大學(xué)城圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)

　　20世紀(jì)90年代中期從美國開始，波及全球的信息高速公路也同樣波及了圖書館行業(yè)，其核心為數(shù)字化建設(shè)，這就使圖書館研究文獻(xiàn)、信息采集等傳統(tǒng)的圖書館學(xué)，面臨新的信息技術(shù)的革命，會使圖書館事業(yè)呈現(xiàn)出前所未有的嶄新面貌。
　　高校圖書館檔案作為一種文獻(xiàn)資源，是圖書館一切活動的真實記錄，是圖書館工作的重要組成部分。很多高校經(jīng)歷了大學(xué)城的搬遷工作，在其他所有的文獻(xiàn)和圖書資料數(shù)字化的同時，也深感圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性。因此，需要建立圖書館檔案數(shù)字化信息管理，使大學(xué)城圖書館能有更好的發(fā)展前景，也使圖書館員更好地為讀者服務(wù)。
　　
　　1大學(xué)城圖書館檔案管理面臨的現(xiàn)狀
　　
　　1.1依舊不“受寵”。多年來，由于決策者和普通館員的檔案意識不強，雖然，許多學(xué)校檔案室會從圖書館抽取相關(guān)材料進(jìn)行存檔，但圖書館本身卻沒有作檔案管理的要求。在實際工作中，學(xué)校抽取的只是圖書館工作的一些部分，更多的是圖書館工作、變化、活動等內(nèi)容的珍貴資料，像普通辦公文件一樣只是擱淺存儲。圖書館的檔案多年一直處于“一時使用重要，查詢使用次要，平時無用不要”的處境，多年受不到各界領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員也只是抱著“做好眼前的借、閱、還”等日常工作即可的心態(tài)，多年面臨這種尷尬的境地。
　　1.2依舊不”健全”。目前，高校圖書館斷檔和缺檔的情況很普遍，對于在各項業(yè)務(wù)流程中形成的業(yè)務(wù)檔案收集不夠全面，只注重保存一些院校級行政檔案，載體形式上的檔案也只局限于紙質(zhì)檔案、電子文本、圖片等。
　　而實際上，高校圖書館檔案應(yīng)包括政文、業(yè)務(wù)、人事、科研、基建設(shè)備、黨總支建設(shè)及其他等方面。這些存儲檔案存在以下諸多問題：由于制度不健全，檔案收集處于被動地位；歸檔范圍不明確：檔案資料存在斷檔或缺檔情況，缺乏連續(xù)性；沒有進(jìn)行分類立卷、案目登記及歸檔加工，缺乏規(guī)劃性的管理，利用起來不方便：沒有專職的檔案管理人員，等等。
　　1.3管理水平依舊。管理模式上，許多圖書館沒有統(tǒng)一的檔案資料室，資料分散在各部門、各個辦公室或個人手中，很難體現(xiàn)全面性。管理制度上，很多高校圖書館未建立檔案收集和管理制度，單憑個人自覺性，難以保證收集的完整性和檔案的連續(xù)性。管理標(biāo)準(zhǔn)上，傳統(tǒng)的“數(shù)字法”、“字母法”難以適應(yīng)大學(xué)城圖書館更多、更復(fù)雜的工作需要。因此，圖書館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)顯得尤為重要。管理形式上，手工方式依舊占據(jù)檔案管理的主要地位，檔案管理的信息化水平落后于圖書館整體的現(xiàn)代化進(jìn)程，檔案查詢及利用效率極低。組織機(jī)構(gòu)上，不是未設(shè)立檔案管理崗位，就是崗位職責(zé)不明確：既沒有專業(yè)的檔案管理背景，又缺少專門的培訓(xùn)：一些固有的思想和落后的方法難以適應(yīng)信息化的趨勢。
　　1.4依舊無分類。圖書館檔案作為一類相對獨立的專門學(xué)科，在管理過程中，缺少依據(jù)給圖書館檔案完整地分類，很多院校只能采取按時間排序或字母排序歸檔的辦法，查詢利用時非常不方便。
　　
　　2圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的實施
　　
　　當(dāng)前，很多高校已搬遷到大學(xué)城，大學(xué)城很多資源已實行信息化的管理，圖書館的檔案管理也應(yīng)及時隨之付諸實施。
　　2.1電子檔案的特性。檔案是形成者當(dāng)時直接使用的原始文件的轉(zhuǎn)化物，就是說檔案是歷史的原始記錄。與紙質(zhì)文檔相比，電子文件檔案是指人們在社會活動中形成的，以計算機(jī)磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙，等等。
　　電子文件有以下幾個特點：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀和利用；電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞：電子文件的利用是可以共享的，不受時間和距離的影響；電子文件的保存和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
　　2.2檔案信息利用頻率。在大學(xué)城搬遷的初始階段，由于新建數(shù)字化檔案信息，在此生命周期內(nèi)，檔案信息利用頻率高，因此，必須快速響應(yīng)。基于此，須采用磁盤、光盤等載體保存檔案信息，以滿足用戶快速利用的要求。利用頻率有所降低的時候，須采用光盤庫等存儲介質(zhì)保存，既可滿足較高的響應(yīng)速度，又具有成本低、便于尋檢的優(yōu)勢。如果長期保存，利用頻率較低的時候，需重視到數(shù)字化檔案信息管理的安全性、有效性及可讀性。可采取縮微膠片進(jìn)行存儲，發(fā)揮其穩(wěn)定、可靠、長期可讀性好的特點，以滿足檔案信息長期安全保存和有效可讀的目的。
　　2.3技術(shù)方面相互融合。數(shù)字技術(shù)與模擬技術(shù)不僅可以在檔案管理工作中配合使用，還可以相互融合。譬如，對檔案原件進(jìn)行掃描，存儲數(shù)字化信息的同時，可以輸出模擬信息到縮微膠片上。既可以快速利用，又可長期安全保存，還可以將縮微膠片上的模擬信息數(shù)字化后提供利用。這樣，既避免了掃描、縮微拍攝的重復(fù)工作，也彌補了縮微膠片利用不方便的缺點。
　　2.4確保數(shù)字化檔案的真實性。對于檔案利用者來講，數(shù)字化檔案信息的真實可靠性是十分重要的，因此，確保數(shù)字化檔案信息真實性是數(shù)字化檔案信息工作的中心任務(wù)之一。為確保數(shù)字化檔案信息的真實性，就必須詳細(xì)記錄與描述、保存原始檔案文件的全部信息，如，正式檔案文件的結(jié)構(gòu)、格式、名稱、總登記號、分類號、檔案編號、時代、作者、數(shù)量、用途、來源、尺寸、重量、形狀、產(chǎn)生的日期、入藏日期、征集經(jīng)過、流傳經(jīng)歷、修復(fù)、裝裱、復(fù)制記錄、現(xiàn)狀記錄、照片拍照、使用的原始記錄，等等。這些特征，對于確保數(shù)字化檔案信息可靠性都很有幫助。最后，要規(guī)范著錄這些最原始、最基本的信息，并在此基礎(chǔ)上，建立便于檔案檢索的元數(shù)據(jù)。
　　2.5信息的可讀可利用性。數(shù)字化檔案信息長期安全保存的目的是為了提供有效利用。對數(shù)字化信息來講，由于存在非直讀性、設(shè)備依賴性等特點，要想提供有效利用，不僅需要保證信息載體的安全，還要保證信息內(nèi)容是可讀、可利用的。因此，在數(shù)字化過程中，應(yīng)強調(diào)其有效利用性。否則，如果僅僅是保證了載體的安全，而不能提供有效利用，安全保存也是沒有意義的。
　　2.6數(shù)字化檔案信息的運行保障。要加強網(wǎng)絡(luò)化機(jī)房及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性的保護(hù)，加強數(shù)字化檔案災(zāi)備措施，要盡可能做到實時備份。如果條件許可，最好能采取異地災(zāi)備的方式，還需建立完善的數(shù)字化檔案信息管理機(jī)制，以實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性、機(jī)密性、可控性，保障數(shù)字化檔案信息的健康運行。
　　
　　3大學(xué)城檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義
　　
　　在當(dāng)今社會的各個領(lǐng)域，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，其重要性也越來越突出。在高校圖書館檔案工作中，基于網(wǎng)絡(luò)的檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅可以提高工作效率，而且，可以促進(jìn)圖書館檔案資源的有效開發(fā)和利用，從而使圖書館檔案工作的發(fā)展與現(xiàn)今圖書館的發(fā)展保持同步。
　　3.1節(jié)約日常開支。高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，促進(jìn)了高校圖書館建設(shè)的發(fā)展，大量的圖書館管理和發(fā)展的檔案信息資料不斷生成。傳統(tǒng)的圖書館檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時期圖書館檔案建設(shè)工作，依靠增加檔案管理人員和檔案管理費來加強圖書館檔案建設(shè)，不僅增加了圖書館的日常開支，而且，難以達(dá)到預(yù)期的效果。而圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且，避免了因反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
　　3.2提高辦公效率。圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)使資料能及時歸檔并盡快提供利用，從而提高了辦公效率。以辦公室檔案管理為例，由于辦公室日常檔案文件很多，而且，比較散亂。要想準(zhǔn)確統(tǒng)計、動態(tài)了解這些日常檔案文件，按以往的傳統(tǒng)管理方法，必須歸檔后才能得知，而數(shù)字化檔案就能準(zhǔn)確地反映當(dāng)前想要了解的情況。
　　同時，數(shù)字化檔案使查詢資料變得非常簡單，真正讓使用人員做到“足不出戶”便可知曉想要了解的文件內(nèi)容。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為超時空檔案，高校圖書館檔案室也從文件實體的保管基地變成了提供利用信息的控制中心。
　　3.3為教學(xué)科研提供參考。高校圖書館的檔案信息資料，是高校圖書館自身發(fā)展、建設(shè)的第一手資料，翔實可靠。在信息技術(shù)和教育事業(yè)飛速發(fā)展的新形勢下，它對圖書情報學(xué)、圖書情報事業(yè)以及高校圖書館自身的發(fā)展和建設(shè)的基礎(chǔ)性理論研究及應(yīng)用性研究，都將變得十分重要。高校圖書館憑借其豐富的現(xiàn)實資料、數(shù)據(jù)以及新知識，能為圖書情報事業(yè)和高校圖書館自身的發(fā)展研究提供可靠的信息資源保障。同時，搞好圖書館基礎(chǔ)數(shù)字匯編和圖書館工作專題資料匯編等工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門就可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢到數(shù)字化的圖書館檔案資料，將其作為高校開展科研教學(xué)工作的重要參考資料，這也充分地發(fā)揮了數(shù)字化圖書館檔案的作