檔案整理究竟是誰的職責

　　王旭：1956年頒發的《國務院關于加強國家檔案工作的決定》規定：“各機關辦完的文書材料，應該由文書處理部門整理立卷，定期向機關檔案室歸檔……可以使機關檔案室騰出手來，做好檔案的整理和組織利用等工作，更好地為機關工作服務?！蹦敲?，整理檔案的工作，究竟由文書處理部門來做還是由機關檔案室來做呢?而1987年出臺、1996年修訂的《中華人民共和國檔案法》第八條又規定：各級各類檔案館“負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案”。也就是說，整理檔案是各級各類檔案館的職責之一。檔案整理究竟是誰的職責呢?文書處理部門、機關檔案室還是各級各類檔案館?
　　淺草：在正常條件下，檔案室接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務，主要是檢查案卷質量，制訂館(室)內分類排列方案，進行案卷和全宗的系統排列以及案卷目錄的加工，對已接收但不完全符合整理要求的案卷進行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因，致使整理體系發生重大變化的檔案進行新的系統化調整。
　　longzhengyi：舉個例子，規劃局檔案中心有幾個職責：①定期接收房地產開發商的項目歸檔文件；②監督指導下級規劃部門的檔案工作；③保管本部門的相關檔案。對于房地產開發商上交的項目文檔，開發商負責整理，檔案中心負責審查是否齊全、是否規范，若不規范，則可以打回去讓開發商重新整理；對于下級規劃部門的檔案工作，檔案中心負責指導和檢查其檔案的收集、整理和保管等工作的進行情況；對于規劃局的檔案工作，檔案中心負責收集、整理和保管規劃局在日常活動中產生的各種文檔材料。因此，文檔中心有整理檔案的職責，同時，開發商和下級檔案部門也有整理檔案的職責，只是整理的檔案不同。
　　伍振華：檔案館(室)的“檔案整理”與非檔案機構(如文秘、業務部門或工作人員)的“檔案整理”是完全相同的一回事(如實際整理內容、范圍、要求等)嗎?換言之，是否存在著這樣一種事實或可能：檔案機構和非檔案機構在不同的層面或意義上，都存在“檔案整理”的問題。
　　王旭：讓各業務機關整理檔案在現實中就有“現成版”的，比如會計檔案，檔案館整理會計憑證嗎?隨著各業務領域專業化程度的提高，緊隨其后的檔案業務有了明顯改觀，而檔案館并不參與整理此業務之中。檔案館應該把精力集中在“需求”主導下的利用研究上來，人家怎么整理不關你的事，你只要懂得利用這種整理狀況中的檔案就行了。
　　maoyue：文書部門的整理只能是初步整理，檔案部門的整理應是系統整理。檔案整理就是使檔案有序化的過程，也是檔案業務環節，其重要性不言而喻。檔案部門不整理檔案，而將檔案質量寄托其他部門身上，能有很好的效果嗎?上世紀50年代，我國學蘇聯改成文書處理部門立卷，反對者有一句名言：“檔案室立卷是天經地義的?！睓n案部門對文書部門進行業務指導，指導它們干什么?當然，是怎么整理符合要求，做的是檔案整理工作——屬于檔案業務工作。
　　王旭：檔案部門對文書部門進行的指導工作，就是指導文書部門整理檔案。這種指導，當然是檔案業務工作，但并不是說檔案部門要承擔整理檔案的任務。從目前《檔案法》的意思來看，檔案部門就得整理檔案，文書部門沒必要做整理檔案這項工作，因此，檔案部門無“法”指導文書部門整理檔案。
　　劉子芳：按照《檔案法》的規定，檔案的整理應該是機關檔案室、各級檔案館的責任，這是法定的任務和職責。但是，這里的“檔案整理”，并不是指文件的歸檔整理。是指接收、征集檔案全宗的區分，案卷的排列、編號、上架、編目、裝盒等工作。而文件的歸檔整理，應當是機關文書部門的事情。關于這一點，《中國共產黨機關公文處理條例》第十章、《國家行政機關公文處理辦法》第七章已有明確的規定?！稒n案法》中規定，機關檔案機構或者檔案工作人員負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。其中，就包括對文件歸檔整理的監督和指導，依據是《檔案法實施辦法》第九條第二款的規定。由此看來，《檔案法》的有關規定并沒有錯，也不存在相互矛盾。
　　周小麗：同意劉子芳的觀點，具體的整理工作還得由各單位檔案室負責。至于檔案館的“整理”，除了接收以后的后期排號上架等工作外，還包括對一些不規范的案卷進行整理。但整理工作的主要責任人是各有關單位，而不是檔案館，要不設檔案室何用?檔案館的工作重心不應該在整理檔案上。
　　樊小偉：市級館每隔20年移交一次檔案，縣級館每隔10年移交一次檔案。在移交檔案之前，檔案館都要制定移交接收計劃，制定嚴格的移交接收檔案標準，并在接收檔案時eb5be5156b3224c0cc32bf09681819d11261243011df8dcf1bc5e5cd263164e4嚴格檢查，不符合要求的要拿回去繼續完善。因而，沒整理好的檔案不可能移交進館，也不便于機關檔案室提供利用。再者，在機關檔案室排列有序的檔案進館入庫以后，檔案館對接收進館的檔案的整理也是必要的，是建立有序的檢索查詢系統的需要，是日后提供利用和管理館藏檔案的需要。因此，給這些新進館的檔案按單位設立一個全宗號，在案卷目錄上加“館編號”(2000年前，按卷整理，案卷目錄格式上設置有“館編號、室編號”。2000年后，立卷改革后的檔案還沒到進館期限)，裝訂好案卷目錄，入庫上架，使其有一個固定的庫藏位置，并建立好全宗卷，完成整理工作。
　　王旭：看來，整理工作的重心是檔案室，檔案館加館編號，建立索引系統也進行了一定的整理，檔案室、檔案館都有整理檔案的職責，只是操作方式不同。
　　huangking：這個整理猶如加工一樣，對不同層次分為初次加工、再加工、深加工等。企業文書部門按照檔案室給的要求予以整理，檔案室才可以綜合整理。如跨部門材料的整合之類的，檔案館再整合檔案室移交的檔案。當然，還有鑒定、修整等后續工作。
　　王旭：文書部門整理檔案、檔案室再整理檔案、檔案館再整理檔案。“初次加工，再加工，深加工”，該比喻很形象，意思就是，整理檔案的職責最起碼涉及三個部門，大家都在做，大家都可以“踢皮球”。
　　maoyue：我國檔案界似乎不承認文書部門整理的對象是檔案，認為文書部門整理屬于文書工作的內容。一旦承認文書部門整理的對象是檔案，就等于告訴文書部門“做的就是檔案工作”。這樣一來，文書部門就會很有意見：既然是檔案，就應該檔案部門整理，不然，要檔案部門干什么?
　　王旭：maoyue老師這句話，說明檔案部門一定要整理檔案，不然，文書部門會質疑你的職責未履行。1983年頒發的《機關檔案工作條例》第十四條規定：“一個機關在工作活動中形成的全部檔案，應在文書或業務部門立卷的基礎上，按照一定的要求進行分類、加工整理和保管。”
　　guodongsheng：我國檔案法律規范明確機關單位文書處理部門、業務處理部門負責其形成檔案的整理，檔案室負責檔案的接收與進一步整理，同時，檔案室也要承擔接收未立卷、未整理文件材料的工作責任。盡管，文書處理部門、業務處理部門負責其形成檔案的整理，但除其范圍以外，還是會有零散文件可能產生，其整理都是檔案室的責任。國家綜合檔案館存在零散文件材料是非常普遍的事，特別是現在，機關單位撤銷，企業破產，已找不到整理責任單位、責任人的情況下，檔案館更應無條件對其接收整理。
　　zhz：我認為，凡肩負檔案管理任務的人員都有整理檔案的職責，這是科學管理檔案、發揮檔案作用不可或缺的環節或內容。負有檔案管理任務的人員可分為兩大群體，一是機關團體、企事業單位的檔案管理人員，可統稱為“基層檔案室人員”。二是各級檔案館的工作人員。這兩大群體對檔案整理都有不可推卸的責任。從檔案整理的內涵與外延上看，檔案室人員與檔案館人員在整理檔案這個問題上，既有同一又有區別。所謂“同一”，即遵循的基本原則、要求、方法一致：所謂“區別”，即整理檔案的范圍、內容等有所不同。以2000年前手工立卷方式的文書檔案為例：從整理范圍看，機關檔案室人員只負責整理本單位應歸檔的文件；從整理內容(程序)看，機關檔案室人員對各部門交來或平時歸檔的文件，一般是按照分級別、劃分保管期限、分類(按問題或按機構)、按六個特征組卷、擬寫案卷標題、案卷排序(編卷號)、卷內文件排序與編頁號、去金屬物、編卷內目錄……上賬入庫等程序進行的。檔案館對檔案的整理，從整理范圍看，是對轄區內各單位應進館檔案的整理；從整理內容(程序)看，主要是進行系統化編排。就河南市縣檔案館而言，一般是按照《河南省各級綜合檔案館業務管理規范》的要求進行的，當然，對于個別單位隨后補交的零散文件或征集來的零散文件，也要視具體情況予以插卷或重新組卷。
　　小魚兒：實際工作中，各單位又有各單位的具體情況。由于檔案部門與文書處理部門的特殊關系——兩者的某些工作環節相同，又使得兩者不可截然分開。大致情況有三：其一，在一些成立綜合檔案室的大單位，通常情況下，檔案部門指導協助文書部門整理文書檔案，而其他門類的檔案都是各部門自己整理好后，檔案部門負責檢查驗收是否合格，合格后，方能移交到綜合檔案室，由檔案部門統一管理、利用。這種情況下，檔案整理就是文書部門、機關檔案室的職責。其二，在一些較小的單位，往往是文書工作人員兼職檔案員，因此，檔案整理工作就由文書部門來完成。這種情況下，檔案整理就是文書部門的職責。其三，對于各級地方檔案館，征集到的珍貴檔案，需要整理，那就是檔案館人員的職責