民生檔案管理利用現狀分析

　　目前，民生檔案的管理利用存在的問題有：各級國家綜合檔案館館藏結構不夠優化，涉民專門檔案種類和數量少，管理不系統、不集中；涉民部門民生檔案分散管理，利用狀況參差不齊等。分析原因如下：
　　
　　1社會發展水平以及檔案政策法規的限制
　　
　　1.1圍繞黨和國家的中心工作做好服務這種性質，決定了館藏檔案來源渠道的單一。在計劃經濟體制下，一切經濟活動受國家的宏觀控制，社會活動和經濟活動的單一性，使得檔案的形成也呈現出單一性。黨政機關是那個時期檔案工作的主要服務對象，而黨政機關紅頭文件及其他公務活動形成的材料，是“建國”以來各級檔案館收集、保管的主要來源和主要內容，因而，黨政機關之外的其他組織和個人的檔案被忽視。奠定了各級檔案館“文書檔案為主”的單一結構的基礎。
　　1.2檔案法規的限制和規定使得涉民專門檔案的部門所有和分散保管。
　　《全國檔案館設置原則和布局方案》將檔案館分為各級國家檔案館、部門檔案館、企事業單位檔案館三類，將“各級國家檔案館”細分為綜合檔案館和專業檔案館。機構是管理體制的依托，機構形式決定著管理職責。檔案館的“分類”設立，決定了專業檔案的部門所有和分散保管，從根本上造成了綜合檔案館館藏結構先天上的相對單一局面。
　　1.3社會檔案意識淡薄，涉民專門檔案的管理被忽視。在注重物質條件的計劃經濟時代，黨和政府主要是“抓革命、促生產”，沒有過多精力去關注公民個體的精神需求，更談不上民主意識、維權意識、檔案意識。因此，關系公民個人利益的各種檔案材料在產生、形成、管理和利用方面，單位或公民個人都不重視。產生形成少，不注重保管保存，早期的民生檔案種類數量少，保存殘缺不全，管理混亂。而今，一旦受重視，管理方面的漏洞就暴露無遺。
　　
　　2檔案行政管理部門對國家檔案政策執行偏頗
　　
　　檔案行政管理部門沒有把涉及民生的專門業務檔案納入業務指導和移交進館的范圍。
　　2.1對各單位所有檔案實行集中統一管理不到位。《檔案法》第十條規定，“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交”，“應立卷歸檔的材料”當然不排除業務檔案，所以，所有檔案，都應集中單位檔案室統一管理。在這方面，檔案部門僅僅要求各單位文書、會計、科技、聲像四大門類檔案實行集中統一管理，而對各單位的專門業務檔案集中統一管理卻未作硬性要求(人事檔案另有規定除外)，因而，絕大多數單位檔案管理雖有集中但未實現真正的集中。
　　2.2對各單位專門業務檔案定期向檔案館移交沒作明確要求。各級檔案館在歷次的檔案接收中，都沒有對各單位相關專門業務檔案的進館問題進行明確要求。正因為如此，導致這方面的專門業務檔案都未能進館。市檔案館僅有的一些專門檔案，有的是檔案館上等級必須所為、爭取的結果；有的是一些撤銷單位移交的。這些也是導致市縣檔案館館藏單一的原因。
　　2.3業務指導滯后，缺乏相應的規章和業務標準。民生檔案屬于專門檔案范疇。在通常的業務指導中，檔案部門最注重抓文書檔案的業務指導，對會計、科技、聲像檔案在上級要求上等級的情況下，也會加強指導；但對各單位相伴產生的專門業務檔案，檔案部門長期以來沒有納入業務指導的范圍。而“公檢法”、審計、工商、稅務等部門對業務檔案的重視，也基于業務工作離不開這些檔案。其他行業或者是緣于系統內部的要求而需要進行檔案管理，與檔案部門的業務指導和行政干預關系不大。2008年，我市某縣對全縣專門檔案資源普查結果表明：在普查的138種專門檔案中，制定規范或標準的有57種，沒有制定的有81種；而這些規范和標準中，由上級業務主管部門與檔案部門聯合制發的只有36種，其他或是由上級業務主管部門單獨制定的，或是由立檔單位、形成科室自行制定的。因而，專門檔案在管理方面呈現出各自為政、各行其是的局面，總體上缺乏統一的管理規范和標準，在工作中，檔案部門沒有履行有效的監督、指導和服