2006年-201O年我國檔案知識管理研究述評

　　摘要：通過檢索“中國知網”(CNKI)中近5年(2006年-2010年)研究檔案知識管理問題的相關論文，從檔案知識管理的涵義與內容，檔案管理與知識管理的關系，知識管理對檔案工作的影響和檔案知識管理實施策略等四個方面分析檔案知識管理研究的主要成果，并對其研究狀況進行總體評價，以期對我國檔案知識管理理論研究與實踐發展有所借鑒和啟示。
　　關鍵詞：檔案管理；知識管理；研究述評
　　
　　1引言
　　
　　“知識管理”這一概念，最早是在1986年的“聯合國國際勞工大會”上提出的，目前，人們對其定義并沒有一個統一的認識。但作為一種新的管理理念，知識管理及應用己成為各學科領域關注的熱門課題，這一點是毋庸置疑的。早期檔案界對知識管理問題的關注，多是從知識經濟的視角間接涉及知識管理的有關內容，并對知識產權檔案及其管理進行了集中研究。1999年，《檔案管理》第3期刊登的題為《信息網絡時代的知識管理》論文，可看做是檔案界對知識管理的初步關注。2000年，《檔案管理》第4期刊登的《檔案管理與知識管理》，標志著檔案知識管理研究的正式開始。在這十幾年中，究竟檔案界對知識管理的研究狀況如何?筆者通過“中國知網”檢索出了3篇綜述性文獻，即倪代川、丁華東的《檔案知識管理研究分析(2000年-2006年)》，徐擁軍、鄧榮華的《檔案學界知識管理研究述評》，賈玲、曾虹的《檔案知識管理研究的定量分析》。這些文獻，是對一定時期內，檔案知識管理研究概況和重點的有益探索，但隨著知識管理實踐的發展和理論研究的日益深入，有必要對相關研究成果作進一步分析，以獲得更為全面的認識。
　　
　　2主要研究成果
　　
　　筆者選取“中國知網”(CNKI)進行“跨庫高級檢索”，以“題名”和“主題”為檢索項，以“知識管理+檔案”為檢索詞，匹配“模糊”，分別檢索出2006年-2010年相關論文169篇。通過對文獻摘要、關鍵詞及具體內容的分析，將國內檔案知識管理研究成果概括為以下四個方面。
　　2.1檔案知識管理的涵義與內容
　　2.1.1檔案知識管理的涵義。作為一種新事物，國內學者對“檔案知識管理”的涵義尚未有統一認識。張濤認為，檔案知識管理就是在知識管理指導下對智力資本進行綜合決策并實施全面管理的一種全新的管理模式。徐擁軍通過對檔案管理與知識管理的雙向審視，提出“檔案知識管理”包含了“以知識管理為導向的檔案管理”與“以檔案管理為基礎的知識管理”兩層含義。更多的學者則結合企業、數字檔案館等具體領域闡述對這一概念的認識。如，張海燕提出，企業檔案知識化管理是在企業檔案管理過程中運用知識管理深入挖掘企業檔案中蘊含的有用知識單元并對其進行組織，實現知識創新。丁恩多提出，數字檔案館的知識管理，就是通過對數字檔案館所擁有的智力資本進行組織、開發和運營，實現知識創新、知識擴散和知識增值的過程。
　　2.1.2檔案知識管理的內容。對于檔案知識管理的主要內容，學者們多將知識管理的理念引入檔案管理，基于知識管理的要求對檔案實踐活動進行分析。張海燕提出，企業檔案知識化管理的內容包括知識的獲取和積累，知識的整理和分類，知識的共享和應用。高萌萱基于檔案管理實踐，認為檔案知識管理包括三方面內容：一是對記錄有知識載體的管理；二是對知識信息的管理；三是對知識實踐活動的管理。宋琦、梁秀慧、劉敏認為，檔案知識管理的主要內容是知識地圖的構筑、知識庫的創建和知識社區的建設。大多數學者認為，數字檔案館知識管理的主要內容包括知識創造、知識組織、知識檢索與知識服務。
　　2.2檔案管理與知識管理的關系。大多數學者認為，知識管理是現代檔案管理工作的新階段，檔案實體管理和信息管理為檔案知識管理奠定了基礎。具體地說，他們認為，檔案管理是知識管理的基礎和主要內容，二者同屬信息管理的范疇。管理對象重疊，管理技術相同，終極目標一致，運作流程相似。社會發展要求檔案管理應以知識管理為發展方向，并作為知識資源管理工作的核心。許多學者同時指出，知識管理的范圍要大于檔案管理，二者的側重點、作用、機制等均有區別。如，徐擁軍認為，檔案管理與知識管理既相近相通又相差相異，同時，具有互動性。從集合論來看，二者是交叉重疊關系。從系統論來看，二者是耦合關系。
　　2.3知識管理對檔案工作的影響。將知識管理理念引入檔案工作，大部分學者對此持積極態度，認為知識管理對提高檔案工作的競爭力、拓寬檔案管理領域及其發展具有重大意義。丁華東認為，知識管理的引入，代表了一種新的學科范式的萌生——“后保管范式”或直接稱之為“檔案知識管理理論范式”。宋琦、梁秀慧、劉敏立足于檔案工作實踐，認為檔案管理活動實施知識管理，可以解決目前檔案管理中的信息混雜、知識無序等現實問題。徐瑩立足于高校，從提高決策質量和決策效率、降低人力資源成本、提高高校的辦學水平等三個方面，論述了在高校檔案管理中實施知識管理的意義。丁恩多則論述了數字檔案館實施知識管理的必要性，提出知識管理是數字檔案館管理的首選模式。同時，也有學者認識到，傳統的檔案管理和信息時代檔案管理還存在著許多問題，尚未上升到知識資源管理。如，陶稀瑁認為，檔案人在知識管理到來之際，歡欣鼓舞之時，更應冷靜地審視當前企業的檔案工作狀況，抵御邊緣化風險。那么，檔案管理工作應如何進行創新以適應知識管理發展的大潮?對此，學者們達成了基本共識，即要完善檔案信息管理職能；實現檔案管理業務流程再造；豐富和拓展檔案管理技術；提供優質、高效的檔案知識服務：提高檔案管理人員的素質等。
　　2.4檔案知識管理實施策略。如何實施檔案知識管理，一直是檔案知識管理研究的重點。筆者認為，其主要可劃分為三大研究內容：一是對知識本身的管理策略研究；二是對實施檔案知識管理基本流程的研究；三是對實施檔案知識管理相關要素的研究，主要集中于環境、資源、技術、服務、人員等與知識要素有關的管理。
　　2.4.1對知識本身的管理策略研究。在知識管理領域，對知識的分類一貫有“顯性知識”和“隱性知識”之說。一些學者認為，文檔中所蘊含的知識主要是顯性知識，要對其進行大力開發利用，才能有效參與知識管理進程。同時，也有許多學者對檔案工作中實現隱性知識顯性化問題作了探討。如，羊雋芳在論述做好高校檔案知識服務工作時，強調了高校知識服務的任務之一是參與隱性知識挖掘工作。范桂紅則提出，要挖掘顯性檔案知識資源及企業人員腦海中的隱性知識。另外，一些學者提出，應突破“傳統文檔檔案應用”思想，樹立“大檔案觀”，建立一個整合檔案、圖書、情報等知識資源的平臺，實現“業務協同知識管理”，從而建立全新的檔案知識管理模式。
　　2.4.2對實施檔案知識管理基本流程的研究。此類研究文獻并不多。許桂清認為，“所謂知識流程的管理，是指為保證知識從產生、獲取、共享、創新、利用到知識挖掘的整個知識流程暢通而采取的保障措施”，并提出了知識管理在檔案信息資源管理中的實際應用流程與實例。孟歆指出：“檔案管理流程重組的核心是檔案管理中信息流的重組。”
　　2.4.3對實施檔案知識管理相關要素的研究。大多數學者從對檔案知識管理相關要素的研究分析其實施策略。趙鳳俐、于航認為，進行知識管理的首要環節是對工作環境的改善，提出創建知識傳播與共享的環境，使得知識更容易交流、創造和積累。張海燕提出文檔管理系統、數據倉庫、數據挖掘、知識地圖、企業內部網等技術策略；黃小忠、史江也將數據挖掘技術引入基于知識管理的數字檔案館，提出要對數字檔案館中的固化資源、智力資源和用戶利用行為信息等進行挖掘。在人力資源方面，多數學者認為，知識管理對檔案工作人員提出了新要求，檔案人員應提高自身素質，掌握現代信息技術，在做好傳統檔案工作的基礎上實現角色的轉變。如，章小波提出了企業知識管理中檔案人員應具備的勝任特征。
　　
　　3總體評價
　　
　　通過以上分析，我們可以看出，從介紹檔案知識管理的涵義與內容，檔案管理與知識管理的關系等基礎理論知識，到將其應用于企業、高校等組織并提出具體實施策略，檔案學界開始從表層理論描述發展到具體建設方案的構建，探討范圍在不斷拓寬，探索的深度也在不斷加強。同時，檔案學界積極借鑒管理學、圖書情報學等學科的成果充實研究內容，如，陳海靜引入協同理論分析企業檔案工作與知識管理環境協同的策略，蔡娜、袁田試圖將基于知識管理的建設數字圖書館的經驗教訓運用于數字檔案館等，均是檔案界對這一研究課題的有益嘗試。但是，一個學術研究領域的建立是一個循序漸進的過程，其中，必然有許多尚待挖掘之處，筆者認為，未來的檔案知識管理研究應在以下幾個方面引起注意。
　　3.1把握檔案知識管理的基本內涵。國內外對知識管理涵義的不同認識，源于所選取的研究視角和所遵循的邏輯不同。有的將知識管理當做一種管理理念、管理科學，有的將其作為一種管理內容、管理過程，或是一種組織能力，從而造就了對知識管理定義的差異性。我國學者對檔案知識管理涵義認知的差異也存在類似情況，且多是基于不同領域而得出的相應定義。如，張海燕提出了企業檔案知識管理的涵義；丁恩多、李澤鋒等對數字檔案館知識管理的涵義進行了分析等。凡此種種，皆是檔案知識管理理論研究不成熟的表現，有待隨著實踐的發展對其進行進一步研究。但首先，我們應把握住檔案知識管理的基本內涵。對其涵義的認識一般應包括以下幾點：第一，其管理理念或方法是知識管理。第二，管理對象由檔案轉變為知識。第三，檔案管理業務流程由對檔案的收集、整理、鑒定、保管等轉化為對檔案中蘊藏知識的獲取與挖掘、記錄與存取、組織與整合、創新與利用等過程。第四，最大的特點是在檔案管理中將信息技術與“人本”思想結合起來，且更注重后者，使檔案人員完成從“保管員”向“知識管理協作者”的角色轉變。
　　3.2明確檔案管理在知識管理進程中的定位。檔案界對檔案管理與知識管理的關系進行了諸多探討，徐擁軍在《企業檔案知識管理模式——基于雙向視角的研究》一書中，對這一問題進行了較為全面的論述，使我們對二者的關系有了一個較為清晰的認識。但在知識管理進程中，檔案管理究竟處于何種地位?檔案管理人員應如何對自身職能進行定位?對這方面尚未進行系統化分析，僅李夏、陸曉利在《檔案管理在企業知識管理進程中的定位一基于麗珠醫藥集團案例分析》一文中，對此進行了初步探討。因此，如何合理確定檔案管理在知識管理進程中的位置，是企事業單位管理人員以及檔案管理人員都應該認真思考的問題。
　　3.3細化檔案知識管理策略研究。檔案學界普遍認為，知識管理對檔案工作具有重大指導意義，但在研究檔案知識管理策略時，存在研究方法和研究內容上的一些問題。一方面，檔案界缺少務實的關注現實問題的實證研究，檔案知識管理研究中占主導地位的仍然是探索性的定性分析，以非實證研究為主。類似許桂清的《知識管理在檔案信息利用中的實證研究》這樣的文章較少。另一方面，在進行策略分析時，仍存在著“研究重點是宏觀層面的理論研究，少有微觀層面的實踐探討；在理論研究過程中，較少輔之以具體的、生動的、典型的案例作為旁證”等問題。如，許多學者提出，在知識管理背景下，要對檔案管理業務流程進行優化、重組，但具體如何操作實施卻談之甚少。因此，應進一步細化對檔案知識管理策略的研究，使其能夠真正與實踐工作相契合，從而指導實