論檔案容災系統的設計

　　摘要：應對突發性災害是檔案保護工作的重要內容。本文在提出“檔案容災系統”概念的基礎上，分析了該系統的理論依據、設計方法、設計過程，介紹了設計的結果，即檔案容災系統的基本模型，并指出了設計的注意事項。
　　關鍵詞：檔案；容災；系統；設計
　　
　　應對突發性災害是檔案保護工作的重點和難點，目前，已在庫房建筑、預警系統、備份技術等方面予以強化。但是，2004年的印度洋海嘯，致使達亞齊省檔案館失去了80％的照片檔案，Ace文獻信息中心失去了全部文件；2008年的“汶川大地震”，使很多檔案庫房倒塌，大量檔案文獻被掩埋或水淹……自然災害對檔案造成的巨大破壞，使檔案部門逐漸認識到容災工作的重要性，如何高效響應和應對突發性災害，協調不同參與者之間的關系，快速恢復檔案工作等，成為檔案部門亟待解決的問題。本文從系統論的角度出發，提出建立檔案容災系統的構想，并運用業務流程管理(BPM，Business Process Management)思想設計了一個檔案容災系統，目的在于統籌管理各項檔案容災工作，提高檔案容災工作的效率，以最大限度地降低突發性災害對檔案的破壞程度，維護檔案的完整與安全。
　　
　　1　檔案容災系統及其設計的理論依據
　　
　　系統是由相互聯系、相互制約的若干組成部分結合而成的，具有特定功能的一個有機整體。檔案容災工作可以看做是由預防和應對突發性災害的各項活動相互支撐、相互制約而形成的一個有機系統，即“檔案容災系統”。首先，應對突發性災害僅靠科學技術的力量是不夠的，還要依賴于科學的管理方法和理念；其次，應對突發性災害僅僅依靠檔案部門的力量是不夠的，還要憑借社會各界的大力支持和幫助；再次，應對突發性災害不僅指災害發生時的搶救，還包括充分的應災準備和及時高效的災后重建；最后，應對突發性災害不是一勞永逸的，還要考慮到將來可能發生的任何突發性災害。
　　合理設計和科學管理檔案容災系統是提高檔案容災工作效率和水平的關鍵。業務流程管理是美國著名企業管理大師邁克爾·漢默提出的“一種以規范化地構造端到端的卓越業務流程為中心，以持續地提高組織業務績效為目的的系統化管理方法”，它“利用先進的工作流技術，在一個存在內部事件和外部事件的環境中，由一組相互依賴的業務流程出發，對業務進行識別、描述、建模、設計、組合和維護，并對其進行持續改進”。其突出貢獻是主張大幅提高工作效率不僅僅要注重“任務時間”，同時，要優化公司的業務流程減少“等待時間”。
　　在企業領域，大多數業務遵從8／2法則，即處理業務時，80％的時間花費在等待、排隊或跟蹤等流程上，稱作“等待時間”；只有20％的時間用于處理業務，稱作“任務時間”，為此，BPM提出優化業務流程之間的組合，以打破過去“重業務流程優化、輕業務流程組合”的壁壘。
　　
　　2　檔案容災系統的設計方法與過程
　　
　　2.1　設計方法。基于BPM思想，檔案容災系統的設計可以采取總分法和要素分析法。使用總分法時，首先，對各項檔案容災工作進行分析，以參與部門或者工作順序為依據將工作結構化、模塊化，然后，自頂向下、逐步求精，參照其他依據對每個模塊進行層層細分，最終形成一個完整的系統；使用要素分析法時，首先，分析各項工作的輸入資源、若干活動、活動間關系、活動方式、活動結果、目標實現等組成要素，然后，以此為依據，對各項工作及其彼此之間的時間和因果關系進行分析，優化各項工作之間的組合。
　　使用總分法可以科學地確定系統的層次結構，確定每一級的工作任務，以明確不同參與者的責任，避免出現不作為現象，節約“任務時間”；使用要素分析法可以清楚地知道各項業務涉及哪些要素以及業務間的相互關系，從而優化各項業務之間的組合，節約“等待時間”。在進行檔案容災系統設計時，應綜合運用兩種方法，分別從宏觀和微觀的角度切入，既尊重業務分割的客觀現實、確保流程任務明確到崗，又能夠對流程的流轉有整體的把握、確保流程順暢。
　　
　　2.2　設計過程。按照檔案容災系統的設計原理和設計方法，需要通過確立目標——總體分析——要素分析——業務劃分——繪制流程圖一一試用與反饋等六個步驟進行設計。這六個步驟之間相輔相成、相互補充、循環往復，見圖1。
　　
　　2.2.1　確立目標。檔案容災系統的設計目標包括多個維度：從政策上看，其目標是保護檔案；從設計上看，其目標是縮短“等待時間”；從應用上看，其目標是最大限度地降低突發性災害對檔案的破壞程度。設計時，需同時考慮三個目標：以政策導向為制高點，以減少“等待時間”為要求，以應對災害為落腳點。
　　2.2.2　總體分析。目標確立后，用總分法對檔案容災工作進行宏觀分析，明確主要有哪些參與主體，各個主體的具體任務是什么。并以此為依據，劃分檔案容災的功能模塊，不同功能模塊下，再依據工作性質或內容劃分為不同的流程。
　　2.2.3　要素分析。為確保檔案容災系統的效率，還需對系統中的各項資源進行分析，即弄清楚每項業務流程的輸入資源、若干活動、活動間關系、活動方式、活動結果、目標實現等，并依據要素間的關系對業務流程進行分類和組合，確保業務流程間的優化銜接。
　　2.2.4　業務劃分。在經過總體分析和要素分析后，整個流程的功能模塊和模塊之間的關系已經非常明確。可以按照容災工作的需要，將整個流程劃分為多個環節，每個環節中，對其功能和包含的要素進行詳細分析，然后，依據環節之間的關系，確定這些環節的時序，優化環節之間的組合。
　　2.2.5　繪制流程圖。繪制流程圖，是以圖表的形式將流程設計成果固化保存下來的一種手段，是對系統設計成果的高度概括和表達。流程圖的繪制，需注意三個問題：一是，必須以前四個步驟的成功進行為前提，才能繪制出一幅具有指導意義的流程圖；二是，需要依據一定的標準和規范，以確保其通用性；三是，需要在模擬演練中不斷完善。
　　2.2.6　試用與反饋。系統設計工作不是一蹴而就的，流程圖繪制完畢，并不代表流程設計工作的結束，設計人員還需要通過經驗推測和模擬實驗，甚至是現實教訓，不斷發現問題、反饋問題，及時改進流程圖。檔案容災系統的設計沒有成熟的經驗可資借鑒，試用和反饋顯得尤為重要。
　　
　　3　檔案容災系統的基本模型
　　
　　運用BPM思想設計的檔案容災系統模型，包括“預防準備”、“監測預警”、“搶救應對”、“恢復重建”和“評估反饋”五個相輔相成的基本模塊，各個模塊之間，依據應災工作的順序，相互銜接形成了一個具有固定結構的有機整體，見圖2。
　　
　　3.1　預防準備。災害前的預防準備是檔案容災工作的前提和最為經濟有效的方法，是貫徹“以防為主，防治結合”方針的重要舉措，必須予以高度重視。一是增強憂患意識、建立突發性災害應急機制，定期對突發性災害應急處置人員進行培訓，組織救災演練，增強對檔案工作突發事件的防范意識和應對能力。
　　二是強化災害監測，建立突發性災害預測預警體制，除了加強自身的災害監測與監控能力外，還應與災害預測監控部門建立合作關系，拓寬檔案館有關災害信息的來源，并積極探索突發性災害的發生規律，盡可能準確地預測各種突發性災害。三是籌備應急物資，建立應對突發性災害的專項支出制度。檔案保管部門應該購置一定數量的災害應對設備和工具，如，應急照明設備、應急通道、防護工具、災害記錄設備等。
　　
　　3.2　監測預警。監測預警工作的準確度和及時性直接決定著檔案容災工作的啟動速度。首先，國家要加強突發性災害的預測工作，在技術、人才和設施上給予大力支持，不斷提高突發性災害預測預報的準確度和時效性；其次，除努力提高預測預報的精確度以外，還要研究如何采取快捷有效的手段，把預警報告在第一時間告訴廣大群眾，這也是減少損失的關鍵；再次，檔案保管部門要與突發性災害監測和預報部門間建立暢通的信息渠道，確保第一時間得知災害情況，及時采取應對措施；最后，結合當地的氣候特征、地質狀況和位置等，對可能出現的突發性災害進行分析和研究，預先制訂幾套應對方案，并要注重經驗的積累。
　　
　　3.3　搶救應對。災害發生時的搶救應對是抵御和減緩災害破壞力的關鍵。為此，一方面，接到預警信息后，要及時通知相關機構和人員，包括，相關機構負責人和應急工作負責人、當地黨委和政府、上級主管機關、相關災害救援組織和機構等，以調動最廣大的力量展開災害救助；另一方面，估測受災情況后，要迅速制訂檔案搶救方案，積極采取各種措施展開營救，同時，還應該向外界發布災害信息，盡最大可能爭取社會的支持與同情。“唐山大地震”后，市檔案館幸存工作人員迅速組成臨時“檔案組”，用塑料布、油氈、葦席等蓋住已成廢墟的檔案館庫，防止檔案淋雨霉變，全員明確分工24小時值守看護，防止檔案丟失；在解放軍戰士的幫助下扒廢墟、救檔案；及時調用人力物力，將搶救出的檔案運送到相對安全的地帶，并進行清點、登記和緊急修復。
　　
　　3.4　恢復重建。為盡快恢復檔案的服務工作，災害發生后應及時開展重建工作。首先，確保資金到位且充足，購買檔案修復設備、建筑新的檔案保管庫房、重建工作人員的食宿和薪酬等，都需要強有力的物資保障。1966年，佛羅倫薩大洪水中受損的19000冊藏書，直到2001年底才修復完畢。其次，提高使用科學技術修復檔案的能力。災后文獻修復、修補和復制是一項難度較大、技術性較強的工作，需要組織各方面的專家、學者，集各領域的先進技術于一體進行搶救。再次，充分利用以往的檔案修復經驗。借鑒有過類似遭遇的檔案部門的重建經驗，可以縮短重建時間和減低重建成本，“汶川大地震”發生后，唐山市檔案局依據唐山地震檔案，整理編寫出包括搶險救災、衛生防疫、恢復建設等13個專題成果，逐級上報國家抗震救災指揮部，為四川汶川地震災區提供了可供借鑒的歷史經驗。最后，要吸取教訓，將應對突發性災害作為一場長期工作來抓，在重建工作的各個方面注重突發性災害的預防和應對。
　　
　　3.5　評估反饋。恩格斯說過：“沒有哪一次巨大的歷史災害不是以歷史進步為補償的。”突發性災害發生后，如果能對災害產生的原因、災害的主要破壞和應對災害的措施進行細致分析，在總結經驗和教訓的基礎上，對檔案容災管理中的技術、管理、組織機構和工作流程進行改進，則可以進一步完善檔案容災管理工作，提升檔案管理部門的對突發性災害的應對和處理能力。一是對抗災應災工作中的得與失進行評估。主要通過災難發生時的損失量和災害恢復的時間兩個指標予以衡量。二是對現有工作進行改進和完善。包括完善管理制度、加強機構建設、改進災害應對政策、強化危機意識等。三是收集整理容災工作中形成的檔案資料。可視規模和價值等采取建立專題檔案室、建設專門檔案館或保留災害遺址等保管方式。四是對參與救災工作的部門和個人進行獎懲。對各級政府、檔案管理部門和個人表彰獎勵和有關責任追究。
　　
　　4　設計注意事項
　　
　　4.1　系統設計必須具有超前性。要設計一個切合實際的流程，不是設計人員坐在辦公室，操作流程設計軟件就可以完成的，必須抓住最直接的資料來源，即一次甚至多次流程跟蹤。檔案管理部門在災害尚未發生時，就需要研究有關案例，分析以往檔案容災工作過程，從中掌握各個部門的職責和功能以及部門之間的協作機制和溝通方式，細致準確地描繪各個業務流程的內容、目標和功能等。
　　
　　4.2　系統不是簡單的流程相加。以輸入資源為例，簡單來看，就是部門需要投入的人力財力物力，但是，整個流程的輸入資源就不能只是部門投入的人財物的總和。一旦進入一個流程，部門之間必然會發生關系，如溝通、協調，必然會產生新的任務新的成本，等等。這就是流轉過程中所產生的新的輸入資源。
　　
　　4.3 系統設計不能只是線性的。檔案容災系統的設計不能變成抗災應災工作環節的流水賬，必須盡可能多維度地描述抗災應災過程，并且，為決策和具體操作以及系統的優化和改進提供更多的參考信息。除了工作時間順序和環節先后的維度外，還應該分析參與部門維度、責任人維度、時間維度以及流程執行環節銜接、執行要點維度等。
　　
　　4.4　系統設計不是一蹴而就的。與其他系統的設計一樣，檔案容災系統的設計也不是一次成功的。因此，在設計過程中應該實事求是，充分地暴露問題、及時準確地改正問題，切忌抽象系統或美化系統。同時，隨時關注環境的動態變化，適時修改系統。為了保證系統設計的效果，必要時，可以對設計的系統進行預演，尋找其中不足之處，然后加以完善。
　　
　　4.5　系統設計應該具有通用性。流程圖是經過設計人員實地調查、認真分析，精心設計而成的最終固化結果，對于應對突發性災害有著重要的指導意義。這種指導意義不只是方向性、原則性的，更重要的是它具有極強的可操作性。但是，畢竟突發性災害的不定因素很多，很有可能會與系統設計的內容有些出入，這個時候，就不能完全按部就班地拘泥于檔案容災系統基本模型，而是要具體問題具體分析。
　　突發性災害對檔案的破壞是巨大的，應對突發性災害是一項艱巨而又緊迫的任務。各級政府應充分認識到防范突發性災害的重要性，積極組織人力、物力、財力制訂檔案容災工作方案、設計檔案容災系統，并通過建立突發性災害應急預案和應急機制等為檔案容災系統的應用創造條件。
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