檔案利用服務工作矛盾分析

　　摘要：檔案利用務工作中存在五個基本矛盾，這些矛盾制約著檔案利用服務務工作的發展，如何解決這些矛盾，是搞好檔案利用服務的關鍵。搞好檔案資源體系建設是基礎；大力開發、儲存、傳播檔案信息資源是關鍵；培養和引進高素質的檔案管理人才是根本保證。
　　關鍵詞：檔案；利用服務；矛盾分析
　　
　　檔案工作價值的高低，關鍵要看檔案利用服務工作效率的高低。只有服務工作搞好了，才能充分實現檔案的使用價值，從而實現檔案工作自身的價值。因此，有必要對檔案利用服務工作進行“分肌掰理，鑒貌辨色”的分析，以正確認識檔案工作的特性，找到服務社會的最佳途徑。
　　
　　1　檔案利用服務工作中存在的一些基本矛盾
　　
　　1.1　檔案的“原始性”、“唯一性”與檔案信息“擴散性”需求的矛盾。檔案的本質屬性是原始性和唯一性，這是檔案區別于其他事物的本質特征，也是檔案價值(寶貴)之所在，但是，正是因為它的原始性和唯一性，在某種程度上，妨礙了檔案信息擴散性的實現。因為，檔案原件的唯一性，使其載體應該受到特別的珍視和保護，以盡可能長久保存；但檔案價值的實現在于充分利用，因此，必然會在“藏”與“用”之間產生矛盾。特別是一些高齡檔案經不起一次次的倒騰。對檔案載體理化性能的保護來說，是利用越少越好，對檔案信息的擴散性要求來說，某份檔案上的信息被傳播次數越多越好，這種矛盾也是長期以來困擾檔案工作者的一塊心病。
　　
　　1.2　檔案原件的“格式化”、“陳舊性”與用戶需求的“鮮活性”、“通俗性”的矛盾。檔案原始性的優點是“原汁原味、貨真價實”；其缺點是“格式化、陳舊性”。檔案因其原始性而珍貴，但有些檔案也因其原始性而滿足不了群眾需求。時代日新月異，人民群眾各種文化需求也日益豐富，檔案館昏暗的庫房、刺鼻的蟲藥味、“一觸即破”的舊紙與生硬的編研材料很難再吸引住人。檔案館要想提高利用率，必須想方設法貼近群眾，消除“距離感”，增加“親和力”，與時俱進，吸引公眾“眼球”，為人民群眾服務。
　　
　　1.3　檔案信息的“龐雜性、松散性”與用戶需求的“系統性、精練性”的矛盾。如今，衡量一個部門信息工作好壞的尺度，不再看你是否擁有大量的信息，而要看你能否快速及時地從大量信息中選擇出適用的信息，即所謂“海選”問題。檔案工作作為一項以檔案信息的“收、管、用”為主要工作對象的事業，這個問題尤為突出，尤其是隨著館藏數量的不斷增加，檔案館藏的“豐富”與“開發”的矛盾就越來越突出。因為要向社會提供優質高效的服務，必須及時提供系統、精練的檔案信息，即利用服務要求速度快、材料全、內容準。然而，檔案的原始性造成了館藏信息的龐雜和松散(這是人們對一次文獻的共識)。一旦檢索工具不科學，檢索手段不先進，基礎工作不到位，編研工作不上檔次，將會給檔案信息利用工作造成巨大的障礙。
　　
　　1.4　檔案館的“孤立性”及館藏內容的“單調性”與社會工作的“廣泛性”及社會利用的“全面性”的矛盾。檔案界有一句話叫：“經濟工作延伸到哪里，檔案工作就服務到哪里。”這句話說起來簡單，可真要做到卻很不容易。因為，在一定程度上說，檔案館還是“孤立”于社會發展之外，為數不多的接觸就是幾年一次的檔案接收工作；檔案館藏絕大多數以“公文”為主，內容單調、結構不平衡、館藏信息“陳舊”，如何及時高效服務社會?而且，隨著我國改革開放事業的不斷深入，社會、經濟建設的新領域不斷產生，僅靠傳統的館藏檔案如何全方位服務社會需求?正如檔案界的一些有識之士所指出的：“一方面，是館藏的畸形發展(大量利用率不高的檔案充斥庫房)，另一方面，是社會新興的檔案領域的管理亟待加強。因此，檔案部門和檔案工作人員應有危機感和緊迫感，不斷研究新情況、解決新問題，緊跟時代步伐，全面完善自己的工作。”
　　
　　1.5　信息化發展對檔案工作的高要求與檔案服務低水平的矛盾。人類已進入信息化時代，信息化對檔案工作提出了嚴峻的挑戰。信息化時代也就是知識經濟時代，它不但要求有很高的技術(科技)手段，而且，更需要能夠高效使用這些手段的高素質人才，而現在這兩方面的整體水平參差不齊。在檔案管理方面，有的仍處于手工管理階段，有的技術設備還未充分利用。高素質的檔案管理人才更是嚴重不足，所以，提高檔案管理水平的路還很長。
　　
　　2　解決所存在矛盾(問題)的對策
　　
　　2.1　搞好檔案資源體系建設，樹立“大檔案”觀是做好檔案利用服務工作的基礎。“館藏結構不平衡、內容單調”是困擾檔案工作的老問題。“手中沒有貨，只能賺個吆喝”，“巧婦難為無米之炊”。社會經濟的發展，要求檔案館要不斷健全館藏結構。針對館藏“缺陷”，采取行之有效的方式，搞好檔案資料征收工作；針對檔案工作中的新領域，積極探索，認真總結經驗教訓，把握好收與不收、收多收少、以何種方式接收入館的尺度，達到既符合館藏實際，又符合法規政策，同時，還能促進社會利用的目的。另外，檔案館還應擺脫“孤軍奮戰”的不利局面，廣泛發展“同盟軍”，建立“大檔案”陣營，拓展檔案館的“外延”。如，加強館室合作，構建覆蓋本區域的檔案館室網，互相支持，互通信息，形成合力，達到“多贏”局面；加強館際交往，取長補短，實現資源共享；與文、博、圖加強橫向聯系，各取所需，互通有無，共同發展，等等。對于不屬于接收范圍的一些檔案，如，個人檔案、民營企業檔案、社區檔案等，應開辟新的戰場，創新服務方式，如，建立寄存中心、提供技術服務，或根據自愿原則，有選擇地進行寄存、代管或征收等工作，擴大檔案工作的內涵。
　　
　　2.2　充分利用一切現代技術和管理手段，大力開發、儲存、傳播檔案信息資源，是搞好檔案利用服務工作的關鍵。
　　
　　2.2.1　檔案的最基本屬性就是原始性(實證性)和知識(文化、信息)性，前者依附于原件，而后者在一定條件下可以超脫原件。為了解決好檔案保護和檔案利用的矛盾，最有效的方法就是：盡可能地把檔案中的“知識”(或信息)“剝離”出來，使以后經常性的利用不必一再動用原件，這是一個“加工”過程，其高級形式更是一種“升華”過程，它可以減少以后利用中多次重復低效的“查找”工作，可以為利用者提供檔案中的核心內容和精練的信息。而原件的利用僅僅為了必要情況下的“實證”作用(很少量的頻度)，使其使用壽命達到最大限度的延長。這種“剝離”從低到高可分為三個層次：第一是復制副本(攝像)；第二是檔案信息數字化；第三是精品編研。第一種適用于珍貴檔案，第二種適用于絕大多數檔案，第三種適合于選題(或命題)研究(包括“自研”和“助研”)。
　　2.2.2　現代技術使我們能夠做到“方寸”之間海量存貯，并且，這種存貯是預備性(前瞻性)的，是積累性的，可以實現遠程查詢，可以實現“無紙化辦公”或叫“無檔化查閱”。
　　2.2.3　檔案管理的最終目的就是為了服務社會利用，檔案信息的開發和存貯就是為了輸出和傳播信息，在信息輸出和傳播中，首先，是“態度決定一切”。只要有一個服務社會的決心，有條件的可以充分利用各種科技手段進行高效運作，沒有條件的可以想方設法創新服務。其次，宣傳十分重要。應宣傳檔案、宣傳檔案工作、宣傳檔案開放，這也是向社會輸出信息的主要步驟，通過宣傳向社會傳遞檔案服務信息，吸引公眾注意，實現“產”、“需”雙向對接。再次，“渠道”必須暢通。要廣開渠道，可通過展覽、函電、傳媒(網絡)、多媒體等傳統的和現代的手段進行檔案信息的輸出和傳播，促進社會利用。最后，服務方式必須創新。應緊跟時代步伐，密切關注社會實踐的新發展、新思路，創新思維，創新服務手段等，不斷滿足社會發展及公眾的新需求。
　　
　　2.3　培養和引進高素質的檔案管理人才是搞好檔案利用服務工作的根本保證。人的因素是生產力中最關鍵和最革命的因素，一切完美的計劃都要依靠高素質的人才來實現，檔案事業也不例外。因此，必須培養人才、引進人才、留住人才、用好人才，這是搞好檔案事業的根本所在。理想的檔案管理人才應該是：第一，熱愛檔案事業；第二，具有較寬的知識面；第三，能撲下身來熟悉館(室)藏；第四，能充分利用現代化手段，高效開發檔案信息資源等。
　　總之，在檔案利用服務工作中，既有歷史遺留的老問題，也有新形勢下產生的新矛盾。我們必須認真分析處理老問題，研究解決新矛盾，只有這樣，才能不斷改進和完善我們的服務工作，充分實現檔案工作的社會價