高校檔案知識管理研究評析

　　摘要：通過對2000-2010年有關(guān)高校檔案知識管理研究文獻(xiàn)的數(shù)量、作者、來源期刊等進(jìn)行定量統(tǒng)計，并全面分析文獻(xiàn)內(nèi)容，可以得出結(jié)論，學(xué)界對于高校檔案知識管理的研究總體呈上升趨勢，發(fā)表文獻(xiàn)的數(shù)量逐年遞增，研究內(nèi)容包括高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)、高校檔案管理模式變革及實(shí)施知識管理的具體方法等。多數(shù)學(xué)者是從宏觀層面進(jìn)行理論研究，對比研究不夠，研究深度有限。
　　關(guān)鍵詞：高校檔案；知識管理；文獻(xiàn)計量；圖情檔一體化；檔案知識服務(wù)；學(xué)習(xí)型檔案機(jī)構(gòu)
　　
　　近年來，檔案學(xué)界日益關(guān)注知識管理的研究，高校檔案管理作為檔案管理的一個專業(yè)領(lǐng)域，其知識管理研究也得到了眾多學(xué)者的關(guān)注。為了全面了解中國高校檔案知識管理的研究狀況，本文基于中國知網(wǎng)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)總庫進(jìn)行了檢索。選取主題字段進(jìn)行檢索，制定檢索式“SU高校檔案and知識管理”，如果進(jìn)行精確檢索，僅能檢索出2000年至2010年10月出版的文獻(xiàn)15篇，為了擴(kuò)大文獻(xiàn)分析的范圍，筆者進(jìn)行了模糊檢索，共檢索出相關(guān)文獻(xiàn)309篇，本文即以模糊檢索的結(jié)果作為研究對象，對近年來中國高校檔案知識管理研究狀況進(jìn)行了全面分析。
　　
　　1　定量分析
　　
　　從數(shù)量來看，2000年以來，發(fā)表的有關(guān)高校檔案知識管理研究的文獻(xiàn)數(shù)量逐年遞增，尤其是2005年以來，增長速度較快(見表)。說明學(xué)界持續(xù)關(guān)注高校檔案知識管理，特別是近年來，越來越多的學(xué)者加入到研究行列。
　　
　　說明：數(shù)據(jù)統(tǒng)計截止日期為2010年10月31日
　　從文獻(xiàn)作者來看，僅有12位作者發(fā)表了2篇文獻(xiàn)，其余作者均發(fā)表1篇，說明多數(shù)學(xué)者沒有對高校檔案知識管理進(jìn)行系統(tǒng)研究，研究深度比較有限，沒有形成研究的核心群體。
　　從文獻(xiàn)出版來源看，309篇文獻(xiàn)中，有60篇是博士(碩士)論文，其余249篇文獻(xiàn)分別發(fā)表在186種出版物上；發(fā)表2篇以上的期刊有32種，共載文95篇，其中，檔案專業(yè)期刊僅有9種(含檔案專業(yè)核心期刊4種)，共載文38篇。可以看出，高校檔案知識管理相關(guān)成果發(fā)表的出版物類型較為分散，在檔案專業(yè)期刊，尤其是專業(yè)核心期刊上發(fā)表的成果較少，這從一定程度上說明研究的專業(yè)程度不夠，研究水平有待提高。
　　從研究主題來看，通過對309篇文獻(xiàn)的關(guān)鍵詞進(jìn)行統(tǒng)計得出，出現(xiàn)頻率在3篇以上的關(guān)鍵詞有43個，其中，高校、檔案管理、高校檔案、管理、檔案等5個詞出現(xiàn)頻率為20篇以上，知識經(jīng)濟(jì)、對策、創(chuàng)新、知識產(chǎn)權(quán)、現(xiàn)狀等5個詞出現(xiàn)頻率為10篇以上，高等學(xué)校、知識管理、素質(zhì)、科技檔案、信息化、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、信息資源、大學(xué)生、繼續(xù)教育等12個詞出現(xiàn)頻率為5篇以上，資源共享、管理系統(tǒng)、科研成果、人事檔案、法律關(guān)系、信息管理、學(xué)籍檔案、人力資源、高校教師等21個關(guān)鍵詞出現(xiàn)頻率為3～4篇。可以看出，309篇文獻(xiàn)的關(guān)鍵詞涉及的研究主題相當(dāng)廣泛，而其中，如，知識管理、知識產(chǎn)權(quán)等代表知識管理研究核心內(nèi)容的關(guān)鍵詞，數(shù)量較少且出現(xiàn)頻率較低，說明高校檔案知識管理研究還處于起步階段，研究較為邊緣化，對知識管理核心內(nèi)容的探討較少。
　　
　　2　研究內(nèi)容分析
　　
　　2.1　知識管理?xiàng)l件下高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)。多數(shù)學(xué)者認(rèn)為，知識管理?xiàng)l件下，高校檔案管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)，包括傳統(tǒng)檔案管理工作封閉狹隘的“自我發(fā)展”觀念和“重藏輕用”的服務(wù)觀念、相關(guān)人員檔案意識及素質(zhì)水平、檔案管理技術(shù)及安全保障措施等。宗惠芳同志認(rèn)為，知識經(jīng)濟(jì)對高等學(xué)校傳統(tǒng)微觀的、直接的檔案管理模式及傳統(tǒng)的檔案整理、保管保護(hù)的方式提出了挑戰(zhàn)。羊雋芳同志認(rèn)為，在高校知識管理部門對知識、文檔、圖書實(shí)行一體化管理的趨勢下，高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)包括：檔案工作如何重新定位，檔案工作人員如何挖掘檔案信息中的知識資源做好知識服務(wù)工作，在知識庫建設(shè)和知識地圖制定中，如何發(fā)揮檔案工作者的優(yōu)勢，作為獨(dú)立組織的高校檔案館(室)如何引入知識管理的思想和方法等。
　　
　　2.2　高校檔案管理與知識管理的關(guān)系。學(xué)者們普遍認(rèn)為，高校檔案是學(xué)校的原生信息，是內(nèi)源性顯性知識的主要載體，因而，是學(xué)校重要的知識資源；新時期的高校檔案工作是知識管理工作，檔案人才是“知識管理型”人才，高校檔案管理與知識管理具有密切的關(guān)系。羊雋芳同志認(rèn)為，高校檔案可以為高校實(shí)施知識管理提供豐富的信息資源基礎(chǔ)，檔案信息管理是知識管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，高校檔案管理與高校知識管理的目標(biāo)具有同向性。何麗華同志認(rèn)為：“高校的檔案管理作為學(xué)校信息管理中的一個重要環(huán)節(jié)，在高校的知識研究工作中擔(dān)負(fù)著十分重要的基礎(chǔ)地位。”
　　
　　2.3　變革高校檔案管理模式。在知識經(jīng)濟(jì)及知識管理帶來的一系列沖擊下，高校檔案館的傳統(tǒng)職能和運(yùn)作模式將隨之改變，不少學(xué)者從宏觀層面進(jìn)行了探討，提出，必須變革高校檔案工作的運(yùn)行機(jī)制和管理模式。多數(shù)學(xué)者認(rèn)為，要改變以保管為主的被動式檔案服務(wù)方式，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為用戶提供各種方便、快捷的信息服務(wù)，使各高校檔案館(室)向檔案信息資源共建共享轉(zhuǎn)變，改變各個高校檔案館(室)信息“孤島”的現(xiàn)象。張煥蘭同志提出，檔案管理應(yīng)由對原件管理為主向信息管理為主轉(zhuǎn)變，注重對檔案中的知識單元和信息單元進(jìn)行揭示和分析研究，進(jìn)行知識產(chǎn)品的生產(chǎn)和檔案信息的廣泛傳播。羊雋芳同志提出，檔案工作者要擔(dān)當(dāng)起知識資源管理者的角色，高校檔案部門應(yīng)該成為一個學(xué)習(xí)型的組織，做好知識服務(wù)工作，既要開發(fā)利用文檔中蘊(yùn)含的知識，同時要參與隱性知識挖掘工作。
　　
　　2.4　推進(jìn)圖情檔一體化建設(shè)，建立新型高校檔案信息管理機(jī)構(gòu)。高校的檔案館、圖書館、情報資料中心都是高校的知識寶庫和信息機(jī)構(gòu)，部分學(xué)者提出，應(yīng)該實(shí)行“文檔一體化”或“圖情檔一體化”管理。陳廣玲同志認(rèn)為，可以采用檔案管理軟件的文件管理功能或使用學(xué)校“MIS”(Management InformationSystem)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。韋艷同志提出，可由檔案館(室)與信息管理部門配合，建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”，還可聯(lián)合多個檔案館(室)、圖書館及相關(guān)文獻(xiàn)情報機(jī)構(gòu)，建立聯(lián)合目錄。
　　
　　2.5　開展知識挖掘，實(shí)施知識服務(wù)。目前，研究高校檔案顯性知識挖掘的學(xué)者較少，大部分學(xué)者認(rèn)為，挖掘檔案中蘊(yùn)含的知識就是開發(fā)檔案信息資源，繼而研究的重點(diǎn)即轉(zhuǎn)向檔案信息資源開發(fā)和檔案編研工作。嚴(yán)英同志引入了檔案增值服務(wù)概念，指出，所謂“檔案增值服務(wù)”，是指為發(fā)掘檔案資源潛在價值而進(jìn)行的一系列分析、處理、挖掘和再生產(chǎn)等信息加工活動。喬麗同志提出，創(chuàng)建高校檔案信息服務(wù)中心，中心內(nèi)設(shè)置檔案整理服務(wù)部，其工作職能就是將潛藏在檔案資源中的使用價值充分挖掘出來。個別學(xué)者探討了隱性知識挖掘的方法，指出，可通過會議記錄、個人交流、電話溝通、在線互動等方式，將管理者和員工的經(jīng)驗(yàn)型知識挖掘并記錄下來，逐步使個人的知識轉(zhuǎn)化為單位的知識財富。在開展知識挖掘工作的基礎(chǔ)上，少數(shù)學(xué)者指出，要變信息服務(wù)為知識服務(wù)。楊光同志認(rèn)為，高校檔案知識服務(wù)工作不再是以規(guī)模化的檔案資源收藏與組織為標(biāo)志，而是以靈活的服務(wù)模式進(jìn)行特定問題的分析、決斷、解決為標(biāo)志；檔案知識服務(wù)的突出特點(diǎn)在于以滿足檔案利用者需求為主要參照進(jìn)行利用服務(wù)流程的設(shè)計，從而，建立彈性工作體系和柔性服務(wù)機(jī)制。
　　
　　2.6　提升人員素質(zhì)，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校檔案館。學(xué)者們普遍認(rèn)為，目前，高校檔案工作人員的素質(zhì)與知識經(jīng)濟(jì)時代的要求還有很大差距，要通過多種方式引導(dǎo)高校檔案工作人員終生學(xué)習(xí)，尤其要注重對信息素養(yǎng)和創(chuàng)新意識的培養(yǎng)。對高校檔案工作人員信息素養(yǎng)的具體內(nèi)容、要求及培養(yǎng)措施，學(xué)者們進(jìn)行了較多探討。秦瑞紅同志認(rèn)為，高校檔案人員的信息素質(zhì)，主要是指敏銳的識別信息、分析與評價信息、洞察利用者的信息需求，并且，能夠利用大量的檔案信息工具及相關(guān)的信息資源查詢問題得到解答的技術(shù)和能力。少數(shù)學(xué)者提出，應(yīng)該在高校檔案管理部門大力推進(jìn)學(xué)習(xí)型組織的建立，要建立相應(yīng)的制度，形成積極開放的學(xué)習(xí)氛圍和學(xué)習(xí)機(jī)制，營造良好的人文環(huán)境，建立一套有效的檔案工作激勵機(jī)制和約束機(jī)制。
　　
　　3　研究特點(diǎn)分析
　　
　　3.1　研究學(xué)者較少，研究熱潮不高。相對于全國千余所高校而言，十年來，公開發(fā)表的涉及高校檔案知識管理的文獻(xiàn)不過300余篇，這其中，直接以檔案知識管理為研究主題的文獻(xiàn)更是少之又少，不足30篇。大多數(shù)文獻(xiàn)只是在探討高校檔案管理的傳統(tǒng)領(lǐng)域時提及知識管理，指出，要運(yùn)用知識管理理論和原則改進(jìn)某方面工作，如高校檔案網(wǎng)站建設(shè)、檔案利用服務(wù)等。
　　
　　3.2　宏觀研究較多，研究深度有限。大多數(shù)學(xué)者主要是從宏觀層面進(jìn)行理論研究，探討了在知識經(jīng)濟(jì)時代和知識管理背景下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，指出要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)施知識管理，但對于知識管理的核心內(nèi)容只是“蜻蜓點(diǎn)水”式的點(diǎn)到即止，如，少數(shù)學(xué)者雖然指出，要開展高校檔案知識挖掘工作，但對于利用什么技術(shù)、挖掘哪方面知識、人員組織及制度保障等具體問題則鮮有論及。
　　
　　3.3　創(chuàng)新思維不夠，研究思路狹窄。部分學(xué)者在探討高校檔案知識管理時，慣于將其轉(zhuǎn)化為傳統(tǒng)命題，如，將顯性知識挖掘轉(zhuǎn)化為檔案信息資源開發(fā)，將隱性知識挖掘轉(zhuǎn)化為檔案部門的人本管理或?qū)n案用戶的需求分析等。誠然，這種研究方法方便我們把知識管理的前沿領(lǐng)域與高校檔案管理的傳統(tǒng)領(lǐng)域聯(lián)系起來，但創(chuàng)新思維不夠，不能基于高校檔案知識管理這一新的研究起點(diǎn)提出獨(dú)創(chuàng)性研究成果，因而對于理論研究和工作實(shí)踐的推動較為有限。
　　
　　3.4　理論根基不牢，對比研究不足。部分學(xué)者在開展研究時，未對知識管理的一些重要概念、原則、流程等作深入研究，對知識管理的基本理論一知半解，這使得他們在研究高校檔案知識管理時，理論根基不牢，因而，只能簡單地將知識管理的一些名詞、術(shù)語進(jìn)行嫁接或套用，研究成果浮于形式。
　　眾所周知，知識管理是從企業(yè)界興起的，因此，知識管理很多理論、原則和方法是針對企業(yè)管理的，而高校具有不同于企業(yè)的特殊性質(zhì)；高校檔案機(jī)構(gòu)與綜合性檔案館、企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)及其他類型檔案機(jī)構(gòu)存在性質(zhì)、職能、管理方式等的不同。學(xué)界在開展研究時，對于高校與企業(yè)、高校檔案知識管理與綜合性檔案館和其他類型檔案機(jī)構(gòu)的知識管理的對比研究十分欠缺，未對它們的共性與特性進(jìn)行深入分析。
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