對檔案館資料收集工作的思考

　　摘要：檔案館資料收集工作是彌補檔案不足、延伸和擴展檔案內容、填補某些檔案空白的需要，是保護檔案原件、滿足社會各方面利用的需要，是印證某些歷史檔案可靠程度和其他需要考證問題的需要，是搶救珍貴史料的需要。檔案館資料收集工作應遵循相關性、地方性、針對性等十大原則。必須調動全體檔案館員自覺收集資料的積極性，設立專門機構或配備專門人員負責資料的收集工作，制定切實可行的規章制度，明確資料收集范圍，“積極主動”、“隨時隨地”、“靈活多樣”、“收編并舉”，做好檔案館資料的收集工作。
　　關鍵詞：檔案館；資料收集工作；意義；原則；措施；理性思考
　　
　　資料是檔案館館藏的重要組成部分，對于館藏檔案作用的發揮具有補充和說明作用。因此，資料工作在整個檔案館工作中占有極其重要的地位，而資料收集工作又是資料工作的重中之重。
　　
　　1　思考之一：檔案館資料收集工作的重要性
　　
　　1.1　檔案館資料收集工作是彌補檔案不足、延伸和擴展檔案內容、填補某些檔案空白的需要。具體來說，一是彌補檔案不足的需要。由于年代久遠和長期戰亂等種種原因，造成一些檔案材料不齊全、不完整，給利用者帶來諸多不便，而很多資料來源于檔案，在第一手資料缺乏的情況下，可以彌補檔案的不足，為領導決策、編史修志、工作查考等提供必要的參考與史料。二是延伸和擴展檔案內容的需要。資料具有豐富館藏、使檔案內容延伸和擴展的作用，這是由資料的性質所決定的。因為資料比檔案的內容更豐富，來源更廣泛，收集渠道更寬闊，它不僅可以彌補檔案的不足，而且，可以使檔案內容得以延伸和擴展。三是填補某些檔案空白的需要。資料具有填補檔案空白的作用，因為資料中很多內容是檔案中沒有的，特別是地方性和綜合性的資料，其內容更為豐富，在許多方面能以其獨有的內容填補檔案之空白。
　　
　　1.2　檔案館資料收集工作是保護檔案原件、滿足社會各方面利用的需要。具體來說，一是保護檔案原件的需要。資料中的匯編資料，諸如，黨和政府的政策文件匯編、法規文件匯編、專題文件匯編、會議文件匯編等，史料較為集中，文件內容系統，不僅便于查找利用，而且可以減少查閱大量的檔案原件，從而減少檔案原件磨損，延長其壽命。一般查閱資料能解決的問題，就不必再去查閱檔案原件，從而達到保護檔案原件的目的。二是滿足社會各方面利用的需要。資料一般是經過整理和加工的，內容較為集中，也便于查找利用。特別是在黨刊、政報或專題文件匯集中收入的資料，一般又都是針對當時某項重要活動而集中刊發或編入的一些決策文件、調查材料、經驗總結和通訊報道等，不僅內容集中、專題性強，而且內容重要、利用價值大。加上很多資料又都取材于檔案，是檔案的精華，有時利用起來比檔案還要方便，人們在利用檔案時，往往還要利用資料。
　　
　　1.3　檔案館資料收集工作是印證某些歷史檔案可靠程度和其他需要考證問題的需要。現今與檔案有關的資料，如，黨刊、政報、文件匯集等，具有印證某些歷史檔案可靠程度和其他需要考證問題的作用。具體來說，一是有些不知來源的抄件和未成文的草稿，經與當時的報刊核對，即可判斷其可靠與否。二是黨或黨的領導人公開發表的公告、書信、聲明等，在檔案與報刊所載內容有某些不同時，因報刊有更大的權威性、準確性(有時發表時，中央又作了改動)，應以報刊為準。三是檔案沒有時間、作者、名稱者，也可用當時出版的報刊(不是文集)參證之。四是有些統計數字，檔案中反映的有些項目不全，而經過主管部門綜合匯集成冊的統計資料，既完整，又準確、統一。
　　
　　1.4　檔案館資料收集工作是搶救珍貴史料的需要。目前，在社會上，有些單位或個人缺乏保存資料的必要條件，使那些紙張質次、印刷低劣的資料日益破損，甚至有毀滅的危險。檔案館對歷史資料的收集工作日趨迫切和必要。檔案館要本著搶救珍貴史料的精神，盡快將那些瀕于滅跡的革命歷史資料，尤其是那些早期的、稀有的革命書刊收集進館，進行科學管理。
　　
　　2　思考之二：檔案館資料收集工作應遵循什么原則
　　
　　2.1　相關性原則。所謂“相關性”，是指檔案館所收集的資料必須在內容或形式上與館藏檔案密切相關，有補充或說明作用。這是檔案館資料收集工作應遵循的最基本原則，也是《檔案館工作通則》的一個最基本要求。《檔案館工作通則》明確規定：
　　“檔案館要注意接收和收集與本館館藏檔案有關的各種資料。”
　　
　　2.2　地方性原則。所謂“地方性”，是指檔案館所收集的資料必須反映本地的地理環境、人文景觀、物產資源、歷史面貌、民俗風情等，即具有地方特色。按照此原則，一般說來，中央檔案館應收集保存具有全國意義的各個時期的各種資料，而各級地方檔案館則要收集保存具有本地區意義的各個時期的各種資料。
　　
　　2.3　針對性原則。在當今信息時代，社會產生的文獻資料卷帙浩繁，汗牛充棟，就是與檔案有關的資料也無法盡收。這就要求檔案館資料收集工作必須堅持“針對性”原則。具體來說，一要與館藏檔案完整狀況相吻合，檔案較完整的，資料可收集少些；而檔案完整程度較差的，相關的資料應收集多些。二要符合利用者的需求。因為檔案館不是為收集而收集，而是為利用而收集，歸根結底，是為了滿足利用者的需求。
　　
　　2.4　補充性原則。檔案館對已散失的某些起憑證作用的“原始記錄”(即檔案)是不可能也不允許再造的，這種損失已無法挽回，而資料則可通過事后收集來彌補缺陷，相同內容的資料可在證明認可等條件下起到印證和佐證的作用。堅持資料收集的“補充性”原則，是社會各方面利用需求與早期檔案不足提出的客觀要求。
　　
　　2.5　原生性原則。是指檔案館應注重收集保存“原生資料”。所謂“原生資料”，是指起源于檔案，能直接反映某一時期某一機關、團體、企事業單位或其他組織活動真跡的資料。檔案館收集保存資料的面不宜過寬，應著重收集保存那些由檔案材料直接轉化而來的原生資料。例如：各種檔案編研成果，反映方針政策的文件匯集，與本館檔案有關的公開出版物，等等。
　　
　　2.6　價值性原則。所謂“價值性”，是指檔案館所收集的資料必須具有一定的史料保存價值，對歷史研究、科學研究、編史修志等工作有參考價值，特別是那些直接反映某一時期某一機關、單位工作活動具體情況的資料，如黨和國家的方針政策性資料、公開或內部發行的刊物等。堅持價值性原則，即要重點收集保存那些與館藏檔案有關的，并且具有史料保存和查考利用價值的資料，而不能“玉石不分”、有則必收。
　　
　　2.7　系統性原則。所謂“系統性”，是指檔案館所收集的資料必須是一個系統完整的文獻資料集合，而不能是雜亂無章的資料堆積。堅持系統性原則，即要確保館藏資料的系統性和完整性。具體來說，一要確保館藏資料綜合體的系統性和完整性，即與館藏檔案有關的資料種類要收集齊全，且每種資料都要形成比較完整的體系；二要確保館藏資料內容的系統性和完整性，即館藏資料從內容上看，須是一個系統完整的整體；三要確保館藏重點資料的系統性和完整性，即保證館藏重點資料連續不間斷、完整不殘缺、齊全成套。
　　
　　2.8　計劃性原則。所謂“計劃性”，是指館藏資料的收集應有計劃、有步驟地進行，而不能為了數量上的增多而“饑不擇食”地盲目收集。要有計劃、有步驟地收集保存那些需要永久、長期保存的與館藏檔案有關的和具有地方特色的資料，使館藏資料在數量增加的同時，質量也跟上，實現館藏資料質和量的統一。
　　
　　2.9　多樣性原則。隨著現代科技的迅猛發展，資料的形式、種類和載體日益增多，收集資料就要注意多樣性。堅持多樣性原則，也就是說，凡是屬于本館區域內反映本地歷史真實面貌、有史料保存價值的各種形式、種類和載體的資料均要收集，以不斷豐富館藏，滿足各方面的需要。
　　
　　2.10　靈活性原則。所謂“靈活性”，是指館藏資料的收集方法要靈活多樣，尤其是對現行資料，更要因部門、因內容性質而定。一般說來，對歷史資料可采取征集與復制相結合的辦法進行收集，對現行資料可采取接收、征集、訂購、定期移交四結合的辦法進行收集，但收集的重點應放在現行資料收集上。
　　上述十原則彼此聯系、密切相關，是有機的整體，檔案館在資料收集工作中，應統籌兼顧，不顧此失彼。
　　
　　3　思考之三：如何做好檔案館資料收集工作
　　
　　3.1　要增強全體檔案館員的資料意識，調動他們主動自覺地收集資料的積極性。這就需要全體檔案館員克服兩種錯誤認識(一是認為資料無足輕重、沒必要收集保存；二是認為資料收集是資料人員的事、與自己無關)，增強收集資料的觀念，從思想上認識到檔案館資料收集工作的重要意義，使對資料的收集變為全體檔案館員的自覺行動。
　　
　　3.2　要設立專門機構或配備專門人員負責資料收集工作，從組織上使資料的收集工作落到實處。資料工作不同于檔案工作和圖書館工作，是一門獨立的專門學問。檔案館大都把資料的收集歸入檔案征集部門，使其常常有被忽視的可能。這就需要檔案館設立資料收集專門組織機構(含征集工作領導小組)，配備一定數量的責任心強、有鉆研精神且具有檔案、資料、圖書知識的專職人員從事資料收集工作，并要保持相對穩定，使資料的收集工作在組織人員上得以保證。
　　
　　3.3　要制定切實可行的資料收集工作的規章制度，使資料收集工作有規可循，從制度上確保資料收集工作的有效開展。要由上級領導部門行文下發各單位執行，明確規定各機關單位在向檔案館移交檔案時，必須移交有關資料。并規定，各單位編輯出版內部資料時，要無償地贈送2至5套資料給同級檔案館作為歷史資料長期保存和研究使用，將資料的收集和移交進館形成一種制度，使之經常化、正規化。
　　
　　3.4　要熟悉館藏檔案和客觀需要，明確檔案館資料收集的范圍，有的放矢地做好資料的收集工作。檔案館主要是收藏與館藏檔案有關的資料，因此，檔案館資料人員要了解館藏檔案主要成分或全宗概況(包括已有的和將要進館的)，熟悉本館保管范圍內立檔單位的職能活動及其產生的各種資料，了解社會各方面對檔案材料的需求狀況，從而明確資料收集范圍，有的放矢地做好資料收集工作。筆者認為，檔案館資料收集的范圍至少應包括以下八個方面：一是與本地區有關的各種史料、志書、家譜、族譜、傳記；二是以本地區著名人物或者重要事件為素材撰寫的各種著作；三是由本地人編著出版的各種有較大影響的作品或著作；四是本地區出版的報紙和各種政治、經濟、科技、文教刊物；五是與本地區特點關系密切的非本地出版的報刊(如林區檔案館可收藏部分林業方面的報紙和刊物)；六是本地區有關部門編輯的各種簡報、內部通訊、內部書刊等；七是年代久遠的珍本報刊、圖書；八是對檔案管理和利用有所幫助的必要的工具書。
　　
　　3.5　要千方百計地做好資料收集工作，力爭做到“積極主動”、“隨時隨地”、“靈活多樣”、“收編并舉”。具體來說，一要通過加強宣傳、重點收集與普遍收集相結合、加強與各單位協作等方式積極主動、不遺余力地做好資料的收集工作；二要通過信息網絡、檔案利用、調查走訪等途徑獲取“哪些資料有用”和“哪里有有用資料”的信息，并根據這些信息隨時隨地、盡早地把該收集的資料收集進館；三要根據實際情況，機動靈活地采取接收、訂購、購買、征集、代管、復制、索要、上送等多種多樣的方式收集資料；四要根據館藏實際和本地區需要，選定一些題目，輔之以調查收集素材，自編或同某些部門合編一些資料，力爭做到“收編并舉