)印件，為此，我們配備了復(fù)制設(shè)備和掃描儀。
　　2.4代譯工作。這是情報機構(gòu)根據(jù)用戶請求，組織有關(guān)翻譯人員，為用戶進(jìn)行文獻(xiàn)翻譯服務(wù)的工作。隨著企業(yè)外創(chuàng)市場和國際合作項目的增多，歸檔檔案資料中外文資料也會逐漸增加，檔案部門要通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等多種方式，來提高檔案工作人員的外文水平和代譯工作能力，為今后開展這項工作作好準(zhǔn)備。
　　2.5定題服務(wù)。企業(yè)檔案部門針對企業(yè)某一特定課題和科研項目的研究需要，由檔案人員主動、及時、連續(xù)地為科研人員提供檔案文獻(xiàn)資料，搜集檔案情報信息和數(shù)據(jù)，最大限度地滿足科研人員檔案文獻(xiàn)信息需求的全程式服務(wù)。幫助科研人員多出成果，要求檔案人員提供信息情報及時、準(zhǔn)確，避免項目組因信息掌握不準(zhǔn)確而造成項目立項的盲目性。
　　2.6跟蹤服務(wù)。企業(yè)檔案室應(yīng)該針對自己定題服務(wù)的項目，和日常工作中為各部門所提供的情報信息服務(wù)進(jìn)行跟蹤服務(wù)，及時了解和掌握所提供檔案信息情報的不足，并及時加以信息資料補充。充分了解所提供情報在項目開發(fā)和企業(yè)各部門生產(chǎn)中所發(fā)揮的不同作用，并對其利用價值作出有效評估，及時作出檔案利用反饋，認(rèn)真聽取其對檔案情報服務(wù)工作的評價，提取合理化建議，以在今后的情報服務(wù)工作中作出相應(yīng)的積極改進(jìn)，從而更快、更準(zhǔn)確、高質(zhì)量地提供服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營的情報服務(wù)工