高校服務型檔案網站建設的實踐與對策

　　摘要：環境的變化使高校檔案工作面臨著新挑戰，這些變化與挑戰，促使高校檔案網站走向服務型建設的革新之路。文章以華中師范大學檔案館網站作為實例，闡述了高校服務型檔案網站建設的必要性，分析了高校服務型檔案網站的功能，提出高校服務型檔案網站建設應拓寬服務范圍、轉變服務理念、拓展服務內涵、增強服務專指性、注重以人為本。
　　關鍵詞：高校檔案網站；服務型；華中師范大學檔案館
　　
　　高校檔案網站是高校檔案機構在互聯網上建立的站點，它是以主頁的方式發布各類檔案信息并提供檔案利用服務的電子文檔集合。隨著社會信息化和信息網絡化的發展，網站已經成為高校檔案機構最重要的公共形象門戶，網站的服務功能直接決定了學校檔案工作的水平和質量，也間接影響著用戶對學校的整體印象。
　　
　　1　華中師范大學檔案館服務型網站建設背景
　　
　　華中師范大學是一所教師教育特色鮮明的百年老校，1991年4月，成立華中師范大學檔案館，設有館辦公室、監督指導部、檔案利用部、人事檔案室和校史館五個職能機構。在網絡環境下，檔案館于2001年建成以發布基本信息為主的檔案網站，域名為“http：//archives，ccnu，edu，cn／”。
　　高校檔案館的外部環境從網絡環境發展到新信息環境：即，泛在網絡環境，它是一種“任何人無論何時何地，都可通過合適的終端設備與網絡聯接，獲取個性化信息服務的全新信息社會”。在新信息環境下，高校檔案網站面臨著新挑戰。首先，信息需求與利用呈現多樣化、綜合化和社會化趨勢，隨著學校辦學規模不斷擴大，校內外的檔案利用需求越來越強烈，中英文成績制作、學歷學位認證、畢業生檔案查詢等相關檔案服務日益頻繁，檔案網站的遠程利用和查詢檢索等服務功能急需完善，個性化服務急需拓展。其次，2008年教育部“27號令”的發布，更是賦予了高校檔案工作服務于社會的新職能，其中，第三十一條明確規定，高校檔案機構應當“提供開放檔案目錄、全宗指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件”，檔案網站同樣面臨著擴大服務范圍的挑戰。最后，高校數字化校園建設不斷推進，考驗著檔案網站的兼容性與共享度，公文網上運行是數字化校園的核心，華中師范大學公文網上運行已于2010年3月全面啟動，學校要求：“全校各單位發文及校內請示報告，今后一律通過網上運轉，實行無紙化辦公。”這不僅對檔案館業務指導提出新要求，隨之而來的電子公文歸檔、移交、管理、利用等問題，均需要檔案網站的參與和網站服務方式的變革。
　　由此，舊版的檔案網站因功能設置、內容形式等因素，制約了檔案服務工作的進一步發展。為了能夠更好更快捷地為學生、學校及社會提供利用服務，華中師范大學檔案館于2010年7月開始規劃改版檔案網站，現已沿用原來域名對外發布。改版后的網站依托數字化校園平臺，在服務型功能建設方面進行了一系列探索和嘗試。
　　
　　2　華中師范大學檔案館網站服務功能分析
　　
　　華中師范大學檔案館網站的大類設置以用戶為中心，體現出檔案館服務態度的轉變與服務功能的完善。具體地說，網站的服務功能主要體現在以下五個方面。
　　
　　2.1　特色的專題專欄服務。除本館概況、服務指南、業務指導、檔案編研、檔案法規、學術廣場、檔案館動態、公告信息等檔案館網站常規導航欄目外，網站還設置了“畢業生電子照”、“檔案館珍藏”、“華師人·事”、“檔案常見問題解答”等特色專題專欄。“畢業生電子照”為畢業生及校友提供瀏覽和下載服務。“檔案館珍藏”基于華中師范大學檔案館現有的館藏資源，以華中師范大學百年校史為主線，共分為九個部分：領導題詞、文華大學(1903～1924年)、華中大學(1924～1951年)、中華大學(1921～1952年)、中原大學教育學院(1948～1951年)、公立華中大學(1951～1952年)、華中高等師范學校(1952～1953年)、華中師范學院(1953～1985年)、華中師范大學(1984年至今)，珍貴的老照片輔以文字介紹，為用戶呈現出學校復雜曲折的發展歷程。“華師人·事”包括“名人檔案”、“桂苑師林”、“歷史印記”、“校園采風”四部分內容，將學校歷史名人與現有名師整合，穿插人物故事，為用戶提供立體豐富的檔案信息。“檔案常見問題解答”是近年來國外“服務型”檔案網站的特色欄目之一，“哈佛大學檔案館網站設有‘FAQ’
　　(Frequently Asked Questions)常見問題解答欄目，羅列出最近用戶向檔案館提出的具有代表性的問題并解答，方便其他瀏覽者查看利用、排憂解難。”截至目前，華中師范大學檔案館收集整理了館內各部門在日常服務中被詢問較為頻繁的問題，共計31個，將這些問題分類集中回答發布于專題專欄中，既避免工作人員的重復回答又便于其他用戶查看利用。
　　
　　2.2　便捷的系統平臺鏈接服務。高校檔案工作的信息化建設離不開各種信息管理系統，華中師范大學檔案館網站，在首頁上鏈接了“檔案管理系統”、“文件查詢系統”、“畢業生檔案去向查詢”三個系統平臺。“檔案管理系統”是目前檔案館數字化、自動化管理的主要應用軟件，它用于專職檔案員管理數據、兼職檔案員在線歸檔，通過設定權限、服務器加密等措施進行安全控制。“文件查詢系統”是校內用戶查詢利用檔案信息的入口，用戶輸入關鍵詞便可在開放的數據庫中檢索。“畢業生檔案去向查詢”是專門用于歷屆畢業生在線查詢檔案去向及寄發情況的系統，同時，正確輸入學號和姓名即可查詢。往年，在畢業生離校不久后，查詢檔案去向和寄發情況的電話和面詢非常頻繁，在7月和8月查詢高峰期，每日僅接聽相關電話就多達30余個，信息的不暢通給工作人員和畢業生都增添了很多麻煩，依靠“畢業生檔案去向查詢”系統及時更新檔案去向信息，畢業生可直接在線查詢，檔案去向相關情況一目了然，十分便捷。
　　
　　2.3　實時的互動交流服務。用戶與檔案館工作人員可以通過網站技術的應用進行互相交流，例如，E mail、留言簿、網絡聊天室等，通過互動交流可以深入了解用戶需求，建立起“有問必答、有求必應”的服務機制。“訪客留言”是華中師范大學檔案館網站中的最具代表性的互動交流服務欄目，其共享性、即時性、交互性都比較好，且使用簡單，技術上也易于實現。用戶無須注冊、審核等手續，即可瀏覽站內留言信息及管理員回復，如有疑問、意見或建議，均可以在線發表。同時，考慮到個別用戶存在隱私問題需要咨詢但又不希望公開的情況，網站專門設置了隱私保護功能，在發表留言時，選擇隱私保護的留言用戶，其留言信息和管理員回復將不會在網站上公開，只有留言者本人才能憑借系統自動分配的密碼查看。
　　
　　2.4　周全的協會工作服務。教育部27號令指出：高校檔案部門既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。高校檔案館在履行好自身雙重職責的同時，也會廣泛參與本行業領域內的協會與組織，華中師范大學檔案館是教育部直屬高校檔案工作協會秘書長單位，且已連任3屆。為了給協會各高校提供一個交流溝通平臺，便于秘書處及時發布協會新聞和簡報，網站專門開辟“協會工作”專欄，包括“協會章程”、“協會動態”、“協會簡報”三部分內容。“協會章程”發布了最新修改通過的協會章程全部內容；“協會動態”用于發布協會高校檔案工作新聞或協會組織的各項重大活動、召開的重要會議通報，讓用戶獲取協會及協會成員的最新動態信息；“協會簡報”現已收集了近30份教育部直屬高校檔案工作協會的正式簡報，供協會成員和其他高校檔案工作者閱讀利用。
　　
　　2.5　綜合的檢索查詢服務。檢索查詢服務功能在華中師范大學檔案館網站中得到普遍應用。站內檢索是綜合檢索查詢服務的重要體現，網站為用戶提供了按標題和按內容檢索兩種途徑，便于快速檢索到需求信息。在“畢業生電子照”專題專欄中，設置了按院系、專業、年份搜索的功能，保證了檢索的準確率。此外，網站還主動為館內外用戶提供可能需求的相關網站鏈接，包括用于業務交流的各高校檔案館網站、國內學術性的檔案網站，以及一些國外知名高校的檔案機構網站，例如：哈佛大學檔案館網站、牛津大學圖書館檔案館網站、劍橋大學丘吉爾檔案中心等。
　　
　　3　高校服務型檔案網站建設的對策
　　
　　華中師范大學檔案館網站在改版建設初期，調研了國內高校檔案網站中的45所，國外高校檔案館圖書館網站9所，經過反復修改評定，最后，確定現有模式。新版網站自2010年11月22日正式發布以來，各項功能運行良好，點擊率迅速突破1.6萬人次。反觀整個建設過程，高校服務型檔案網站建設應采取以下措施。
　　
　　3.1　打破校內范圍局限，樹立“大服務”意識。高校檔案網站是整個檔案資源體系中的一部分，高校檔案網站建設不能僅將服務范圍局限在校內，應樹立“大服務”意識，擴大網站的服務范圍，將校園外的用戶列入服務對象，切實履行教育部27號令“高校應當為社會利用檔案創造便利條件”的要求。華中師范大學檔案館網站將服務范圍擴大為：服務于師生、服務于校內各部門、服務于教育部直屬高校檔案工作協會、服務于校外其他用戶，有利于檔案網站提高知名度和訪問量，對今后檔案工作的開展具有推動作用。
　　
　　3.2　轉變服務理念，主動提供多途徑檢索利用。為用戶提供信息服務是網站的價值所在，高校檔案網站可以看成是檔案館服務的一種延伸，“我國由于受到數字化資源缺乏、檢索水平不高、人才資源匱乏及經費有限等客觀條件的限制，大多數檔案網站建立伊始就定位為‘宣傳型’、‘展示型’網站”，“服務型”檔案網站相對于“宣傳型”、“展示型”而言，它具有更持久的生命力。網站檢索是網站服務的核心功能。“根據調查顯示，當用戶登錄一個新的網站時，如果在一開始不能很快地尋找到他所需要的信息，則50％的用戶將會立刻離開網站，其中，60％將不再光顧這個網站。”因此，為用戶提供一個“快速、準確、全面”的站內信息檢索服務，對檔案網站提升用戶體驗、吸引用戶來訪至關重要。華中師范大學檔案館網站的檢索功能在“站內檢索”、“文件查詢系統”、“畢業生電子照”等欄目中均有體現。
　　
　　3.3　拓展服務內涵，打造特色品牌。高校檔案網站建設拓展服務內涵，應充分發揮高校檔案館的信息功能、文化功能、教育功能，突出本校特色。劍橋大學丘吉爾檔案中心將前總統丘吉爾的演講和3000箱的信件和文件作為館藏特色，檔案中心網站上設置“圖片長廊”欄目，發布了“丘吉爾的生活照片、工作照片以及二戰時期的很多珍貴照片”。華中師范大學檔案館網站設有“華師人·事”專題專欄，其中的“桂苑師林”、“校園采風”等欄目，顯示出強烈的教師教育特色和校園文化氛圍，同時，“歷史印記”和“校園采風”欄目，還接受師生及校友的投稿，選取與主題相符的有價值文章在網上發布，供用戶閱讀、交流。
　　
　　3.4　增強服務專指性，提高用戶參與程度。在擴大服務范圍的同時，針對特定的服務目標人群開發相應的服務欄目也是高校建設服務型檔案網站的一項重要內容。例如，高校檔案館利用群體中的畢業生、歷屆校友、兼職檔案員等，新版網站分別提供了畢業生檔案去向查詢、畢業生電子照、業務指導等專門服務，增強了特定用戶的信任程度和依賴感，使網站成為該類用戶獲取檔案信息的首選途徑。公告信息欄中針對出國留學的學生制定了詳細、生動的中英文成績、學歷學位認證流程圖。在每年的5月、6月份臨近畢業時，檔案館收集各人才交流中心聯系電話和地址，以便辦理檔案托管的畢業生查詢利用。
　　
　　3.5　服務以人為本，注重用戶隱私保護。建設服務型檔案網站應注重以人為本，一切以便于用戶利用為中心，做到版式欄目設置合理、色彩搭配和諧、操作簡單直觀。在提供共享信息服務時，尤其要注意保護用戶隱私，將不便于公開的信息隱藏。華中師范大學檔案館網站在“訪客留言”欄目中，設置隱私保護功能，妥善處理了開放與保密關系，進一步強化了網站服務至上的建設理念。
　　綜上所述，高校檔案網站的建設與維護是一個長期復雜的動態過程，它依賴成熟的網絡技術和信息組織方法，同時，也涉及檔案館整體信息化工作的發展。華中師范大學檔案館網站的“服務型”功能探索只邁出了一小步，隨著技術的更新換代、方法的創新突破和檔案工作環境的變化，仍需要不斷地修改和完善。例如，加快館藏資源數字化建設，為檔案網站用戶提供更多有價值的檔案信息源；加載網站的外文版服務于留學生和國外用戶；實現檔案編研網絡化；增加檔案網站的復合檢索、全文檢索功能等。
　　
　　參考文獻
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