檔案異地備份基地的構建

　　摘要：檔案的異地備份管理耗資較大，單個檔案館往往難以獨自承擔。國家檔案局已明確提出通過開展館際互備的形式進行異地備份建設，但我們的研究不能僅限于此。為此，借鑒國內(nèi)外圖書館聯(lián)盟的理念，提出建立更大范圍的檔案館聯(lián)盟，在災難管理中尋求合作，通過協(xié)作推動檔案異地備份基地建設的實施，從而以低成本、高效益提高檔案館的災難應對能力。
　　關鍵詞：檔案異地備份基地；構建模式；檔案館聯(lián)盟
　　
　　檔案館的容災備份管理需要投入大量的人財物力，單個檔案館往往難以獨自承擔，如何以較小的投入，最大限度地提高檔案館的災備能力，確保檔案的安全成為亟待解決的問題。從成本收益分析角度來看，建立檔案館聯(lián)盟，在災難管理中尋求合作，通過協(xié)作推動檔案異地備份基地建設的實施，不啻為一種提高災難應對能力的有效措施。
　　
　　1　檔案界及相關行業(yè)聯(lián)盟的發(fā)展現(xiàn)狀
　　
　　聯(lián)盟并不是檔案館獨有的現(xiàn)象，國內(nèi)外圖書館界聯(lián)盟的發(fā)展遠遠走在了檔案館的前面。如，1997年成立的“圖書館共同體國際聯(lián)盟”(“Internationalcoaliti on
　　of
　　Library
　　con s ortia”，簡稱“ICOLC”)，由美國、加拿大、荷蘭、以色列、澳大利亞等國的約150個圖書館聯(lián)盟組成，代表全世界5000多個加盟館?！癇igll”(“大11聯(lián)盟”)是1985年由美國紐約地區(qū)的11個綜合研究性圖書館組成的圖書館聯(lián)盟，并由紐約州政府立項、出資，指定該州11個綜合研究性圖書館建立紐約州聯(lián)合文獻保護計劃項目。“大11聯(lián)盟”合并各館計劃中的強項，提出在經(jīng)濟上切實可行的防災戰(zhàn)略。1993年，成立英國的“M25 Consortium of Academic Libraries”(倫敦地區(qū)學術圖書館聯(lián)盟)，目的是為了鼓勵英國倫敦地區(qū)高等教育成員圖書館之間加強協(xié)作，以提高對讀者的服務能力。目前，災難管理成為聯(lián)盟的重要協(xié)作活動之一。1999年，M25在災難管理方面制定了非常審慎的《相互支援協(xié)議》，提出：“為了讓受災圖書館人員能夠集中精力處理災難，通過向受災成員館提供研究空間的接入服務，提供人員支援等方式來支援受災成員館?！?br/>　　國內(nèi)圖書館聯(lián)盟建設始于20世紀90年代中后期，近年來，發(fā)展十分迅速。其中，較具代表性的是“CALIS”和“NSTL”。“CALIS”(中國高等教育文獻保障系統(tǒng))，是1998年11月由國家經(jīng)費支持成立的高校圖書館聯(lián)盟，主要解決高校圖書館各館自我保障模式的弊端、經(jīng)費不足、文獻利用率低、網(wǎng)絡環(huán)境下信息獲取等問題?！癗STL”(國家科技圖書文獻中心)于2000年成立，由中國科學院文獻情報中心、工程技術圖書館、中國農(nóng)業(yè)科技學院圖書館、中國醫(yī)學科學院圖書館組成一個虛擬的科技文獻信息服務機構，負責科技文獻信息資源共建共享工作的組織、協(xié)調(diào)與管理13]?？偟目磥?，我國的圖書館聯(lián)盟多以資源共享為出發(fā)點，通過互聯(lián)網(wǎng)及相關技術，實現(xiàn)跨地域的圖書館資源共享。目前，借助圖書館聯(lián)盟進行容災管理的研究還處于起步階段，相應實踐也很少，但其聯(lián)盟模式和理念值得檔案部門借鑒。
　　在檔案界，針對“檔案館聯(lián)盟”的文獻很少，筆者以“檔案館聯(lián)盟”為關鍵詞在“中國知網(wǎng)”中搜索，經(jīng)過相應分析后得知，與檔案館聯(lián)盟間接相關的文獻有3篇，與其直接相關的文獻只有1篇，即，肖文建于2002年在湖南檔案上發(fā)表的《論建立檔案館聯(lián)盟》。雖然與此相關的理論研究較少，但是有關檔案館聯(lián)盟的思想已經(jīng)滲透在檔案工作中。2009年10月30日，在上海召開的“全國檔案館工作會議”上，國家檔案局局長楊冬權說：“國家檔案局提倡和支持省級和副省級城市檔案館自愿結對，互為對方建立檔案備份庫?！薄皩嵭叙^際互備”，其實，就是檔案館聯(lián)盟的一種形式，即兩個檔案館之間的聯(lián)盟，除了這種形式的聯(lián)盟外，還可以開展更大范圍的檔案館聯(lián)盟，并通過建立基于協(xié)同容災的檔案館聯(lián)盟，開辟我國檔案異地備份基地構建的新理念和新模式。
　　
　　2　基地的整體構建流程
　　
　　檔案館聯(lián)盟的建立及有效運行是成功構建異地備份基地的關鍵，因此，基地的構建要從檔案館聯(lián)盟的組建開始。檔案館聯(lián)盟是各檔案館之間協(xié)作的產(chǎn)物，它的形成必須以各館之間的互相配合與協(xié)作作為前提14]。基于災備的檔案館聯(lián)盟已有明確的目標定位，因此，成員館的選擇至關重要，選擇時要綜合考慮多方因素。聯(lián)盟組建后，成員館通過協(xié)商，以切合實際的方式建立檔案異地備份基地，如，可以重新選址共建檔案異地備份基地，也可以選擇把某一成員館打造為共享的異地備份基地等。具體的流程可參考圖1：
　　
　　
　　3　保障基地順利構建及有效運行的措施
　　
　　3.1　積極尋求政府或行業(yè)協(xié)會的領導和支持。異地備份基地建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，各階段、各環(huán)節(jié)工作的高效有序進行，需要政府和行業(yè)協(xié)會的支持和重視。如，政府可以制定相關的法規(guī)政策，給予一定的資金支持或是積極引導社會各界向基地援助；還可加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，使得相關部門積極配合檔案異地備份基地建設。由于行業(yè)協(xié)會的權威地位，在同行中的號召力可作為檔案館聯(lián)盟構建的有利條件。基地建立后，檔案學協(xié)會可以為其提供指導與幫助，也利于加強與理論界的溝通，引進國外有關檔案異地備份基地建設以及其他行業(yè)數(shù)據(jù)異地備份實踐的成功經(jīng)驗。檔案部門要高調(diào)宣傳檔案異地備份基地建設的必要性、可行性，爭取領導支持，利用各種機會，爭取相關部門配合。
　　
　　3.2　健全檔案館聯(lián)盟機構。檔案館聯(lián)盟需要正式的、健全的聯(lián)盟機構來保證聯(lián)盟的正常運行。組織機構的設置應盡量趨于扁平化，打破館與館之間、部門與部門之間的界限與隔閡，加強聯(lián)盟成員之間的交流。其基本的結構圖如圖2，但在實踐中，聯(lián)盟機構的設置應根據(jù)聯(lián)盟的規(guī)模、大小等實際情況而定。策機構，由檔案領域資深的專家、跨系統(tǒng)的科技專家等組成，相關的政府機構負責人也是其中不可少的一部分。相關政府機構的參與，可以協(xié)調(diào)調(diào)動相應的資源，給予相應的政策傾斜，對聯(lián)盟的發(fā)展起到良好的促進作用；并可以發(fā)揮政府機構對聯(lián)盟的監(jiān)督監(jiān)管的作用，確保聯(lián)盟的建設符合公眾的利益。在整個機構的設置中，機構的人員組成應呈現(xiàn)出多元化狀態(tài)，不需要很多的專職工作人員，一般由聯(lián)盟館的人員兼職。如，各工作小組中的人員一般可由各聯(lián)盟館委派人員參加，借助人才優(yōu)勢，節(jié)省開支。此外，還可以聘用一定數(shù)量的檔案專業(yè)或相關專業(yè)的學生志愿者，為其提供一個實踐的平臺。對于一些科技含量較高的項目，可以聘請相關專家給予技術和管理方法上的支持。
　　
　　3.3　形成有效的聯(lián)盟成員管理機制。基地建立后，如何對各聯(lián)盟館進行有效的管理至關重要，如何把分散在各聯(lián)盟成員中的物資、專家、管理經(jīng)驗等優(yōu)勢匯集起來，實現(xiàn)資源、人員和技術的有效集成，關系基地建設運營的高效性和長期性。首先，由于聯(lián)盟成員在地理位置上具有分散性，為保證成員之間信息溝通的暢通，聯(lián)盟成員領導應發(fā)揮橋梁作用，注重營造聯(lián)盟成員間交流的軟環(huán)境，如，定期召開會議，向聯(lián)盟成員匯報檔案異地備份基地的運營狀況；建立檔案異地備份特色基地網(wǎng)站，為檔案館聯(lián)盟成員之間及與外界的交流提供一個平臺；在網(wǎng)上設聯(lián)盟成員的BBS或交流群，用以討論基地建設及運營中的問題或發(fā)展對策。以實現(xiàn)聯(lián)盟成員的優(yōu)勢互補，發(fā)揮整體效益，確保異地備份基地的高效運轉(zhuǎn)，降低單個檔案館容災的成本。
　　其次，要建立檔案館聯(lián)盟的管理制度?；跒膫涞臋n案館聯(lián)盟以確保檔案安全為目標，通過協(xié)同容災，以最小的成本和最大的效益提高檔案館災難應對能力。因此，聯(lián)盟管理的各項制度都是為檔案容災保駕護航。在制度中要明確聯(lián)盟成員的責、權、利，遵循責權利對稱的原則，具體為：①責權利互相掛鉤。要使成員能夠有責有權有利，克服有責無權或有責無利的責、權、利脫鉤的狀況。②責權利明晰化。要使成員知道具體的責任內(nèi)容、權力范圍和利益大小。在責權利三者的排序上，通常采用的是以責定權、以責定利15]。此外，契約也是檔案館聯(lián)盟制度建設中的一個重要的部分。雖然檔案館聯(lián)盟成員間的合作關系是建立在相互信任的基礎上，但聯(lián)盟的維系更多是通過“軟約束”來協(xié)調(diào)的。制度建立后需要聯(lián)盟成員共同遵守，對于違反制度及其他一些不利聯(lián)盟發(fā)展的消極行為應及時采取措施，按照契約或規(guī)定的程序取消合作，要求其退出聯(lián)盟并按其情況進行相應的處罰。
　　
　　3.4　保證基地建設及維護過程中資金來源的可靠性與穩(wěn)定性。穩(wěn)定可靠的資金是檔案異地備份基地長期有效運營的物質(zhì)基礎。由于綜合性檔案館屬于財政全額撥款事業(yè)單位，每年的經(jīng)費都是有限的。檔案館聯(lián)盟形成后，經(jīng)費短缺問題可能是制約其發(fā)展的主要因素，因此，除了要積極爭取政府的財政支持外，要注意充分發(fā)揮基地建立后的資源整合優(yōu)勢及集成服務的能力，增強基地自身的“造血功能”。如，為利用者提供網(wǎng)絡參考咨詢、信息推送等個性化的增值服務；借助“檔案展覽”平臺，開發(fā)檔案展覽文化產(chǎn)品；與影視文化機構合作開發(fā)檔案資源等。同時，充分發(fā)揮聯(lián)盟的整體優(yōu)勢，嘗試以聯(lián)盟的名義籌集資金，拓展融資渠道，爭取社會援助。建立檔案異地備份基地建設保障基金會是一項可行的措施，可以將其納入社會公益慈善機構的范疇，合法地接受社會捐贈。由于基金會的設立要通過國家相關機構的嚴格審核，并對其運作情況進行有效的管理，因此，基金會的建立從某種程度上實現(xiàn)了對檔案事業(yè)的各項捐贈活動的法制化管理。
　　此外，經(jīng)費的使用和運作要遵循公開、公平的原則，尤其是對捐贈的資金要接受政府和社會的監(jiān)督，使資金的使用透明化，讓社會任何一方都能夠看到款項用到了實處。另外，在基地可以建立有效的監(jiān)管機構，如，跨領域、跨部門的專家組成理事會，對基地的資金使用情況進行監(jiān)督，避免可能出現(xiàn)的各成員館之間爭奪經(jīng)費、謀取自身利益的不良現(xiàn)象，有效地保證聯(lián)盟資金的合理流通。
　　
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